Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Mezőgazdaság, élelmezésügy - Utasítás a minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatának elkészítéséről. Melléklet: minta szabályzat, jóváhagyási rend. • 1970.08.21 [24/1970. (MÉM. É. 31.) MÉM sz. utasítás = Mezőgazdasági és Élelmezésügyi Értesítő 1970/31.]

Általános elvként kell rögzíteni, hogy az ügyintézők elintézetlen iratokat általában nem tarthatnak maguknál. b) Az irattári elhelyezésre átadott iratokat a szerv irattári tervében szereplő tétel, az iktató számok és az évfolyamok sorrendjében irattartókban kell elhelyezni. c) Az irattárba helyezett iratokat betekintés vagy lemásolás céljára külső személyeknek az iratkezelő csak a kiadmányozó engedélyével bocsáthatja rendelkezésre. d) Az iratkezelő a szerv vezetője által meghatározott időközökben (általában félévenként) készítsen kimutatást az elintézetlen, az elhelyezés előtt, továbbá a rövid úton elvitt iratokról. A kimutatást — további intézkedés céljából — át kell adni a szerv vezetőjének vagy az általa kijelölt személynek. IV. Központi Irattár 8. a) Azoknál a szerveknél, ahol az iratnyilvántartást és iratkezelést az osztályokon (decentralizáltan) szervezik meg, célszerű az iratok megőrzésére Központi Irattárat létesíteni. A Központi Irattár céljára zárható, száraz helyiséget kell kijelölni. A Központi Irattár kezelésével az iratnyilvántartási és iratkezelési munkák terén gyakorlattal rendelkező személyt kell megbízni. b) Az osztályokon iktatott iratoknak a Központi Irattár részére történő átadási idejét (általában 2 év) is a szabályzatban kell meghatározni. c) A Központi Irattárba elhelyezett iratokról — előkeresésük megkönnyítése érdekében — „Központi Iratnyilvántartó Könyvet" vagy „Irattári jegyzéket" és „Iratkiadási könyvet" kell vezetni. d) A Központi Irattárból iratot csak az irattár vezetője iratkiadási könyv útján adhat ki. Ha a Központi Irattárból kikért iratot előiratként az újabban érkezett és iktatott irathoz csatolják, erről az iratkezelő a Központi Irattár vezetőjét — a központi iratnyilvántartó könyvből való kivezetés és az iratcsatolás feljegyzése végett — tájékoztatni köteles. V. Jegelöd szervek iratainak kezelése 9. A szabályzatban rendelkezni kell a megszűnt vagy jogelőd szervek irattára átvételéről, kezelésével és megőrzésével kapcsolatos kérdésekről is (nyilvántartókönyvek átvétele, selejtezése, tárolás stb.). VI. iraíseZejíezé;, 10. A szabályzatnak tartalmaznia kell az irattári selejtezés főbb elveit, a végleges megőrzést nem igénylő tételek kiselejtezési idejét és a véglegesen megőrzendő iratok levéltárhoz történő átadásának időpontját is. 11. Az irattárból iratokat megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából csak iratselejtezés útján szabad kiemelni. 12. Az iratselejtezés az irattári tervben meghatározott idő figyelembevételével hajtható végre. Az egyes ügycsoportok ügyiratai (irattári tételek) selejtezési időpontjának meghatározása a szerv vezetőjének a feladata. Nem selejtezhetök: a) a szerv működésére, fejlődésére és szervezetére, ügykezelésére vonatkozó alapvető fontosságú iratok; b) a politikai, gazdasági, tudományos, történelmi vagy művészeti szempontból értékes iratok, c) a műszaki leírások, műszaki gyártási és gyári tervek. 13. A szerv egyéb iratainak őrzési határidejét az iratok keletkezésétől számított 5, 10 vagy 15 évben célszerű meghatározni. 14. A szerv irattárában őrzött iratanyagot selejtezés szempontjából legalább 5 évenként felül kell vizsgálni. 15. Az irattári tervbe felvett ügyiratok megőrzését és selejtezését a szerv vezetője, valamint a felügyeletet ellátó szervek hivatalból ellenőrzik. A szerv vezetője a selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátására selejtezési jelelőst köteles megbízni. A selejtezés végrehajtásával olyan dolgozókat kell megbízni, akik az iratok megőrzésének szükségességével tisztában vannak. 16. Az iratselejtezés alkalmával selejtezési jegyzökönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell, hogy — mely szerv selejtezéséről, s mikor készült; — mely évfolyam iratanyagát érinti; — mely tételek kerültek (felsorolva) selejtezésre, illetve visszatartásra; — a selejtezett anyag mennyiségét (kg); — a selejtezést végző és ellenőrző személyeket; — a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét és beosztását. 17. A selejtezés megkezdéséről az illetékes le-' véltárat — a selejtezés megkezdését megelőzően 30 nappal — értesíteni kell. A levéltárnak a selej-. tezési jegyzőkönyv 2 példányát meg kell küldeni. A selejtezés végrehajtására (iratok megsemmisítése, papírhulladékként való értékesítése) csak a jegyzőkönyvre vezetett levéltári hozzájárulás megérkezte után kerülhet sor.