Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - A földművelési és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzata, irattári tervei: földhivatal, növény-egészségügy és talajvédelem, állat-egészségügy és élelmiszer-ellenőrzés, minősítő intézetek, erdészet. • 1999.06.13 [3/1999. (FVM. É. 8.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 1999/8.]
feljegyezni és azt kell az iktatóbélyegző lenyomatával ellátni, majd - az utóbbi esetben - az ügyirathoz kapcsolni. Az iktatószámot ilyen esetben az eredeti iratra tintával fel kell jegyezni. 9. Iktatókönyv 9.1. Kézi (hagyományos) iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített és oldalszámozott, a nyilvántartási adatok (12.1. pont) feltüntetésére, illetve rögzítésére alkalmas iktatókönyvet kell használni (C. 5230-170. r. számú formanyomtatvány). 9.2. Az iktatókönyvet olvasható írással kell vezetni. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat - a ceruzával bejegyzett határidő kivételével - kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves bejegyzést egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. 9.3. Téves iktatás esetén az iktatókönyvben azt is meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át, illetve mely szervnek adták át. A megsemmisített sorszámra újabb ügyet iktatni nem szabad. 9.4. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó számot követően aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, a szakigazgatási intézmény vezetőjének aláírásával és a hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével kell lezárni. 9.5. Az adott év végén lezárt iktatókönyv a következő év(ek) ügyiratainak iktatására nem használható, mivel az iratok levéltárba adása évfolyamonként, a nyilvántartási segédletekkel együtt történik. 10. Iktatószám 10.1. Az iktatószám - a 7.7. szám alatti pontokban meghatározottak alapján - az iktatókönyvi sorszámból, az esetleges alszámból és az évszámból áll (pl.: 627/3/1998.). 10.2. Az iktató(sor)számok minden évben 1-gyel kezdődnek és az év végéig megszakítatlan sorrendben, időrendben növekednek. 11. A gyűjtőszám és a gyűjtőív használata 11.1. A gyűjtőszám speciális iktatószám, a rendszeresen előforduló, egy intézkedéssel lezáruló ügyek nyilvántartására szolgál. A nyilvántartás hagyományos iratkezelés esetén külön nyomtatott iktatólapon történik, amit az iktatókönyvhöz kell szerelni (C. 5230-171. rsz. nyomtatvány). 11.2. Ha az intézkedésre vagy felhívásra több szervezettől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azok beérkezését gyűjtőíven lehet nyilvántartani. Gyűjtőíven iratváltást nyilvántartani nem lehet. 11.3. A beérkező válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. A gyűjtőív használatát jelölni kell az előadói íven és az iktatókönyvben. 12. Az iratnyilvántartási adatok 12.1. Az iktatás során, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban az iktatókönyvben és az ügyiraton, illetve az előadói íven fel kell tüntetni:- az iktatószámot,- az iktatás időpontját,- az irat küldőjének (ügyfélnek) azonosító adatait (hivatalból kezdeményezett intézkedésnél a „H” rövidítést),- a küldő iktatószámát (hivatkozási szám),- az irat tárgyát [ingatlan-nyilvántartási ügyekben a város (község) nevét és a helyrajzi számot is],- az elő- és utóirat azonosító (iktató) számát,- az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatait,- az elintézés határidejét,- az elintézés módját, idejét,- az esetleges címzett(ek)et,- a kezelési feljegyzéseket (szerelés, csatolás, határidő, visszaérkezés stb.),- az irattári tételszámot,- az expediálás módját és keltét,- az irattártba helyezés keltét,- a mellékleteinek számát (ha korábban nem került rögzítésre). 12.1.1. Az ügy tárgyát a „Tárgy” rovatba rövid, érthető szöveggel kell beírni. A bejegyzés csak az ügy tárgyát legjobban jellemző szavakat, illetőleg az ügyben érdekelt nevén kívül csak a legszükségesebb szöveget kell, hogy tartalmazza, előre tétellel vagy aláhúzással kiemelve a tárgymutatózásnál figyelembe veendő kulcsszavakat. 12.1.2. A magánszemély neve után a lakcímét (lakóhelyét) is be kell jegyezni. 12.1.3. A tárgyat lehetőleg a küldeményben feltüntetett tárgyszöveggel azonosan kell bejegyezni, ha azonban a feltüntetett szöveg az ügy lényegét nem, vagy nem teljesen fejezi ki, vagy a tárgyszöveg feltüntetve nincs, a kezelő köteles az iratból megállapítani annak tárgyát. 12.1.4. Ha a küldemény több - esetleg egymással össze nem függő - témát érint, a tárgy szövegében mindegyik témát jellemző szót fel kell tüntetni. 12.2. Ha az ügyben olyan sok ügyfél szerepel, hogy a felsorolást a rovat nem teszi lehetővé, az első név feltüntetése után az „és társai” megjelölést kell alkalmazni.-73/1999. (FVM 8.) FVM utasítás A földművelésügyi és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzatáról Közlönyállapot, hatályos: 1999.06.12-tól 2009.01.01-ig ______________________ Lekérdezés ideje: 2010.12.01 (12:43) ( C) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó
