Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]

4- §• Az ügyiratban ismertető készítése (Előterjesztés) (1) Az ismertető célja a tervezett írásbeli intézkedés okának, céljának és esetleges előzményeinek rövid összefoglalása. (2) Ismertető készítése mellőzhető olyan esetekben, amikor az (1) bekezdésében foglaltak a kiadmánytervezetből kitűnnek. (3) Ismertető készítése kötelező: — a miniszteri, vezérigazgatói és vasútigazgatói ügyiratokban, — minden olyan ügynél, amelynél közbeesőén csak szóbeli tárgyalások voltak, — a tárgyuknál fogva fontos ügyekben, és ha — a kiadmánytervezetből nem tűnik ki az intézkedés oka, s annak rögzítése szükséges. (4) Az ismertetőt minden esetben többes szám első személyében kell megfogalmazni és azt az ügyirat előadóíve megfelelő oldalának bal hasábjára kell írni. A miniszteri, vezérigazgatói és vasútigazgatói ügyiratokban az ismertetőt helyettesítő rövid összefoglaló „Jelentés"-t egyes szám első személyében kell elkészíteni. (5) Olyan esetben, amikor kiadmánytervezet nem készül, hanem a szervezeti egységen belül a címzett részére szóló tájékoztatást, közleményt vagy rendelkezést az ismertető foglalja magában, s ennek tartalmát az ügyirat megküldésével hozzák a címzett tudomására, fokozott mértékben figyelemmel kell lenni az ismertető szabatos megfogalmazására. (6) Ha az ügyiratban kiadmány nem készült és az ügyiratot egyéb érdemi intézkedés nélkül irattárba kell helyezni, az irattába helyezést indokolni és az ismertető szövege után „Irattározható" szöveget kell alkalmazni. Ezt az utasítást ugyanúgy kell keltezni, aláírni és kiadmányozni, mint a kiadmánytervezetet. Az ügyirat irattározására utasítást csak a kiadmányozásra jogosított adhat. 5. §. Az elintézés tervezetének ügyirati formája (Kiadmánytervezet) (1) Az intézés tervezetét az ügyirat előadóíve megfelelő oldalának jobb hasábjára kell írni. Ha az ismertető elkészítése után az ügyirat előadóívében az elintézés tervezetére elegendő hely nincs, az ügyirat előadóívében betétívet kell használni. A betétiv sima papírlap, a betelt előadóiv vagy betétiv végén a folytatást a következő szövegnek megfelelő módon kell jelezni: „folytatás az 1., 2., 3., stb. betétíven". Ugyanakkor a betétiv első oldalának felső részén a betétiv sorszámát és az ügyiratszámot a következő szöveg szerint kell feltüntetni: „1., 2., 3., stb. számú betétiv a számhoz". (2) Az elintézés tervezet részei: — az ügy tárgya, — az esetleges hivatkozási szám, — az ügyintéző neve, ha a kiadmányozóval nem azonos, valamint távbeszélő hívószáma, — a mellékletek száma (10 db-ig számmal, azon felül csomag jelzéssel), — a címzett neve és lakhelye, .— az elintézési tervezet szövege, — az elintézési tervezet kelte és végül — az ügyintéző, a felülvizsgáló, valamint a kiadmányozó aláírása (az aláírások alatt a nevet gépírással is fel kell tüntetni). (3) Az olyan központi iktatású ügyiratokban, ahol az elintézés tervezetét a miniszter, miniszterhelyettes, a vezérigazgató, a vezérigazgatóhelyettes a vasútigazgató, vagy a vasútigazgató-helyettes írja alá, valamint a miniszteri, vezérigazgatói és vasútigazgatói iktatású ügyiratokban az elintézési tervezet részei: — a címzett neve és lakhelye, — az elintézési tervezet szövege, — elintézési tervezet kelte és végül — a szervezeti egység és a szerv vezetőjének aláírása (az aláírások alatt a nevet gépírással is fel kell tüntetni). Az ügyintéző nevét és telefonszámát gépírással az ügyirat előadóíve fedőlapjának jobb felső részére kell írni. (4) Ha azonos szövegű kiadmánytervezet több címzettnek szól, a címzetteket egymás után fel kell sorolni, de a kiadmány tervezetét megismételni nem kell. Nem szükséges a címzetteket külön-külön felsorolni, ha az azonos elnevezésű szerveknek szól. Ilyenkor elégséges címzés helyett arra utalni, hogy a kiadmányt valamennyi szervnek meg kell küldeni (pl. „valamennyi vasútigazgatóságnak"). (5) Ha a kiadmánytervezet több címzettnek szól és csak az adatok tekintetében, vagy csak lényegtelen terjedelmű szövegben van eltérés, a tervezet megismétlése nélkül a címzetteket arab számozással kell megjelölni és a megfelelő szövegrésznél fel kell tüntetni azt, hogy melyik címzettnek, melyik szövegrész szól (pl. ad. 1 ad. 2. ad. 4-ig ). (6) Ha azonos szám alatt több egymástól lényegesen eltérő szövegű kiadmánytervezetre van szükség, az egyes tervezeteket I— kezdődő folytatólagos római számozással megjelölve külön-külön kell elkészíteni és megcímezni. (7) Az elintézés tervezetét a tisztázattal együtt kell elkészíteni, ha a tervezetet maga az ügyintéző kiadmányozza, vagy ha ezt a szerv (szervezeti egység) vezetője bizonyos ügyekre vonatkozóan elrendeli. (9) A szerv (szervezeti egység) vezetőjének rendelkezésére a gyakran előforduló azonos természetű