Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar
Igazságügy, rendvédelem - Az igazságügy-miniszter utasítása a büntetés-végrehajtási szervezet iratkezelési szabályzatának kiadásáról. Melléklet: irattári terv. • 1998.01.01 [7/1998. (IK 12.) IM utasítás = Igazságügyi Közlöny 1998/12.]
294. Irattárba helyezés előtt az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel, azt jelzi az ügyintézőnek, aki köteles gondoskodni annak pótlásáról. 295. Az iktatókönyv /iktatólap/ megfelelő rovatába fel kell jegyezni az irattárba helyezés időpontját, az irattári tételszámot, illetve a megőrzési időt. Ha az iratot véglegesen kiadták "VE" jelzést kell alkalmazni. Az iktatókönyv "Megjegyzés" rovatában fel kell tüntetni, hogy a "VE" kiadás mely szervhez történt. Az iratkészítés rendje Határidő megállapítása 296. Az ügyek elintézésének általános határideje 30 nap. Ettől eltérő határidőket az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló 1957. évi IV. törvény, valamint más jogszabályok határozhatnak meg. 297. Az irat kiadmányozására való jogosultságot a bv. szervek Szervezeti és Működési Szabályzatai tartalmazzák. Soron kívül kell intézkedni azokban az ügyekben, amelyeket a kiadmányozó sürgősnek jelöl. 298. Az ügyintézési határidőt úgy kell megállapítani, hogy az intézkedést végrehajtó személynek elegendő idő álljon rendelkezésére az ügy elintézéséhez. 299. Az ügyintéző köteles jelenteni vezetőjének, ha az ügyet a határidőig elintézni nem tudja. Ha a határidőt felső szerv állapította jneg, távbeszélőn vagy írásban hosszabbítást kell kérni. Távbeszélőn adott határidő hosszabbítás esetén az előadói ívre -fel kell jegyezni az új határidőt, az engedélyező nevét, /rendfokozatát/ beosztását, az engedélyezés idejét, és ezt az engedélykérőnek alá kell írnia. 300. Az ügyintéző az ügyeket érkezési sorrendjük és sürgősségük figyelembevételével köteles elintézni. 301. Kerülni kell a levelezést, ha az ügy érdemi elintézését szóbeli vagy távbeszélőn történt intézkedés megkönnyíti és meggyorsítja. Ilyenkor az intézkedést az előadói ívre fel kell jegyezni. A feljegyzés tartalmazza, hogy kivel, mikor, milyen megbeszélés történt, s ezt az ügyintéző a dátum feltüntetésével írja alá. Munkakör átadással kapcsolatos rendelkezések 302. Aki szolgálati viszonyának megszűnése, munkakörének megváltoztatása miatt vagy egyéb okból iratokat nem tarthat magánál, a részére korábban kiadott iratokkal köteles elszámolni. 303. Az iratokat és az egyéb anyagokat a vezető által megbízott személynek jegyzőkönyvileg kell átadni. A jegyzőkönyv egy példányát - miután a vezető aláírta - az ügykezelőnél irattárba kell helyezni. Az iratok átadása /átvétele/ az ügykezelő bevonásával történik. A kiadott iratok, könyvek /segédletek/ bélyegzők, pecsétnyomók meglétét, az esetleges hiányokat, az átadás megtörténtét az ügykezelő köteles ellenőrizni és a jegyzőkönyvben aláírásával igazolni. A jegyzőkönyvnek - a felvételre kötelezően előírt adatokon kívül - tartalmaznia kell az iratok, könyvek, segédletek, bélyegzők, pecsétnyomók megnevezését, iktatóés nyilvántartási számát, tartalomjegyzéken nyilvántartott iratok esetén az iratok sorszámát a lehetőséghez mérten számtól-számig. 304. Az ügykezelő munkakörének átadásánál a bv. szerv vezetőjének vagy az általa megbízott személynek is jelen kell lennie. Az átadás során az irattárba helyezett iratokat egy évre visszamenőleg tételesen, a többi irattári anyagot szúrópróbaszerűen kell.ellenőrizni. Az ügykezeléshez használt segédletek, bélyegzők, pecsétnyomók átadását a nyilvántartásba is be kell jegyezni. Az átadásról /átvételről/ három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni és a bv. szerv vezetője aláírása után egy példányt irattárba kell helyezni. Bélyegzőkkel, negatív pecsétnyomókkal kapcsolatos rendelkezések 305. A bv. szervek csak a hivatalos szövegű és formájú bélyegzőket használhatják. 306. A bv. szerv elnevezését tartalmazó kör-, valamint az ún. í*jbélyegző beszerzésére á bv. szerv teszi meg a szükséges intézkedést. Használatba állítás előtt nyilvántartásba vétel céljából a bélyegző lenyomatát egy példányban meg kell küldeni az országos parancsnokság Jogi és Igazgatási Főosztálya részére. 307. A bélyegzők, pecsétnyomók nyilvántartásáról az ügykezelési irodák gondoskodnak. A bélyegzők, pecsétnyomók nyilvántartását naprakészen úgy kell vezetni, hogy abból bármikor megállapítható legyen, mely bélyegzőt, pecsétnyomót meghatározott időszakban ki használta. 308. A bélyegző, pecsétnyomó használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért. 309. Negatív pecsétnyomó lenyomatát kell eszközölni a minősített adathordozót tartalmazó lemezszekrényeken és a bv. szerv vezetője által meghatározott helyiségeken, illetve a kulcsdobozokon. A bv. szerv vezetője a belső rend és biztonság érdekében a negatív pecsétnyomó használatát egyéb esetekben is elrendelheti.
