Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]

ügyekben az elintézés tervezetét a sokszorosított szöveget már tartalmazó előadóíven kell elkészíteni. 6. §. Az elintézés tervezetének (kiadmánytervezeteknek) szövegezése (1) Az elintézés tervezetét magyarosan, érthetően, egyszerű mondatszerkesztéssel, tömören és szakszerűen kell szövegezni. Feltétlenül mellőzni kell a hosszadalmas körmondatok alkalmazását. Rendelkező módon kell szövegezni az alárendelt szervek részére szóló utasításokat, s kerülni kell a rendelkezések túlzott indoklását. Jogszabályokra való hivatkozás esetében mindig pontosan meg kell jelölni a tárgyat, a jogszabály számát és annak megfelelő szakaszát, vagy bekezdését. Általános kifejezéseket (pl. „a fennálló szabályok értelmében", vagy „a törvény vonatkozó szakasza szerint") nem szabad használni. Ha valamely általános jellegű utasítás azonos vagy hasonló tárgyú korábbi utasítást részben hatályban tart, részben hatályon kívül helyez, vagy módosít, a hatályban tartott részt be kell illeszteni az új utasítás szövegébe, a korábbi utasítást pedig egész terjedelmében hatályon kívül kell helyezni. Az esetleges határidő megállapításánál számításba kell venni az elintézéstervezet tisztázásához, kézbesítéséhez, a válasz esetleges elkészítéséhez és annak beérkezéséhez szükséges időt. Az elintézési tervezetben név rövidítése — még ha közkeletű is — csak akkor alkalmazható, ha a név a szövegben legalább egyszer már teljes egészében szerepelt. (2) Az elintézés tevezetébe az ismertetőből egyes szövegrészeket át lehet venni. Ezeket a tervezetbe átmásolni nem szükséges, hanem jelek közé foglalva a következő szöveg szerinti utasítást kell adni a megfelelően kijelölt szövegrésznek a tisztázatba való szószerinti átvételére: „írandó az ismertetőből a [ ] közötti szöveg", az átvenni kívánt szövegrészt az ismertetőben ugyanolyan jellel kell megjelölni, mint amilyen jelet a leírásra szóló utasítás használ. (3) Az elintézés tervezetét amennyiben azt a miniszter, a miniszterhelyettes, a vezérigazgató, a vezérigazgatóhelyettes, a vasútigazgató vagy a vasútigazgatóhelyettes írja alá, egyes szám első személyben kell szövegezni. I §• Az elintézés tervezetének (a kiadmánytervezetnek) láttamoztatása (1) Ha valamely ügy tárgya szerint a szerv más szervezeti egységének feladatkörét is érinti, de az elintézés tervezete a szervezeti egység előzetes meghallgatása nélkül is elkészíthető, az elintézés tervezetét az érdekelt szervezeti egységgel láttamoztatni kell. (2) A láttamozás történhet: — a kiadmányozás előtt, — a kiadmányozás után, de az elküldés előtt vagy — a kiadás után az irattárba helyezés előtt. A kiadmányozás előtt akkor kell láttamozás végett elküldeni az elintézés tervezetét, ha a másik szervezeti egység véleménye a kiadmány szövegének végleges megállapításánál feltétlenül mértékadó, illetve a kiadmánynak figyelemmel kell lennie a másik szervezeti egység állásfoglalására is. (Irányítás az ügyirat előadóíve fedőlapjának „Felülvizsgálat előtt"-i rovatában.) Elküldés előtt kell továbbítani a már kiadmányozott tervezetet olyan esetben, ha a kiadmány végleges szövege is elkészíthető, de annak továbbítása előtt szükséges, hogy a másik szervezeti egység az abban foglaltakról — esetleges intézkedés céljából — tudomást szerezzen, vagy hogy a másik szervezeti egység a továbbításhoz a hozzájárulását megadja. (Irányítás az ügyirat előadóíve fedőlapjának „Kiadás előtt"-i rovatában.) Irattárba helyezés előtt akkor kell az ügyiratot láttamoztatás céljából továbbítani, ha a tisztázatot már továbbították, s ennek megtörténtéről, vagy a kiadmány tartalmáról kell tájékoztatni a másik szervezeti egységet tudomásulvétel, esetleges intézkedés végett. (Irányítás az ügyirat előadóíve fedőlapjának „Kiadás után"-i rovatában.) (3) A láttamoztatásra az utasítást az előadóiv megfelelő rovatában kell megadni. Ha a kiadmánytervezet kiadás előtti láttamoztatására van szükség, az erre vonatkozó irányítást az ügyiratban alá is kell írni. Ez esetben az aláírás előtt az „át" (átad) jelet és az átadó szerv megjelölését kell feltüntetni. Az előzetes láttamoztatás végett irányított ügyiratban adott irányításnak mindig egyeznie kell az előadóiv fedőlapján jelzett irányítással. (Pl. ha az ügyiratban „előzetes hozzászólás végett lássa a 7. Gépészeti Szakosztály" szövegű bejegyzés van az ügyirat előadóívének fedőlapján, a megfelelő rovatban is a 7. Szakosztályt kell feltüntetni.) (4) Az előzetes láttamoztatásra elküldött és onnan visszaérkezett ügyiratokat kiadmányozás előtt az illetékes ügyintézőnek meg kell vizsgálnia és ha a kiadmánytervezet módosítása szükséges, úgy azt megfelelően átjavítva kell kiadmányoztatni. (5) Ha a tudomásulvétel az ügyiratban bejegyzéssel történt, akkor az ügyirat előadóívének fedőlapján az irányítást „volt" jelzéssel kell ellátni, ellenkező esetben a „volt" jelzés mellett az illetékes ügyintéző köteles nevét is feltüntetni. (6) Ha a láttamoztatásra meghatározott határidőn belül van szükség, ezt naptári nap szerint megjelölve kell a láttamozó szervezeti egységgel közölni.