Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]

megfelelő módon előjegyezni köteles azt is, hogy az ügyirat érdemi elintézést nyert. A leíróhoz irányított ügyiratoknál az ügyirat első oldalán a „leírásra érkezett" rovatba az aznapi keletbélyegzőt kell ütni. Az irattárba helyezés végett küldött ügyiratok felső bal sarkába, valamint a főnyilvántartókönyvben az ügyiratszám rovatába az irattározás napját feltüntető keletbélyegzőt kell ütni. (8) A főnyiivántartó a leíróhoz, a kiadóhoz, vagy az irattárhoz irányított ügyiratot továbbítás előtt gondosan köteles átvizsgálni. Amennyiben az ügyiratot nem látta mindazon szervezeti egység, ahová annak irányítása történt, a hiányok pótlása végett az ügyiratot vissza kell küldeni. (9) A főnyiivántartó minden év január és július hó 20. napjáig köteles hátralékkimutatást készíteni az iktatott és el nem intézett ügyiratokról. A hátraléki kimutatást szervezeti egységenkénti csoportosításban külön-külön íven kell elkészíteni és az illetékes szervezeti egység vezetőjének megküldeni. (10) A főnyiivántartó egy külön „számrovancs" könyvben tartja nyilván a szervhez beérkezett, illetve onnan visszaküldött idegen iktatású ügyiratokat. Az idegen ügyiratoknak a szerven belüli mozgását a főnyiivántartó nem vezeti. Ezeket az ügyiratokat az iktató által vezetett számrovancskönyvbe sem szabad beírni. 8. §. Tisztázatok készítése (Leírás) (1) A tisztázat a kiadmányozott tervezet továbbításra kerülő — leírás, vagy nyomdai sokszorosítás útján készült — szó szerint lemásolt példánya. (2) Az írógéppel készült tisztázatokat és a nyomdai sokszorosításhoz szükséges lemezgépelést a leírók, a sokszorosítási és nyomtatási teendőket a nyomdai dolgozók végzik. (3) A leírási teendők ellátása a következő formákban szervezhető meg; — a központi kezelőirodához tartozó leírórészleg működésével; — az egyes szervezeti egységekhez beosztott gépírók igénybevételével; — az egyes szervezeti egységek ügykezelési teendőit végző iratkezelők útján; — vegyes formában, amikor a leírási teendőket részben a leírórészleg, részben az iratkezelők, illetőleg a szervezeti egységek gépírói egymás között megosztva végzik. Azt, hogy az egyes szerveken belül melyik leírási formát szervezik meg, a szerv vezetője saját hatáskörben dönti el. (4) A húsz, vagy ennél több példányszámban szükséges tisztázatot lehetőleg sokszorosítással kell készíteni. A példányszámok meghatározásánál az ésszerűen megállapított tartalékra is figyelemmel kell lenni. Sokszorosítási eljárással kell készíteni a tisztázatokat abban az esetben is, ha húsznál kevesebb példány ilyen módon történő elkészítése gazdaságosabb, mint írógéppel másolatok útján történő előállítása. (5) Tisztázni csak kiadmányozott tervezetet szabad. Abban az esetben, ha a tervezet és a tisztázat egyszerre készül, a tisztázat csak az esetben továbbítható, ha az elintézés tervezetét szabályszerűen kiadmányozták. (6) A leírást az anyagtakarékosság szem előtt tartásával a szükséges méretű, szabványos alakú, megfelelő minőségű ügyviteli levélpapíron a szabvány írásmód szerint kell elvégezni. Az ügyviteli levélpapír bal felső sarkában a szerv megnevezése és címe nyomdai úton készül. A tisztázaton a szerv megnevezése és címe alatt az ügyirat iktatószámát és az iktatás évét, valamint a kiadmánytervezetet készítő szervezeti egység rövid megjelölését kell feltüntetni. Az ügyviteli levélpapír jobb felső sarkába — kivéve a személyhez címzett kiadmányokat — a tárgyat, az ügyintéző nevét, telefonszámát, a hivatkozás számát és a mellékletek számát kell írni. A kiadmányozás keltét a szöveg alá kell írni. A „Ki. s. k." jelzéssel kiadmányozott ügyiratok tisztázatát a kiadmányozóval kell aláíratni. Ilyen esetben a kelet alá az ügyviteli levélpapír közepén a kiadmányozó szervezeti egység nevét, ez alá pedig zárójelben a kiadmányozó nevét és alája szolgálati beosztását kell írni. Az olyan ügyiratok tisztázataira, amelyeknél csak „Ki" jelzés és aláírás van feltüntetve a kelet alatt a kiadmányozó szervezeti egység megjelölését, ez alá a kiadmányozó nevét s „s. k." jelzést, ez alatt pedig a kiadmányozó beosztását kell írni. Ezeket a tisztázatokat „A kiadmány hiteléül" záradékkal a központi kezelőiroda vezetője, illetve megbízott dolgozója az ügyviteli levélpapír bal oldalán az „s. k." aláírás alatt sajátkezű aláírásával és pecséttel köteles ellátni. (7) A leírók a tisztázatot a leírói utasítás szerint kötelesek elkészíteni. (8) A tisztázat elkészítése után az ügyirat megfelelő rovatában a tisztázás megtörténtét keltezéssel és kézjeggyel kell jelezni. (9) A leírás után a tisztázatot a kiadmány szövegével egyeztetni (összeolvasni) kell. Az egyeztetés megtörténtét és keltét az összeolvasok az ügyirat megfelelő rovatába kézjegyükkel igazolják és pedig, aki a szöveget olvasta előbb, aki figyelte a szöveget az utóbb eszközli kézjegyét. (10) A tisztázatokat az ügyiraton adott rendelkezéseknek megfelelően („ma", „azonnal", ..határidős" stb.), rendelkezés hiányában a kiosztás sorrendjében elkészíteni és egyeztetni.