Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - A földművelési és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzata, irattári tervei: földhivatal, növény-egészségügy és talajvédelem, állat-egészségügy és élelmiszer-ellenőrzés, minősítő intézetek, erdészet. • 1999.06.13 [3/1999. (FVM. É. 8.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 1999/8.]
irattartókban kell gyűjteni (csoportosítani), és a továbbiakban ily módon való rendszerezésben kell azokat kezelni, illetve irattározni. Az irattartókon fel kell tüntetni a bennük tárolt iratok évkörét, tétel- és iktatószámát (-tói -ig). 23.5. Elektronikai megoldás esetén az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozón tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal. 23.6. Az iratok visszatartása az irattározásból 23.6.1. Az ügyintézők az elintézett iratokat általában nem tarthatják maguknál. Ha egyes iratok (pl. felsőbb rendelkezések, elvi állásfoglalások) visszatartása a napi munkavégzéshez szükséges, az iratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amely a következő adatokat tartalmazza:- az ügyirat számát,- az ügyirat tárgyát,- az ügyintéző nevét és beosztását,- az átvétel (visszatartás) hónapját, napját és- az irattárba adásra megjelölt határidőt. 23.6.2. A visszatartott ügyiratról készített ügyiratpótló lapot a megjelölt határidő szerint, vagy - időpont megjelölése híján - az év végére határidős nyilvántartásba kell tenni. Az iktatókönyv határidő rovatába az ügyirat leadásának megjelölt időpontját kell bejegyezni. 23.6.3. A visszatartott ügyiratokat az iktatási év végéig le kell adni, tehát az irattárba adásra a következő évre áthúzódó határidőt nem lehet megjelölni. 24. Átmeneti és központi irattár 24.1. A tárgyévi és az azt megelőző két évi iratanyagot az ügyintézéshez közelebbi, ún. átmeneti irattár(ak)ban lehet irattározni. Ez esetben az időtartam elteltével az iratokat át kell adni a központi irattárnak. 24.2. A központi irattárba csak teljes és lezárt évfolyamú iratokat lehet átadni, a nyilvántartási segédletekkel és az átadási jegyzőkönyvekkel (jegyzékekkel) együtt. 24.3. A központi irattárban lévő iratanyagról állományi nyilvántartást kell vezetni, amelyben azokat az évkörök, részlegek, irattári tételek és az iktatószámok rendszerében, a tárolóhelyük megjelölésével kell nyilvántartani. 25. Az irattári anyag használata 25.1. Az iratanyag használata történhet belső ügyviteli célból és külső szervezet, vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolat készítés. 25.2. A közigazgatási szervezet munkatársai - jogszabályi tiltás hiányában - a feladatkörükhöz kapcsolódóan használhatják az irattári anyagot. 25.3. Iratok kiadása az irattárból 25.3.1. Az irattárból használat céljából kiadásra kerülő ügyiratokról szintén (a 23.6.1. pontban megjelölt) ügyiratpótló lapot kell készítem, melyet, mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kiadott ügyirat helyére kell tenni. A kiadott ügyiratokról a visszaadási határidő feltüntetésével nyilvántartást kell vezetni. 25.3.2. Az ügyirat visszaadását - amennyiben 15 napon belül, illetőleg az ügyintéző által a visszaadásra megjelölt határidő leteltéig nem érkezett vissza az irattárba, sürgetni kell. Ha a kiadott ügyiratot a sürgetés ellenére 30 napon belül sem küldik vissza, e tényt a vezetőnek be kell jelenteni, aki intézkedik annak irattárba adásáról. 25.3.3. Ha az ügyintéző adott ügyhöz kapcsolódóan kérte ki az iratot és azt utóbb - visszaadás helyett - az új ügyirathoz kéri szereltetni, akkor a kezelő a szerelést az ügyiratokon, az iktatókönyvben és az iratkiadási nyilvántartásban is dokumentálja, majd az iratpótló lapot megsemmisíti. 25.4. Az államigazgatási eljárás szabályairól szóló törvény előrásainak megfelelően az ügyfél, vagy megbízottja, jogainak érvényesítése, vagy feladatainak ellátása érdekében - ha jogszabály (pl. titok- vagy adatvédelmi) nem tiltja - betekinthet az őt érintő iratokba, azokról jegyzetet, illetve a saját költségén másolatot készíthet. 25.4.1. A közigazgatási szervezet az ügyfélen és képviselőjén kívül más személynek (szerv képviselőjének) is lehetővé teszi az iratokba való betekintést vagy másolat készítését, ha igazolja, hogy az iratok tartalmának ismerete jogának érvényesítése, vagy feladatának teljesítése céljából szükséges. 25.4.2. Nem lehet betekinteni a tanácskozásról és szavazásról készített jegyzőkönyvbe, a határozatok tervezetébe, és azokba az iratokba, amelyek államtitkot, vagy szolgálati titkot tartalmaznak. Szolgálati titok címén nem lehet kizárni az olyan iratba való betekintést, vagy arról másolat készítését, amelyen az érdemi határozat alapul. A betekintési jogosultság elbírálásánál tekintettel kell lenni a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvényben meghatározott korlátozó rendelkezésekre is. 25.5. Az ügyiratokról hiteles másolat készítését és kiadását a szervezet vezetője és helyettese, vagy a kiadmányozó és az ezen jogkörrel felhatalmazott ügyintéző engedélyezheti. Az engedély megadását az irat irattári példányára fel kell jegyezni. A hiteles másolatot „A másolat hiteles” jelöléssel, keltezéssel, aláírással és bélyegzőlenyomattal a kezelő hitelesíti. 25.6. A közigazgatási szervezet azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, melyek az Ltv. 22. §-ának (1)- 123/1999. (FVM 8.) FVM utasítás A földművelésügyi és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzatáról Közlönyállapot hatályos: 1999.06.12-tól 2009.01.01-ig Lekérdezés ideje: 2010.12,01 (12:43) (C) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó
