Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A minisztérium, valamint a közvetlen felügyelete alá tartozó intézetek, intézmények, vállalatok és egyéb gazdálkodó szervek iratainak védelméről és selejtezéséről. • 1961.11.01 [161/1961. (M. K. 21.) M. M. sz. utasítás = Művelődésügyi Közlöny 1961/21.]

A művelődésügyi miniszter 1611961. (M. K. 21.) M M. számú utasítása az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről szóló 45/1958. (VII. 30.) Korm számít rendelet végrehajtásáról. í. Általános rendelkezések. 1. A jelen utasítás hatálya kiterjed a Művelődésügyi Minisztériumra, valamint a közvetlen felügyelete alá tartozó intézetekre, intézményekre, vállalatokra és egyéb gazdálkodó szervekre (alább: szervek). 2. Iratnak kell tekinteni a szervekhez érkezett, valamint a működésük során kézírással, gépírással vagy sokszorosítás útján keletkezett iratokat, az intézkedésekhez felhasznált térképeket, terveket, rajzokat, továbbá az iratok nyilvántartására szolgáló lapokat, kartonokat és könyveket. 3. Minden iratot — a nyilvántartási iratok kivételévé' •— nyilvántartásba kell venni (iktatás). A belső ügyintézésben keletkezett „feljegyzéseket" azokhoz az iratokhoz kell csatolni, amelyek alapján készültek, vagy amelyek elkészítésére a feljegyzés szolgált alapul. II. Az iratok megőrzése. 4. Az iratokat a jelen utasítás mellékleteiként kiadott jegyzékekben megjelölt ideig kell megőrizni, az őrzési idő lejárta után pedig szabályszerű selejtezési eljárás alá kell vonni. A megőrzési időt a végleges elintézés keltétől kell számítani. 5. A jegyzékben nem szereplő iratok megőrzési idejét a szerv vezetője állapítja meg. 6. Az iratok irattári rendben való megőrzéséhez a szükséges tároló eszközöket és nyilvántartási segédletet folyamatosan kell biztosítani. Gondoskodni kell arról is, hogy az íveken vezetett iktatókönyveket és egyéb nyilvántartási könyveket az év végén bekössék. 7. Az irattáros munkakör ellátására a jövőben csak olyan személyt szabad alkalmazni vagy beosztani, akinek legalább 3 évi iratkezelési gyakorlata van, vagy az állami levéltárak által szervezett továbbképzésben eredményesen részt vett. A 3 éves gyakorlattal nem rendelkező irattárosok ás iratkezelők számára — a kezelési munka zavartalanságának biztosítása mellett — lehetővé kell tenni, hogy a szerv székhelyén az állami levéltárak által szervezett továbbképzésben munkaidőn belül részt vegyenek. III. Iratselejtezés. 8. A szerv irataiból megsemmisítésre vagy nyersanyagként való felhasználásra iratot — kezelési módjától függetlenül — csak iratselejtezési eljárás keretében szabad kiemelni. 9. A megőrzési idő lejártától számított 3 éven belül az iratokat selejtezés alá kell vonni. 10. Az iratok rendkívüli selejtezésének nincs helye. Rendkívüli iratselejtezésnek minősül az iratoknak a megőrzési idő lejárta előtti selejtezése vagy a selejtezésnek a hatályos rendelkezésektől eltérő lefolytatása. 11. A szervek vezetői kötelesek selejtezési felelőst kijelölni. A selejtezési munkálatokat a szerv dolgozói a selejtezési felelős irányítása és ellenőrzése alatt végzik. Selejtezési felelősül olyan dolgozót kell kijelölni, aki az iratok ügyviteli szükségességével, politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági jelentőségével tisztában van. 12. A szerveknél a dolgozók létszámától függően egy vagy több selejtezési munkacsoportot kell alakítani. A munkacsoport tagjait — a selejtezési felelős javaslatára — a minisztériumban a Minisztériumi Titkárság vezetője, más szerveknél a szerv vezetője vagy helyettese jelöli ki. 13. A selejtezés során csak azokat az iratokat szabad kiselejtezni, amelyek politikai, tudományos (történeti), kulturális és gazdasági szempontból értéktelenek. 14. A selejtezés során a kiselejtezhető iratokat a többi iratoktól — a levéltári ellenőrzés megtörténtéig — az irattári rend megbontása nélkül kell elkülönítetni (pl. a selejtezett iratcsomag tetején elhelyezni). A kiselejtezett iratok nyilvántartási anyagában a selejtezés megtörténtét fel kell tüntetni. 15. A selejtezés alkalmával az irattárban őrzött valamennyi iratot egyenként tartalmilag át kell vizsgálni. Nem kell átvizsgálni azokat az iratokat, amelyek megőrzési ideje még nem járt le. 16. A megőrzési idő lejárta után sem szabad kiselejtezni a következő iratokat: a) a szerv működésére, szervezetére, fejlődésére és ügykezelésére vonatkozó alapvető fontosságú adatokat tartalmazó iratokat; b) az általános rendelkezéseket (amelyek valamennyi alárendelt szervre vagy valamennyi azonos típusú alárendelt szervre vonatkoznak); c) elvi állásfoglalásokat, elvi jelentőségű intézkedéseket; d) a szabályzatokat (vizsgaszabályzatok, rendtartások, működési szabályzatok stb.); e) valamennyi intézmény (szerv) megszervezésére, átszervezésére, illetőleg megszüntetésére vonatkozó intézkedéseket; í) a politikai, gazdasági, tudományos (történeti) vagy művészeti szempontból értékes iratokat; g) az országos, vagy egyes területekre korlátozott akciók iratait; h) oktatásügyi reformra vonatkozó iratokat, az intézmények (szervek) működésére vonatkozó összefoglaló jelentéseket; i) a műszaki leírásokat, műszaki gyártási és gyári terveket; j) a nemzetközi (külföldi) kulturális ügyekre vonatkozó iratokat, illetve a külföldön létesült magyar kulturális intézmények iratait; k) az 1867-ben vagy azt megelőzően keletkezett iratokat; 1) az 1919-ben, valamint az 1944—45. évben keletkezett iratokat; m) az irattárakban őrzött közlevéltári anyagot képező iratokat; n) a népi bizottságok iratait; o) azokat az iratokat, amelyek munkásmozgalmi, parasztmozgalmi, általában politikai jellegű adatokat tartalmaznak. Ide tartoznak a különböző politikai pártok, egyesületek, tömegszervezetek stb. politikai jellegű megmozdulásával (gyűlés, tüntetés, sztrájk, bérmozgalom, a szociális helyzet emelésére törekvő megmozdulások) kapcsolatos iratok; p) azokat az iratokat, amelyeket a jelen utasítás I. számú melléklete „nem selejtezhető"-nek minősít;