Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Ügyviteli utasítás a KPM Vasúti Főosztály (MÁV Vezérigazgatóság), vasútigazgatóságok, központi igazgatóságok és a központi hivatalok részére. • 1979.01.01 [MÁV Vezérigazgatóság A. 3. ügyviteli utasítás] - A.4.sz Ügyviteli utasítás újbóli kiadásáról a vasúti szervek részére. • 1991.05.31 [52/1991. (MÁV Ért. 21-22.) IJI sz. utasítás = MÁV Értesítő 1991/21-22]

13. Mutatózás 13.1. Nagy iratforgalmú szolgálati főnökségeknél a nyilvántartásba vett (iktatott) iratok a könnyebb felkutatás céljából név, tárgy és számsoros beosztású könyvben jellemző adataik alapján bejegyezhetők. E tevékenység a mutatózás. 13.2. A mutatózás szükségességét a szolgálati főnökség vezetője dönti el. V. FEJEZET Ügyintézés 14. Az ügyintézés fogalma 14.1. Az ügyintézés az ügyek érdemi elintézése: azoknak az írásbeli és egyéb munkamozzanatoknak az összessége, amelyeket az egyes szolgálati főnökségek szolgálati feladataik ellátása során az ügyek indításától, azok befejezéséig végeznek. 14.2. Ügyintéző: az ügyek érdemi elintézésével, a javaslat tételével, az iratkezelő pedig az ügykezelési teendőkkel foglalkoztatott dolgozó. 14.3. A szolgálati főnökség vezetője vagy az általa megbízott részleg vezetője dönti el, hogy az érkezett irat iktatás után szükségessé teszi-e az írásbeli tárgyalást vagy az ügy közvetlen (telefoni) megbeszéléssel is rendezhető. 14.4. A szolgálati főnökség vezetője vagy az általa megbízott dolgozó dönt abban a kérdésben is, hogy írásbeliség alkalmazása során a válasz adásához, jelentés tételéhez a beérkezett formanyomtatvány megfelel-e, vagy külön, esetleg több példányban készítendő tervezet készítése szükséges. 14.5. Válaszok, jelentések, javaslatok, felterjesztések csak előzetesen tárgyalt, jóváhagyott szövegezéssel továbbíthatók. 14.6. A válaszokon, jelentéseken, javaslatokon, felterjesztéseken, fel kell tüntetni a szolgálati hely megnevezése és címe alatt az iktatószámot és az iktatás évét. A jobb felső sarokban - kivéve a névreszóló értesítéseket - a tárgyat, az ügyintéző nevét, telefonszámát, a hivatkozási számot és a mellékletek számát fel kell tüntetni. A keltezést a szöveg alá kell írni. 15. Az ügyintézők kijelölése 15.1. Ha az ügy intézésére kijelölt dolgozóval a szolgálati főnökség vezetője az ügyet annak érdemi elintézése előtt meg kívánja beszélni az ügyiratra (ügydarabra) „besz." jelzést köteles alkalmazni. 15.2. A korábban már tárgyalt ügyben érkező újabb irat intézőjéül lehetőleg ugyanazt a dolgozót kell kijelölni, aki az ügyet előzőleg is tárgyalta, kivéve, ha annak akadálya van (pl. távollét, áthelyezés), vagy ha a szolgálati főnökség vezetője egyéb okból az ügy intézésére más személyt kivan kijelölni. 15.2. Az ügy intézésére történt kijelölés után haladéktalanul intézkedni kell a továbbítás iránt. 16. Iratok átvétele, az elintézés sorrendje 16.1. Az ügy intézésére kijelölt dolgozó az iratokat kézbesítő könyvvel (5. sz. iratminta) veszi át, s azokat érkezési sorrendben köteles tárgyalni és elintézni, kivéve, ha a szolgálati vezető ettől eltérő utasítást ad. 16.2. A tárgyra vonatkozó korábbi iratokat - előzményként, előiratként - a tárgyalási anyaghoz kell csatolni és azt az általános határidőn, 30 napon belül kell elintézni, kivéve, ha erre jogszabály vagy a szolgálati vezető rövidebb határidőt állapított meg. 16.3. Az ügyek intézése során az ügyintézésre kijelölt dolgozónak törekednie kell arra, hogy - az ügy intézése során, rövid és világos legyen, - az ügy elintézéséhez szükséges előzetes tárgyalásokat lehetőleg az írásbeliség mellőzésével folytassa le, - a gazdaságosság elve fokozott mértékben érvényesüljön. 16.4. Az ügy elintézéséhez szükséges véleményt, javaslatot az érdekelt részlegektől szóban vagy távbeszélőn is lehet kérni, ha jelentőségénél fogva az írásbeliség mellőzhető. A szóbeli tárgyalás eredményét azonban ilyen esetben is be kell jegyezni a tárgyalási anyagba. 16.5. Azokban az ügyekben, amelyekben az elintézés más részlegek feladatkörét is érinti és azok véleménye az ügy elintézése szempontjából döntő jelentőségű és ezért szükséges, hogy véleményüket rögzítsék, az iratokat mellékleteivel az érdekelt részleghez meg kell küldeni. 16.6. A szolgálati főnökség azonos részlegén belül az egymás közötti írásbeli érintkezés tilos. 16.7. Az ügy elintézéséhez szükséges vélemények, javaslatok az érdekelt részlegektől közös megbeszélések keretében is megszerezhetők. Közös megbeszélést összehívni azonban csak olyan nagyobb jelentőségű ügyekben szabad, amelyek több részleget érintenek, s ahol az egyező álláspont kialakítása céljából ez feltétlenül szükséges. Az erről készült emlékeztetőt a résztvevők kötelesek aláírni és azt a tárgyalási iratok között meg kell őrizni. 16.8. Nagyobb jelentőségű olyan ügyekben - amelyeknek megőrzési határideje a 2 évet meghaladja ismertető készítése kötelező: - amelynél korábban csak szóbeli tárgyalások voltak és - amelyekre vonatkozó jelentésekből, javaslatokból a korábban tett intézkedés és annak oka nem tűnik ki. 16.9. Az ügy intézésére kijelölt dolgozónak az általa készített jelentés, előterjesztés, javaslat, stb. tervezetet