Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]

(9) Az irattárból átvett, vagy a tisztázat továbbítása után az ügyintézőhöz visszairányított ügyiratokat ok nélkül hosszabb időn át az ügyintézőnél visszatartani nem szabad, hanem azokat a legrövidebb időn belül vissza kell juttatni az irattárba. 6. §. Mutatózás (1) Mutatózás alatt azt az iratkezelési tevékenységet kell érteni, amikor az iktatott ügyiratokat jellemző adataik szerint a könnyebb megtalálás céljából név-, tárgy- és számsoros beosztású könyvbe bejegyzik. (2) Az I. Fejezet 1. § (3) bekezdésében megjelölt államvasúti szerveknél az iktatott ügyiratokat minden év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, regiszteres név-, tárgy- és számsoros beosztású könyvben mutatozni kell. (3) A név- és tárgymutató könyvbe az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt vezérszó (név, tárgy) kezdő betűjének megfelelően, az ügyirat iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. Ha az ügyirat több tárgyra, ügyfélre vonatkozik, azt mindegyik címszó szerint, a megfelelő mutatólapon kell bejegyezni. Akkor is mutatozni kell az összes ügyfél nevét, ha az iktatókönyv tárgyrovatában az egyik ügyfél neve után a további ügyfelet „és társai" bejegyzéssel jelölték. Ugyancsak több helyen kell mulatózni a tárgyat, ha a szövegben több Olyan szó van, amely az ügy lényegét meghatározza. Ilyen esetben a „társai", illetve a „több tárgy" mutatózása céljából az ügyiratot irattárba helyezés előtt a központi kezelőirodához kell irányítani. Az iktatóíveken a vezérszavakat színes ceruzával alá kell húzni. (4) Epves szervektől rendszeresen, vagy gyakrabban érkező iratokat nem a betűsorba, hanem külön mutatóba kell bevezetni. (5) Mutatozni az iktatás után azonnal, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell. A mutatózás megtörténtét az iktató könyvben az iktatószám mellett jelezni kell. (6) Az I. Fejezet 1. § (3) bekezdésében megjelölt államvasúti szerveknél az odaérkező iratokat számuk szerint „számrovancs" könyvben is nyilván kell tartani. A „számrovancs" könyv a név- és tárgymutató kiegészítője, azonban azt nem helyettesíti. (7) A számrovancs tíz hasábos nyomtatvány 1— 10-ig végződő számok nyilvántartására szolgál. A hasábok osztottak „idegen és saját" szám megjelöléssel. A beérkező irat számát a számrovancsban a számvégződésnek megfelelő hasáb „idegen" megjelölésű félhasábjába, a „saját" számjelzésű félhasábba pedig a beérkezett irat államvasúti ügyirati iktatószámát kell beírni. (8) A „számrovancs" könyvben minden rendszeres levelezési kapcsolatban álló külső szerv részére külön oldalakat kell biztosítani. (9) A számrovancson keresztül vezetett iratszámokat az iktatóíven meg kell jelölni. 7- §• Az ügyiratok mozgásának nyilvántartása (Főnyiivántartó) (1) A központi kezelőirodánál a saját iktatású ügyiratok mozgását az I. Fejezet 1. § (3) bekezdésében felsorolt államvasúti szerveknél a főnyiivántartartó kíséri figyelemmel. E célból a központi kezelőirodánál minden év január hó 1-én újonnan nyitott, bekötött főnyiivántartókönyvet kell felfektetni. (2) Az I. Fejezet 1. § (3) bekezdésében felsorolt államvasúti szervek egyes szervezeti egységei a saját iktatású ügyiratokat egymás között dossiéval, illetve kézbesítő könyvvel a központi kezelőirodán keresztül kötelesek továbbítani. A központi kezelőirodában az ügyiratok átvétele, illetve átadása a helyi viszonyoknak megfelelően megállapított időpontokban naponta kettő (szombaton egy) alkalommal történik. A megállapított átvételi és átadási időpontok valamennyi szervezeti egységre kötelezőek. (3) A (2) bekezdésében foglaltak szerint történik az I. Fejezet 1. § (3) bekezdésében felsorolt államvasúti szervek egyes szervezeti egységei között az egyéb iratok (idegen iktatású ügyiratok, gyűjtő iratok stb.) továbbítása is, azonban ezeknek a szerven belüli mozgását a központi kezelőirodánál külön előjegyezni nem kell. (4) A főnyiivántartókönyvbe be kell vezetni minden saját iktatású ügyiratot már az iktatás napján. Az iktatott ügyiratoknak a főnyiivántartókönyvbe történő bevezetésénél fel kell tüntetni az iktatás napját, valamint az ügyirat iktatását kérő szervezeti egység nevét, illetve megjelölését. (5) A főnyiivántartókönyv vezetője az ügyiratoknak a szervezeti egységek közötti mozgását a szervezeti egységek által a központi kezelőirodánál leadott dossiék, illetve kébesítőkönyvek adatai alapján tartja nyilván. A főnyilvántartókönyv vezetője a kivezetés végett leadott dossiékba és kézbesítőkönyvekbe a bejegyzett ügy iratszámok mellett kimutathatóan köteles feltüntetni a főnyiivántartókönyvbe történő kivezetés tényét. (6) Ha a főnyilvántartókönyv vezetője az ügyirat mozgásának előjegyzésénél azt állapítja meg, hogy az ügyiratot továbbító nem azonos a főnyilvántartókönyvben feltüntetett szervezeti egységgel, akkor a címzett előtt a küldő szervezeti egységet is fel kell jegyezni. (Y) Ha az ügyiiat kiadmányozás után van, a főnyilvántartó a kiadmányozás utáni irányítás bejegyzésén túlmenően a főnyiivántartókönyvben