Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]

8. §. Ügyiratkezelési utasítások az elintézés területén (1) Az ügyintéző az ügyiratkezelési utasításokat az elintézés tervezetének kelte és az aláírás után köteles megadni. Az utasításokat feltűnő és szembeötlő módon kell feljegyezni, mindenkor olyan szövegezéssel, hogy az a félreértés lehetőségét teljesen kizárja. (2) „Leíró" szóval kezdődően kell utasítást adni a leírói tevékenységre. Itt kell megadni az utasítást a tisztázat aláírására, valamint azokra a tevékenységekre, amelyet a leírónak a tisztázat példányszáma során figyelembe kell vennie (pl. a tisztázat példányszáma, másolat készítése stb.) A leírónak kell utasítást adni abban az esetben is, ha hátirati intézkedésre van szükség. Hátiratra általában olyan esetben van szükség, amikor valamely szervhez intézett utasítás szó szerinti másolatát kell közölni egy másik szervvel, vagy szervekkel. Az utasításban ilyen esetben meg kell jelölni azt a kiadmánytervezetet, amelyet másolatban, vagy másolatokban kell elkészíteni (I) és meg kell jelölni azt a kiadmánytervezetet is (II), amelyet az említett másolatra vagy másolatokra rá kell vezetni. (3) „Kiadó" szóval kezdődően kell arra utasítást adni, hogy a kiadmányhoz vagy az egyes kiadmányokhoz hány és melyik mellékleteket kell csatolni (pl. „Csat. I. alattihoz az „A" jelű, a II. alattihoz a „B" jelű iratok"). Azokat a mellékleteket, amelyeket a kiadmányhoz csatolni kell, a többi irattól megfelelően elkülönítve — lehetőleg átkötve — úgy kell az ügyiratban elhelyezni, hogy a tévedés elkerülhető legyen. Az iratokat, amelyekre az ügy további intézéséhez előreláthatólag nem lesz szükség és amelyek visszatartását jogszabály nem írja elő, a beküldőnek vissza kell küldeni. (4) A kiadónak adott utasításban kell rendelkezni arról is, hogy a kiadmányt vonalpostán egyszerű levélként, vagy „B" jelzéssel, vagy állami postán egyszerű vagy ajánlott levélként kell továbbítani. A továbbítás módjának meghatározására minden esetben a kiadmány jellege irányadó. Vonalpostán egyszerű levélként, vagy „B" jelzéssel ügyintéző részére névre szólóan központi iktatású levelet küldeni nem szabad. (5) A kiadási határidőt az ügyirat előadóívének első oldalán a jobb felső részben („ki kell adni ma, soron kívül stb.") rovatban színes irónnal és aláírással kell feltüntetni. " 9. §. Az ügyirati ügyintézéssel kapcsolatos vegyes rendelkezések (1) Az ügyirat előadóívében foglalt bejegyzéseket leragasztani vagy egyéb módon olvashatatlan- | ná tenni nem szabad. Nem szabad az előadóívet megcsonkítani (pl. az ügyirat előadóívének hátoldalát leszakítani). A tárgytalanná vált szövegrészt át kell húzni és alatta folytatni az ügyirati bejegyzéseket. (2) A szerven belül a szervezeti egységek közötti ügyiratváltásnál az ügyiratot „Átad" jelzéssel kell irányítani, (pl. hozzászólás végett .... lássa a 7. Gépészeti Szakosztály, Átad: a 8. Forgalmi Szakosztály). Az ügyiratot akkor kell átadni a szerven belül más szervezeti egységnek, ha az az ügyre vonatkozóan hozzászólásra, hozzájárulásra, véleménynyilvánításra, érdemleges intézkedésre stb. illetékes, vagy a szervezeti egység meghallgatása nem nélkülözhető. A gyors, bürokráciamentes ügyintézés érdekében azonban minden felesleges átadást mellőzni kell. (3) Az ügyirat irányításánál alapvető szabály, hogy a Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóságon a szakosztályok (önálló osztályok) szakosztályokhoz (önálló osztályokhoz), osztályok, osztályokhoz, a területi vasútigazgatóságokon, a központi igazgatóságokon és a központi hivataloknál az osztályok osztályokhoz irányítanak ügyiratot. Áz ügyintéző az ügyiratot csak kiadás után irányíthatja saját személyére vissza. Ez elsősorban akkor indokolt, ha az ügyintéző meg akar győződni arról, hogy a tisztázatot megfelelően továbbították-e. Az ügyintéző azonban az ügyiratot ilyen esetben sem tarthatja magánál vissza huzamosabb időn keresztül, hanem köteles azt az irattárba továbbítani. (4) Az ügyintéző az ügyiratok mozgását (az ügyiratok érkezését és elküldését) a címzett szervezeti egységek rövidített megnevezésével és az időadatok feltüntetésével köteles munkanaplójának jegyzet rovatában nyilvántartani. Olyan esetben, amikor a munkanaplóba beírt ügyiratot az ügyintéző egy másik ügyiratban intézett el, pontosan fel kell tüntetni a munkanapló jegyzet rovatában az elintézés módját és keltét. (5) A szabadságra távozó vagy más okból szolgálati helyüktől hosszabb időn át távol levő ügyintézők eltávozásuk előtt a náluk levő, de még elintézetlen ügyiratokat jegyzék mellett az illetékes szervezeti egység vezetője által kijelölt ügyintézőnek kötelesek átadni. Az elintézésért ettől az időponttól kezdve az ügyiratokat átvevő dolgozó felelős. (6) Az ügyiratokat elintézni, feldolgozni — ideértve a leírást és az összeolvasást is — csak hivatalos helyiségben szabad. Az ügyiratot magánlakásra vagy a hivatali épületből kivinni tilos. Ha az ügyiratot a hivatalból távozó dolgozó magával vinni kénytelen, az elvitelt az illetékes szervezeti egység vezetője engedélyezi. (7) Az ügyirati elintézési tervezetekről és általában bármilyen tárgyalás alatt levő hivatalos ügyről közléseket adni vagy ilyen közlések megtételére