Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Mezőgazdaság, élelmezésügy - Utasítás a minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatának elkészítéséről. Melléklet: minta szabályzat, jóváhagyási rend. • 1970.08.21 [24/1970. (MÉM. É. 31.) MÉM sz. utasítás = Mezőgazdasági és Élelmezésügyi Értesítő 1970/31.]

e) Ha az iratnak előzménye van, azt az utóbb érkezett irathoz kell csatolni. Az iratra rá kell vezetni az előirat számát és a csatolást végző személy nevét. Ha az előirat az ügyintézőnél van, a kiadás napját és az ügyintéző nevét az előirat-szám mellé kell írni. 111. Ügyvitel 4. Ügyintéző (előadó) kijelölése (szignálás) Az iratoknak ügyintézőkre történő kiosztása (szignálás) a szerv vezetőjének vagy általa erre kijelölt személy(ek)-nek a feladata. A szignálásra kijelölt személy(ek) nevét az iratkezelővel (iratkezelőkkel) közölni kell. A szignálásra jogosult az iratra ráírja az ügyintéző nevét, r kiosztás napját és az ügy elintézésénél követendő eljárásra vonatkozó utasításait (sürgősség, határidő, elintézés módja stb.). Az iratokat szignálás után az ügyintézők részére munkakönyvbe bevezetve — az átvétel elismertetésével — kell átadni. 2. Az intézkedés (kiadmány) tervezetek elkészítése. a) Az intézkedés-tervezetet magán az iktatmá- , nyon, — ha rendszeresítve van —, előadóíven kell elkészíteni. b) Az intézkedés történhet: továbbítás „eredetben", intézkedés rövid úton, tisztázásra kerülő elintézés-tervezet útján, láttamozással, határidős nyilvántartásba vagy irattárba helyezéssel. c) A szabályzatban ki kell térni a letisztázásra kerülő elintézés-tervezet alaki, formai kellékeire (tárgy, hivatkozási szám jelzése, mellékletek, cím és kelet feltüntetése stb.), az iratkezelő és a leíró utasításaira ^a mellékletek csatolására és az egyéb szükséges tennivalókra pl. a rendestől eltérő továbbítás módja, ideje, stb.), a leírással kapcsolatos teendőkre (hány példány, milyen papíron írandó stb.). A selejtezési határidőt, az irattári terv szerinti tételszámot az iktatmányon, előadóíven vagy másolaton minden esetben fel kell tüntetni. d) Különböző tárgyban egy iktatószámon intézkedni nem szabad, s nem szabad újabb intézkedést tenni a már elintézett irat iktatószámán sem. e) Ha az ügyintéző (kiadmányozó) az iraton határidőt jelöl meg, az ilyen iratot a többi irattól elkülönítetten kell kezelni és a megjelölt határidő lejártakor — további intézkedés céljából — az ügyintézőnek be kell mutatni. 6. Az iratok kiadmányozása A szabályzatban részletesen szabályozni kell a kiadmányozási jogkört. a) Az iratok kiadmányozása történhet: — cégszerűen (két személy aláírásával), „K", (kiadom) és „ak" (aláírásommal kiadom) betűjelzéssel. — Ha a kiadmányozásra jogosult a letisztázott kiadmányt sajátkezűleg kívánja aláírni, az intézkedés-tervezeten „ak" (aláírásommal kiadom), ha nem sajátkezű aláírással kívánja kiadni „K", (kiadható) betűjelzéssel. Az aláírás mellett minden esetben fel kell tüntetni az aláírás (kiadmányozás) időpontját is (hely, év hó, nap). b) A már kiadmányozott iraton a kiadmányozó beleegyezése nélkül változtatni nem szabad. c) A szerv vezetőjének az iratkezelővel (iratkezelőkkel) írásban kell közölnie a kiadmányozással felruházott vezetők és ügyintézők nevét és a kiadmányozás körét. Az iratkezelő ?. kiadmányozási joggal nem rendelkező személy részéről kiadmányozott iratot nem továbbíthat. 4. A kiadmányok leírása, egyeztetése, elküldése a) A más szerveknek (személyeknek) címzett kiadmányt minden esetben a szerv hivatalos nyomtatványán (levélpapírján) kell elkészíteni. A kiadmányozott intézkedés-tervezetet és annak tisztázatát minden esetben össze kell olvasni és az észlelt leírási hibákat ki kell javítani. b) Az iratkezelő köteles megvizsgálni, hogy a továbbítás végett átadott intézkedés-tervezetet a kiadmányozási joggal rendelkező dolgozó kiadási záradékkal („K"), illetőleg („ak") jelzés esetén sajátkező cégszerű aláírásával ellátta-e. Á „K", jelzéssel ellátott tervezet kiadmányait az iratkezelőnek hitelesítési záradékkal és bélyegzővel, az „ak" jelzéssel és cégszerűen aláírt kiadmányokat pedig bélyegzővel kell ellátnia. c) Az iratkezelő az elküldendő kiadmányt csak az iktatmánnyal együtt veheti át és továbbíthatja.' A kiadmány elküldésének tényét az iraton (előadóíven) az elküldés napjának a kiadmányok és mellékletek számának feltüntetésével kell felje-^ gyezni. 7. Irattározás a) Minden iktatott és kiadmányozott, illetőleg irattári utasítással ellátott iratot irattárba kell helyezni. Kiadmány nélküli irat csak akkor helyezhető irattárba, ha azt a kiadmányozással rendelkező vezető (ügyintéző) „irattárba helyezhető" feljegyzéssel és aláírással ellátta. Irattárba helyezés (elhelyezés) előtt az ügyintézőhöz irányított iratot az iratkezelő az ügyintézőnek csak a naplóban (iktató-könyvben, kartonon) történő feljegyzés mellett adhatja ki.