Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - Az iratok megőrzéséről és selejtezéséről. Melléklet: ügykörjegyzék. • 1952.03.28 [11/62/1952. FM Titk. sz. utasítás = Mezőgazdasági Értesítő évf. 1952/13.]
HEZOGflZDnSflCI ÉRTESÍTŐ A FÖLDMŰVELÉSÜGYI MINISZTÉRIUM HIVATALOS LAPJA AZ IRATOK MEGÖRZLSE ÉS SELEJTEZÉSE. Minisztérium titkársága. 11/62/1952. Előadó: Lutring István. AZ IRATOK MEGŐRZÉSE ÉS SELEJTEZÉSE A 185/1951. (X. 23.) M. T. számú rendelet végrehajtásaként az iratmegőrzés és selejtezés részletes szabályait — a közoktatásügyi miniszterrel egyetértéseben — az alábbiak szerint állapítom meg. I. Az utasítás hatálya. 1. A jelen utasítás hatálya kiterjed: a földművelésügy minisztérium, valamint a földmüvelésügyi minisztérium felügyelete aJá tartozó hivatalok, intézetek, intézmények, továbbá trösztök, egyesülések, gazdaságok és más vállalatok (továbbiakban: szervek), ügyintézésében keletkezett és azok irattáraiban kezelt iratokra. Nem alkalmazható ez az utasítás a helyi tanácsok szervezetének keretében működő szervekre és a gépállomásokra. II. Az iratok megőrzése. 2. A földművelésügyi minisztérium főosztályai (önr álló osztályai), valamint a felügyelete alá tartozó szervek irataikat az aizokban törtlént utolsó érdemi intézkedés keltétől számított 5 évig kötelesek megőrizni. 3. Az iratoknak ettől eltérő időtartamát az ulasítás 21. pontja és a mellékelt ügykörjegyzék tartalmazza. Az ügykörjegyzékben felsorolt iratokat az ott megállapított időn át kell megőrizni. Ha az ügykörjegyzék kiegészítése vagy módosítása válik szükségessé, idevonatkozóan a földművelésügyi miniszter intézkedik. 4. Az egyes iratoknak a 2. ós 3. pont értelmében megállapított őrzési időtartamát az élőadók kötelesek az általuk elintézett ügyiratokon az ügy érdemi (végleges) elintézésével egyidejűleg az irat első oldalának az iktatószám feletti részén, szembetűnő módon feltüntetni. 5. Az iratokon a 2. pontban, illetőleg az ügykörjegyzékben megállapított őrzési időtartamtól eltérő más időtartamot feltüntetni általában nem szabad. Az eltéréshez indokolt esetben a minisztériumban a főosz^ tály (önálló osztály), a felügyelete alá tartozó szerveknél pedig a szervek vezetőjének (igazgatójának) hozzájárulása szükséges. III. A selejtezés időpontja. (>. Mind a minisztérium, mind a felügyelete alá tartozó szervek iratáruknak 5 évnél régebbi évfolyamait évenként kötelesek selejtezni. 7. Az 1940. évben és az ezt megelőző években keletkezett iratok selejtezését 1952. évi május hó 1. napjával kell megkezdeni. 8. A selejtezést a továbbiakban minden évben, november hó 1. napjával kezdődő és a következő év március hó 1. napjjával végződő időszakban kell elvégezni. 9. A 8. pont érelmében elvégzendő selejtezés során azokat az évfolyamú iratokat kell selejtezés alá vonni, amely^eknek őrzési idejééi a selejfcezlés kezdő időpontja* megelőző évben járt le. Azoknál a szerveknél, amelyek működésének megkezdése, illetőleg alapítása óta 5 év még nem telt el, a selejtezést csak működésük 6. évében kell megkezdeni, kivéve, ha olyan irattári anyagot kezelnek, amelyet ai szerv jogelődjétől vagy más szervtől vettek át. IV. A selejtezést végző személyek. 10. A selejtezést a minisztériumban a miniszter alttal, a felügyelete alá tartozó szerveknél pedig azok vezetői által kijelölt selejtezési felelős irányítja és a selejtezési felelős ellenőrzése alatt a minisztérium, illetőleg a szerv dolgozói végzik. A minisztériumban minden főosztályon (önálló osztályon) a selejtezendő irat várhaló mennyiségétől függően munkacsoportokat kell alakítani. A minisztérium felügyelete alá tartozó szerveknél általában egy, a selejtezendő iraitiok mennyiségétől függően több munkacsoport is alakítható. 11. A selejtezési munkában részt vevő dolgozókat a főosztályok (önálló osztályok), illetőleg a szervek! vezetői jelölik ki. A kijelölésre az irodavezetők véleményének kikérésével a selejtezési felelős tesz javaslatot. 12. A minisztériumban, valamint azoknak a szerveknél, ahol a selejtezést egynél több munkacsapat végzi, a selejetzési felelős munkájának támogatására selejtezési bizottságot kell szervezni. A bizottság vezetője a selejtezési felelős. 13. A bizottság támogatja a selejtezési felelőst a selejtezési munkaterv összeállításában ós végrehajtásában, valamint a selejtezési munkacsoportok irányításában és ellenőrziésében. 14. A bizottság tagjai: a minisztériumban az Ellenőrzési osztály és a Gazdasági Hivatal egy-egy, a selejtezési felelős által javasolt dolgozója, továbbá a minisztériumban és a budapesti székhellyel bíró szerveknél a Levéltárak Országos Központja és a Magyar Munkásmozgalmi Intézet egy-egy kiküldöttje; vidéki szerveknél a bizottság tagjai a szerv vezetője által kijelölt két dolgozó, valamint az illetékes közlevéltár és a Magyar Munkásmozgalmi Intézet kiküldöttjei. Amennyiben a Levéltárak Országos Központja, a Magyar Munkásmozgalmi Intézet, vagy az illetékes közlevéltár a hozzáintézett megkeresés ellenére szakértőt nem jelöl ki, a bizottságot levéltári szakértő, illetőleg a Magyar Munkásmozgalmi Intézet kiküldöttje nélkül kell megalakítani 15. A bizottság tagjait a minisztériumban a selejte: MIK t-a., .jSÍki 4 *
