Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB

Közlekedés, posta, MÁV - Iratkezelési és ügyviteli szabályzat a vasúti szervek számára. • 1972.11.30 [115550/1972. 3. A. sz. vig. helyettesi utasítás = MÁV Hivatalos Lapja 1972/48.]

(7) Tilos bármit élőszó alapján pl. telefonbemondásra iktatni. (8) Az előadóíven az iktatási adatokat törölni nem szabad. Az esetleges téves bejegyzést úgy kell áthúzni, hogy az eredeti olvasható maradjon és a megváltozott szöveget pedig föléje kell írni. (9) Kivételesen indokolt esetben a szervezeti egység vezetőjének vagy helyettesének az ügyiratra vezetett és aláírásával ellátott „átiktatandó" rendelkezése alapján az ügyiratot az iktató átiktatni köteles. Az átiktatásra kerülő ügyiratot áthúzással és az iktatási szám kivágásával kell hatálytalanítani, azt követően pedig az ügyirat összes mellékleteit az új előadóívbe kell helyezni és ezt az előadóívet a megszüntetett ügyirat számával és tárgymegjelölésével kell ellátni. Az átszámozás kézírással vagy írógéppel nem történhet, azt csak iktatási bélyegzőlenyomattal lehet eszközölni. Az ügyirat iktatási idejeként az eredeti ügyirat iktatásának időpontját tintával kell az előadóívre átvezetni. 4- §• Az iktatókönyv (1) Az iratok iktatására az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött iktatókönyvet, vagy oldalszámozott iktatólapokat kell használni. Az oldalszámozott iktatólapokat a naptári év végével be kell kötni. (2) Az iktatókönyvben felhasznált lapokat összeragasztani, az iktatóbélyegző lenyomatán, vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat törölni, leragasztani, tussal, tintával vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. (3) Az iktatóív első rovatába az iktatószámot, az iktatószám alá a szervezeti egység nevét vagy megjelölését, a második rovatba a beérkezés keltét (az iktatás hónapja és napja), a harmadikba a beadó ügyfél nevét, az irat keltét és esetleges számát, a negyedik rovatba az ügyirat tárgyát, ez alá pedig jobbról az ügyirat mellékleteinek számát, az ötödik rovatba pedig az esetleges előiratok számát kell beírni. (4) Téves iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzést tintával történő áthúzással meg kell semmisíteni oly módon, hogy a megsemmisítés ténye kétségtelen legyen, a bejegyzés azonban továbbra is olvasható maradjon. Ugyanekkor az iktatóív „megjegyzés" rovatában meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügyirat anyagát mely számra iktatták át. A megsemmisített sorszámra újabb ügyiratot beiktatni nem szabad. (5) Az iktatóíven sorszámot üresen hagyni nem szabad. (6) Az iktatóíven érdemi feljegyzést csak maradandóan szabad eszközölni. Ceruzával csak a határidő és azok az adatok jegyezhetők be, amelyek az ügyirat későbbi, illetve irattári kezelése szempontjából érdektelenek. (7) Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, a központi kezelőiroda vezetőjének nevével és az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezésével, aláírással és hivatalos bélyegzővel le kell zárni. 5. §• Az ügyiratok csatolása (1) Csatolás alatt azt az iratkezelési teendőt kell érteni, amikor egy iktatott ügyirathoz annak előiratát a központi kezelőiroda csatolja. (2) Az iktatott ügyirat korábban iktatott és elintézett (irattározott) azonos tárgyú előzménye az előirat. A tárgyévben iktatott előirat száma a tárgyalt ügyirat számánál mindig alacsonyabb. (3) Ugyanabban a tárgyban később iktatott azonos tárgyú ügyirat az utóirat. Az utóirat száma mindig magasabb, mint a tárgyévben iktatott előirat száma. (4) Kapcsolatos ügyiratok azok az ügyiratok, amelyeknek a tárgya nem ugyanaz, hanem másmás előzményekből származik, de a tárgyalt ügyek valamilyen kapcsolatban vannak egymással. Ellentétes intézkedések elkerülése érdekében figyelmeztetőül az ügyiratokon a kapcsolatos ügyiratok számát is kölcsönösen fel kell tüntetni. (5) Ha az iktatott ügyirat tárgya azonos a már korábban felfektetett ügyirattal, azt előiratként minden esetben csatolni kell. A csatolást akkor is végre kell hajtani, ha a korábban felfektetett ügyirat iktatása nem a tárgyévben, hanem valamely megelőző évben történt. Kettőnél több előirat csatolása esetén — az ügyiratok védelme és a könynyebb áttekintése érdekében — a csatolt előiratokat borítólapba kell helyezni. A borítólapban elhelyezett ügyiratokat a borítólapon, iktatószám szerint, a számok évenkénti emelkedő sorrendjében fel kell tüntetni. (6) Csatolni csak irattározott ügyiratot lehet. Ha a csatolandó ügyirat még nincs az irattárban, vagy azt bármely más okból nem lehet csatolni, az ügyiratra az előirat számát fel kell ugyan jegyezni, de ceruzával fel kell tüntetni azt is, hogy a csatolandó ügyirat hol találandó és mióta van a jelzett helyen. (7) Az irattárból elismervényre kivett, vagy a szervezeti egységhez visszairányított és az ügyintézőnél levő ügyiratot későbbi ügyirathoz előiratként rövid úton csatolni nem szabad. A csatolás mindig csak irattári előjegyzés alapján történhet, s az elő- és utóiratok csatolását az iktatókönyvben mind az előiratnál, mind pedig az utóiratnál elő kell jegyezni. (8) Ha egy ügyiratban levő mellékletet egy más számú ügyirathoz kell csatolni, erre mindkét ügyiraton — az iktatási bélyegzőlenyomatot követően — kölcsönösen hivatkozni kell.