Közlekedés, posta, MÁV; KSH; Külügy; MTA; Mezőgazdaság, élelmezésügy; Munkaügy; Nehézipar; NEB
Mezőgazdaság, élelmezésügy - A földművelési és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzata, irattári tervei: földhivatal, növény-egészségügy és talajvédelem, állat-egészségügy és élelmiszer-ellenőrzés, minősítő intézetek, erdészet. • 1999.06.13 [3/1999. (FVM. É. 8.) FVM utasítás = Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Értesítő 1999/8.]
12.3. Az ügyiraton (előadói íven) előírt határidőt az iktatókönyv „Határidő” rovatába, a kitűzött hónap és nap feltüntetésével, grafit ceruzával kell bejegyezni. 13. Elektronikus iktatási sajátosságok 13.1. Az elektronikus iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a hagyományos iktatásnál. 13.2. Elektronikus érkeztetés és iktatás esetén is szerepelni kell az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. Az elektronikus nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek) sem, melyekben az átadás átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja. 13.3. Elektronikus iktatásnál az „iktatókönyv” és az „előadói ív” azonos adattartamú, mivel az állományból kerül megjelenítésre, ügyenként szinte automatikusan nyomtatható kell hogy legyen. 13.4. Elektronikus iktatás esetén az érkeztető képemyőrovatokat a kezelő tölti ki. 13.5. A felvitt iktatási adatbázist - a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával - hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, míg az ügyintézéshez szükséges. 13.6. A bevitt adatokat az adott év végét követően tartós módon archiválni kell és az így készült iktatókönyvet - a 9.1. és a 9.4. pontok szerint hitelesítve és lezárva - a név- és tárgymutatóval együtt a továbbiakban a tárgyévi iratokhoz tartozóan kell kezelni. 13.6.1. A lezárt év adatbázisáról egy biztonsági példányt is kell készíteni lemezre. A lezárást követően történő bejegyzéseket (pl. kezelési feljegyzések, selejtezés) a biztonsági példányon is át kell vezetni. 13.7. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint az elektronikus megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről. 13.7.1. Ennek alapján elektronikus iratkezelés, valamint elektronikus irattovábbítás esetén a számítógépes program tartalmazza - és a Szabályzathoz is mellékletként kell csatolni - a hozzáférési jogosultságot 1. beírási, „felhasználói”, 2. program-karbantartási, „rendszergazda”, 3. olvasási, „lekérdező” jogosultság, valamint a hitelesítés rendjét és az ezzel kapcsolatos hatáskörökhöz tartozó feladatokat. 13.8. Az elektronikus rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező kezelő vagy ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is. Iktatószám törlésére nincs lehetőség. 13.9. Az elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát és tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását. Az iktatószámot magára az adathordozóra (tokjára) maradandó módon ugyancsak rá kell vezetni. Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani. 14. Az iratok szerelése 14.1. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye (előirata). 14.2. Az előiratot a kezelőnek az újabb irathoz (utóirathoz) kell szerelnie. 14.2.1. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben, az előadói íven vagy az ügyirat(ok)on is jelölni kell. A jelölés az irattárba vagy a határidőbe helyezési bejegyzés aláhúzásával és a „kezelési feljegyzések” rovatban az irat új helye, az utóirat megjelölésével történik. 14.2.2. Alszámra iktatott iratot csak abban az esetben lehet más sorszámra iktatott irathoz szerelni, ha a bejegyzés tévesen történt. Ez esetben a téves iktatás megsemmisítése során a 9.3. pontban foglaltak szerint kell eljárni. 14.3. Az iratvédelem szempontjainak érvényesítése céljából ügyelni kell arra, hogy a hosszabb selejtezési (megőrzési) idejű, vagy „nem selejtezhető” előirat - az újabb irathoz szerelése révén - ne kerülhessen idő előtt kiselejtezésre, vagyis az utóiratot az előiraton jelzettel azonos, vagy annál hosszabb selejtezési időt biztosító irattári tételszámmal kell ellátni. 15. Mutatózás, átfutó könyv vezetése 15.1. Papír alapú, hagyományos iktatást végző közigazgatási szervezetnél vagy annak szervezeti egységénél az iktatott iratokról, azok előkeresését megkönnyítő, név-, hely-, tárgymutatót is célszerű vezetni. Az előbb említettek megvalósításához a C. Sz. Ny. 5230-157. r. sz. formanyomtatvány használható. 15.1.1. A mutatókönyvbe az iktatókönyv tárgyrovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgy) kezdőbetűjének, illetőleg kezdőbetűinek megfelelően az ügyirat iktatószámának feltüntetése mellett kell bevezetni. Ha a tárgyrovatban több név, hely vagy tárgy szerepel, azokat valamennyi megfelelő betűnél mutatózni. Akkor is mutatózni kell minden ügyfél nevét, ha az iktatókönyv tárgyrovatában az egyik ügyfél neve után a további ügyfeleket „és társai” bejegyzéssel jelölték. 15.1.2. A mutatózást az iktatás napján, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell elvégezni. A mutatózás megtörténtét az iktatókönyvben a sorszám mellett jelezni kell. 15.1.3. Elektronikus megoldásnál a keresést a fentieken felül, esetenként kombinált feltételek és tartalom szerint is biztosítani lehet. 15.2. A közigazgatási szervezet részlegei közötti iratmozgások nyilvántartása, hollétük megállapításának megkönnyítése céljából a kezelő „Idegen átfutó könyv”-et (V. sz. I.-4698 r. sz.) vezethet.-83/1999. (FVM 8.) FVM utasítás A földművelésügyi és vidékfejlesztési miniszter ágazati irányítása alá tartozó központi és területi közigazgatási szervezetek iratkezelési szabályzatáról Közlönyállapot, hatályos: 1999.06.12-tól 2009.01.01-ig ________ Lekérdezés ideje: 2010.12.01 (12:43) (C ) 1993-2010. Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó
