Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar
Igazságügy, rendvédelem - Az igazságügy-miniszter utasítása a büntetés-végrehajtási szervezet iratkezelési szabályzatának kiadásáról. Melléklet: irattári terv. • 1998.01.01 [7/1998. (IK 12.) IM utasítás = Igazságügyi Közlöny 1998/12.]
310. A bélyegzőt és a negatív pecsétnyomót használója kizárólag a hivatali munkával kapcsolatban használhatja. Hivatalos idő befejezése után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor köteles azokat elzárni (kivétel a negatív pecsétnyomó és a hivatali épületen kívüli munkavégzés alkalmával használt bélyegző). A használó a bélyegzőket és a negatív pecsétnyomót a) másnak csak az ügykezelőnél történő előzetes átírás után adhatja át; b) szolgálati viszony megszűnése esetén az ügykezelőnek köteles visszaadni; c) bv. szerven belüli áthelyezés esetén köteles leadni és az új munkahely ügykezelőjénél újat felvenni; Bélyegző vagy negatív pecsétnyomó elvesztése esetén a használó köteles közvetlen vezetőjét soron kívül tájékoztatni és a pótlásról gondoskodni. 311. A bv. szerv megnevezését vagy kódszámát tartalmazó körbélyegző eltűnéséről és a bélyegző felkutatására tett intézkedésről 8 munkanapon belül, majd az ügyben lefolytatott eljárásról az eljárás befejezésekor a bv. szerv vezetője a bv. szerv titokvédelmi'felügyelőjét írásban értesíti. 312. Az ügykezelő köteles a) folyamatosan ellenőrizni jelen Szabályzat betartását, az ellenőrzés során tapasztalt rendellenességeket közvetlen vezetőjének írásban jelenteni, b) minden hónap 5-ig írásban jelenteni vezetőjének szám, tárgy, ügyintéző neve szerint - az egy hónapnál hosszabb idő óta kint lévő, elintézetlen és az irattárból kivett iratokat. Kivételt képeznek a véglegesen vagy a hosszabb elintézési határidőt igénylő ügyekben kiadott iratok (pk: építkezések, technikai eszközfejlesztések, stb.). 313. A bv. szervek, illetve a szervezeti egységek vezetői kötelesek folyamatosan ellenőrizni az iratok készítésének, nyilvántartásának és kezelésének rendjét, a határidők .nyilvántartását, a vonatkozó rendelkezések végrehajtását. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket kötelesek írásban rögzíteni. 314. A szervezeti egységek megbízottjai határidő-nyilvántartás alapján havonta kötelesek jelenteni közvetlen vezetőiknek, mely iratot nem kapták vissza a kijelölt ügyintézőtől (a "'Saját kezű felbontásra" jelzéssel érkezetteket is). Az ügykezelés ellenőrzése 315. A bv. szervek ügykezelésének központi szervezése, szakirányítása és felügyeleti ellenőrzése az országos parancsnokság Jogi és Igazgatási Főosztályának feladata: Az országos parancsnokság szervezeti egységei által végzett felügyeleti ellenőrzés során az ügykezeléssel összefüggő feladatokat is ellenőrizni kell. Az ellenőrzés során féltárt titoksértésre utaló mulasztásokról és szabálytalanságokról a titokvédelmi felügyelőt írásban tájékoztatni kell. 316. Az ügykezelést minden év január 1. és január 20. közötti időszakban az önálló iktatást végző szervezeti egység vezetője által írásban kijelölt, legalább három főből álló bizottságnak kell ellenőriznie. A bizottságba ügykezelőt is ki kell jelölni. 317. Az ügykezelés ellenőrzése kiterjed: a) az ügykezelés szabályainak betartására; b) a minősített iratok készítésének, nyilvántartásának, minősítésének, kezelésének, őrzésének és továbbításának rendjére; c) az ügyek elintézésére; d) az iratok meglétére. 318. Az iratok meglétének tételes ellenőrzése kiterjed: - az ügykezelő által az előző évben iktatott és a kiadási füzetben nyilvántartott minősített és nyílt iratokra, - a vezetőknél és beosztottaknál lévő iratokra, függetlenül a kiadás időpontjától; - a főnyilvántartásban szereplő anyagokra /könyvekre, dossziékra, stb./; - bélyegzőkre, negatív pecsétnyomókra. Az iratok tételes ellenőrzése az iktatókönyv /iktatólap/, a kiadási füzet és a huzamosabb ideig kint maradó iratok nyilvántartása alapján történik. 319. A tételes ellenőrzés után az iktatókönyvben /iktatólapon/ szerepelnie kell annak, hogy az irat hol található /pl: irattárban, véglegesen megküldték vagy még nem érkezett vissza/. Az ügykezelő az elintézés alatt álló ügyeket feljegyzi, visszaérkezésüket ellenőrzi: 320. A bizottság az ellenőrzés eredményéről jegyzőkönyvet készít, amely tartalmazza a hiányosságokat, irathiány esetén az irat iktatószámát, tárgyát, példány- és lapszámát, valamint a felelős személy nevét, rendfokozatát és beosztását. A jegyzőkönyvet a bv. szerv vezetője láttamozza és feltünteti a hiányosságok megszüntetésére, a mulasztást elkövetők felelősségre vonására tett intézkedéseket. 321. A jegyzőkönyv egy példányát minden év január 31-ig az országos parancsnokság Jogi és Igazgatási Főosztályára kell megküldeni. A jegyzőkönyvhöz mellékelni kell az előző évi iktatott iratokról készített ügyiratforgalmi kimutatás, amely tartalmazza a bv. szervnél, szervezeti egységnél: - a nyílt iktatások számát, - a minősített iktatások számát és - az iktatások számát összesen, valamint - a rendszeresített és tényleges titkos ügykezelői és ügykezelői létszámot.
