Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]

(11) Ha a tisztázás, vagy egyeztetés alkalmával a leírók, illetve összeolvasok a kiadmány tervezetben hibát fedeznék fel — a 'betű vagy ékezethiba kivételével — az ügyiratot javítás vagy módosítás végett az illetékes ügyintézőnek be kell mutatni. Javítás vagy módosítás esetén a IV. Fejezet 3. § (10) bekezdésében foglaltak szerint kell eljárni. 9. §. A tisztázatok továbbítása (Kiadás) (1) Továbbítás alatt azt az iratkezelési tevékenységet kell érteni, amikor a tisztázatokat ellenőrzés és a nyilvántartásokban történt előjegyzés után továbbításra előkészítik és a címzettekhez az előírt módozatok betartásával eljuttatják. (2) A továbbítási teendőket a központi kezelés esetében a központi kezelőiroda e feladattal megbízott dolgozója végzi. Ezért az I. Fejezet 1. §. (3) bekezdésében megjelölt államvasúti szervek a yonalpostán, az állami postán továbbításra kerülő levelezésüket (az ügyirati tisztázatokat és egyéb levelezési anyagot) a központi kezelőirodának kötelesek átadni. (3) A továbbítás előtt ellenőrizni kell, — a tisztázaton feltüntetett nyilvántartási szám, valamint a címzés (a boríték címzése is) az elintézéstervezet adataival megegyezik-e; — a tisztázaton feltüntetett kelet a kiadmányozás keltével azonos-e; — a tisztázat aláírása, valamint az V. Fejezet 3. §-a (3) bekezdése alá tartozó esetekben bélyegzőlenyomattal való ellátása megtörtént-e; — a mellékletek megvannak-e és darabszámuk megegyezik-e a tisztázaton feltüntetett darabszámmal. Ha hiányosságot állapítanak meg, az ügyiratokat a tisztázatok elküldése előtt az illetékes szervezeti egységéhez kell visszaküldeni a hiányok pótlására. (4) A kiadó az elküldést az ügyirat (előadóiv) első oldalán névaláírásával és a dátum, valamint az elküldött tisztázatok és mellékletek számának feltüntetésével igazolja. A kiadó a kiadói utasítást annak jeléül, hogy azt figyelembe vette, láttamozza, vagy amennyiben kiadói utasítás nincs, úgy megfelelő helyen a kiadmányozó aláírásával egy magasságban az előadóiv bal oldalára áthúzott nullát ír. (5) A kiadás után az ügyiratokat előjegyzés és továbbítás végett a főnyiivántartóhoz kell küldeni. (6) A „ma", „sürgős", „határidős", vagy hasonló jelzéssel ellátott, valamint rövid határidőhöz kötött ügyiratokat a kiadónak is soron kívül kell kezelni. (7) Azokat a vonalpostán továbbításra kerülő tisztázatokat, amelyek egy lapból állanak és amelyeknek csak az egyik oldalán van szöveg és a tisztázat tartalma azt lehetővé teszi — összehajtva és esetleg fűzőgéppel összevonva — boríték nélkül lehet továbbítani. Minden más esetben a szerv vagy a szervezeti egység vezetője nevére címzett kiadmányok kivételével, az I. Fejezet 1. §. (3) bekezdésében felsorolt államvasúti szervek egymás közötti levelezésénél a tisztázatokat boríték nélkül kell továbbítani. Egyéb államvasúti szervek felé irányuló levelezésnél borítékot kell alkalmazni. Ha egy címzettnek szóló több kiadmányt egy borítékba helyeznek, a benne küldött tisztázatoknak számait a borítékra fel kell jegyezni. (8) A küldeményeket állami postán közönséges levélként, vagy — ha az ügyintéző erre nézve külön intézkedett — ajánlott levélként, vonalpostán egyszerű levélként, vagy „B" jelzéssel kell továbbítani. Ajánlott levélként, vagy „B" jelzéssel kell továbbítani a fontos iratokat, okiratokat tartalmazó küldeményeket. (9) Az ajánlott levelek feladására a posta által engedélyezett könyvet kell felfektetni. Az egyszerű díjátalános levelek feladására átadó könyvet kell használni. A kézbesítési könyveket az illetékes postahivatal vezetőjével hitelesíttetni kell Hasonló könyveket kell felfektetni a vonalpostai küldemények továbbítására. (10) Az ajánlott küldeményeket név, cím és szám szerint kell a postai átadási könyvbe beírni, a vonalpostán továbbítandó „B" jelű küldeményeket pedig jegyzékeim kell. Az állami postán és vonalpostán küldendő egyszerű leveleket csak darabszám szerint kell az erre a célra szolgáló átadási könyvekbe beírni. (11) A külföldre intézett küldemény borítékát az elfogadott nemzetközi nyelven, vagy annak az országnak a nyelvén megcímezve kell továbbítani, ahová azok szólnak. A címzésnél a rendeltetési országot mindig fel kell tüntetni. A külföldre intézett vonalpostai küldemények borítékaira a különleges jelzéseket, illetve bélyegzőket a levélkezelési utasításban előírtak szerint kell használni. (12) A küldeményeket naponta többször is továbbítani kell. A továbbítási időpontokat a Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóságon, a területi vasútigazgatóságoknál a központi kezelőiroda, a Vasúti Főosztály—MÁV Vezérigazgatóság alá rendelt szerveknél a szerv vezetője állapítja meg. (13) Az egyenként bejegyzett, de kézbesítés nélkül visszaérkezett küldemény folyószámát a feiadókönyvben feltűnően be kell keretezni és „az átvétel elismerése" című rovat után fel kell tüntetni a visszaérkezés napját és a visszaküldés okát (pl. „ismeretlen", „elköltözött" stb.) (14) A központi kezelőiroda ellenőrizni köteles, hogy a visszaérkezett küldemény címzése megegyezik-e a kiadmányon feltüntetett címmel. Ha a címzés nem egyezik és a kiadmányon határidő nincs, a küldeményt helyes címzéssel újból továbbítani kell, ha azonban a kiadmányon határidőt adtak, a