Oktatás, művelődés, sport; Pénzügy; Szövetkezetek; Társadalmi szervezetek; Társadalombiztosítás; Vízügy; Levéltári tapasztalatok

Oktatás, művelődés, sport - A Kulturális Minisztérium iratkezelési szabályzata • 1977. [sz. n.]

Az irattári tervben meghatározott tételszámot - mivel a használatban lévő bélyegző lenyomatán ilyen rovat nincs — az irat hátlapjának jobboldali alsó részén kell feljegyezni. Az iktatási bélyegzőlenyomat alsó részén levő rovatokat, amelyek az ügyirat további kezelésével kapcsolatos feljegyzések céljára szolgálnak, az iktatás alkalmával üresen kell hagyni. 10. IKTATÓKÖNYV Iktatás céljára — szervezeti egységenként — az A. Tü. 804/m. raktári számú nyomtatvány 10 ivenként összefűzött és számozógéppel előre leszámozott lapjait kell használni. Az iktatás a szervezeti egység részére megállapított számkeret első iktatószámától megszakítás nélkül, folyamatosan halad. Dátumot naponta csak az elsőnek iktatott iratnál kell feltüntetni. Az irattári tételszámot az iktatókönyv „Irattári csoport-, alszám" rovatába kell bejegyezni. A beadvány számának azt a számot kell írni, amellyel az iratot a küldő szervnél iktatták. Az ügyirat tárgyát úgy kell megjelölni, hogy az ügy lényegét röviden és szabatosan fejezze ki és annak alapján a helyes mutatózás elvégezhető legyen. Más állami szervtől érkező ügyirat tárgyaként általában az abban feltüntetett tárgyat kell megjelölni. Az iktatókönyvben iktatószámot üresen hagyni nem szabad. A tévedésből bejegyzés nélkül hagyott iktatószámot át kell húzni és meg kell jelölni az áthúzás okát. Az így megsemmisített számon újabb iratot iktatni nem szabad. A téves bejegyzéseket kiradírozni, kivakarni, leragasztani nem szabad. A tévesen bejegyzett adatokat vékony vonallal kell áthúzni úgy, hogy az eredeti (téves) bejegyzés olvasható maradjon és e fölé kell a helyes adatot (adatokat) irni. Az iktatókönyv vezetéséért az irodavezető a felelős, köteles ezért azt rendszeresen ellenőrizni és ennek megtörténtét az íktatókönyv szélén kézjegyével igazolni. Minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. A naptári év végén, az utolsó iktatás alatt az iktatókönyvet keltezéssel és az irodavezető névaláírásával le kell zárni. Ezt követően az iktatókönyvet a mutatókönyvvel azonos színű borítólappal kell beköttetni. 11. IV1 UTATOKONYV Mutatózás céljára szervezeti egységenként - az A. Tü. 805/m. raktári számú nyomtatvány felhasználásával az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött - betűsoros könyvet kell használni.