Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Nehézipar - A Nehézipari Minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervek iratainak védelméről és selejtezéséről. Melléklet: általános és szakmai iratjegyzékek. • 1959.03.26 [27/1959. NIM sz. utasítás = Nehézipari Értesítő 1959/13.]

f UTASÍTÁSOK ) 27/1959. Az iratok védelme és selejtezése. Az állami szervek iratainak védelméről és selejtezéséről szóló 45 1958. (VII. 30.) Korm. számú rendelet (a továbbiakban: R.) végrehajtására — a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben — az alábbiakat rendelem el. Az utasítás hatálya a minisztérium mindhárom ágazatára, továbbá a minisztérium felügyelete alá tartozó trösztök, vállalatok, intézetek (a továbbiakban: szervek) területére kiterjed. R. 1. §-hoz. 1. A R. végrehajtása szempontjából iratnak kell tekinteni a minisztériumhoz és a szervekhez érkezett, valamint a minisztérium és a szervek működése során kézírással, gépírással vagy sokszorosítás útján keletkezett iratokat, táviratokat, géptáviratokat, saját használatra készült feljegyzéseket, az intézkedéshez felhasznált térképeket, terveket, rajzokat, továbbá mindezek nyilvántartására szolgáló lapokat, kartonokat, könyveket. 2. Az ügyintézés érdekeihez igazodó iratmegőrzés és selejtezés megfelelő lebonyolításának biztosítása céljából — a táviratok, géptáviratok, saját használatra készült feljegyzések és a nyilvántartási iratok kivételével — minden iratot nyilvántartásba kell venni (iktatni kell). Az ügyintézés során készült belső feljegyzéseket azokhoz az iratokhoz kell csatolni, melyeknek alapján azok készültek vagy amely iratok az elkészítésre okot adtak. 3. Azoknál a szerveknél, ahol központi iratkezelő iroda (segédhivatal, iktató) nincs szervezve, az iratok nyilvántartásával kapcsolatos munkát az igazgató, a főosztály (önálló osztály, igazgatóság etb.) titkárságán kell elvégezni. A titkárságon az iratokat csak a keletkezésük (beérkezésük) utáni év végéig lehet őrizni. Ezidő elteltével — az egy évig őrzendő iratok selejtezése után — az egy évnél hosszabb ideig őrzendő iratokat át kell adni a központi irattárnak. 4. A megszűnő szervek iratainak tekintetében az 1.060/1957. (VI. 22.) Korm. h. számú határozat és a 9/1957. NIM. számú utasítás (megjelent a Nehézipari Értesítő 14—15. számában) rendelkezéseit i— a jelen utasítás figyelembevételével — kell alkalmazni. R. 2. §-ához. 5. A szerveknek azt az iratanyagát, amelyet 10 évig vagy ennél hosszabb ideig kell megőrizni, az 1. sz. melléklet, a 10 évnél rövidebb ideig őrzendő iratfajtákat a 2. sz. melléklet tartalmazza. 6. A szervek, hatáskörüknek vegy feladataiknak megváltozása esetén, kötelesek 30 napon belül jelentést tenni a minisztérium Gazdasági Hivatalának, hogy szükséges-e a változás folytán az 1. sz. melléklet módosítása. Amennyiben megítélésük szerint a módosításra szükség van, az arra vonatkozó javaslatot mellékelni kell a jelentéshez. R. 3. §-ához. 7. Az iratok irattári rendben való megőrzéséhez szükséges tárolóeszközöket (állványok, fedőlemezek, kartonok, tékák, hevederek stb.) és a nyilvántartási segédleteket a szükségletnek megfelelően folyamatosan kell biztosítani. Gondoskodni kell arról is, hogy az esetleg ív számra vezetett iktatókönyveket és egyéb irat-nyilvántartási könyveket az év végén bekössék. 8. Az irattárosi munkakör ellátására az utasítás hatálybalépésétől kezdve csak olyan személyt sza^ bad alkalmazni vagy beosztani, akinek legalább 3 évi iratkezelési gyakorlata van, vagy az állami levéltárak által szervezett továbbképzésben eredményesen résztvett. A szerv vezetője köteles biztosítani, hogy az előírt gyakorlati idővel nem rendelkező irattáros az állami levéltárak által szervezett továbbképzésen megjelenhessék. 9. A R. 3. § 2. bekezdésében foglalt rendelkezés nern érinti az államtitkot tartalmazó ügyirat, illetőleg ügyiraton tett inézkedés tervezetének elkészít tése során keletkezett fogalmazványok, gyorsírási jegyzetek stb. megsemmisítésére vonatkozó külön rendelkezések hatályát. R. 4. §-ához. 10. Az 1. sz. mellékletben felsorolt iratfajtákat az ott megjelölt időtartamig kell őrizni és annak elmúltával lehet selejtezés alá vonni. 11. A mellékletekben fel nem sorolt iratokat 10 évig kell őrizni. 12. Az egyes ügyiratoknak az előírt őrzési idejét az előadók — az ügy érdemi elintézése után — kötelesek' az ügyiraton feltüntetni. Az ügykezelő azokat az ügyiratokat, amelyeken az őrzési idő nincs feltüntetve, köteles visszaadni az előadónak. 13. Azokat az ügyiratokat, melyeknek őrzési ideje lejárt, a következő év március hó 1. napjától november hó 30. napjáig kell selejtezés alá vonni. Kivételt képeznek ezalól az egy évig őr-* zendő iratok, melyeket a 3. pontban körülírt idő-! ben kell kiselejtezni. 14. A R. 4. § 4. bekezdésében jelzett rendkívüli iratselejtezésnek minősül az iratoknak az őrzési idő lejárta előtti selejtezése, vagy a selejtezésnek a R. és az utasítás szabályaitól eltérő lefolytatása. i R. 5. §-ához. , 15. A selejtezési felelőst a minisztériumban a Gazdasági Hivatal vezetője, az egyéb szerveknél a szerv vezetője jelöli ki. A kijelölt felelős irányi-* tása és ellenőrzése mellett a szerv dolgozói végzik a selejtezést. A selejtezést munkaidő alatt kell végezni. 16. Az iratselejtezésre — a minisztériumban a Gazdasági Hivatal vezetője, egyéb szerveknél a szerv vezetője — indokolt esetben '— a selejtezési