Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A Kulturális Minisztérium iratkezelési szabályzata • 1977. [sz. n.]

8. IKTATÁSI SZÁMKERET Az általános ügykezelési csoport vezetője minden naptári évre iktatási szám keret-tervet készít, amelyben a szervezeti egységek iratainak iktatására, az előző évi tapasztalatok figyelembevételével, a várható ügyforgalomnak megfelelő nagyságrendű számkeretet jelöl ki. A szervezeti egységek számkerete a célszerűségnek megfelelően osztályok, vagy ügycsoportok szerint tovább bontható. A következő évi számkeret-kontingens felosztásáról december 15-ig mind az emeleti irodákat, mind a szervezeti egységek vezetőit tájékoztatni kell. Ha valamely szervezeti egység egész évi iratainak iktatására a kijelölt számkeret nem lenne elegendő, számára pótszámkeretet kell biztosítani. 9. IKTATÁSI BÉLYEGZŐ A bélyegzőt lehetőleg az irat külső (a címzést nem tartalmazó) oldalának jobb felső részére kell rányomni úgy, hogy az irat felzetén történő intézkedésre elég hely maradjon. Ha az iraton nincs elegendő hely a bélyegzőlenyomat részére, az iktatáskor kitöltendő rovatok adatait az irathoz fűzött előadóíven kell feltüntetni. Az iktatás alkalmával a bélyegzőlenyomaton — a szervezeti egység (osztály) számát, - a mellékletek számát, - az iktatószámot és — az „Érkezett" rovatba az iktatás keltét kell beírni. Az osztály rovatba a szervezeti egység — a minisztérium szervezeti és működési szabályzatában megállapított — sorszámát (római számmal) kell írni. A mellékletek rovatba a mellékletek mennyiségét 10 darabig szám szerint, ezen felül „csomag" jelzéssel kell feltüntetni. A mellékletekre rá kell írni az ügyirat iktatószámát. Az ügyfél tulajdonában maradó — neki visszaküldendő — okmányokra (pl. oklevél, anyakönyvi kivonat, bizonyítvány) iktatószámot nem szabad felírni. A visszaküldendő mellékleteket célszerű már az iktatáskor borítékba tenni és az iktatószámot, évszámot, tételszámot azon feltüntetni. Az „Érkezett" rovatba az iktatás dátumát (év, hó, nap) kell bejegyezni. A hónap nevét római szám helyett betűkkel, a hónap nevének rövidített változatával kell beírni (pl. ápr).