Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar

Kereskedelem - Az iratkezelés szabályozásáról. Melléklet:mintaszabályzat és irattári terv. • 1971.08.24 [12/1971. (K. É. 25.) Bk. M. sz. utasítás = Kereskedelmi Értesítő 1971/25.]

értékelje az egyes szervezeti egységek ügykör beosztását, azok jelentőségét és az ott keletkezett iratok mennyiségét. Irattári terv Az ügy kör-jegyzékek alapján kell elkészíteni az irattári tervet. Az irattári terv fő tagolódásának követnie kell a szerv szervezeti felépítését. Az irattári tervbe bele kell foglalni a szerv teljes iratforgalmát. (Iktatott iratokat, belső ügyforgalom iratait, terveket, térképeket, hangszalagokat, fényképeket stb.) A szervezeti egységnek megfelelő csoportosításban felsorolt ügyköröket egységesen, pontosan és félreérthetetlenül kell meghatározni. A tételekben felsorolt ügyköröket az irattári tervben egységesen számjellel kell ellátni. Célszerű minden egyes szervezeti egység számára tételszámokat üresen hagyni az ügykörökben beálló esetleges változások keresztül vezetése érdekében. Iratok őrzési idejének feltüntetése Az irattári tervnek tartalmaznia kell az egyes iratfajták őrzési idejét, valamint a nem selejtezhető iratfajtákhak az illetékes levéltárba történő átadásának idejét is. Az irattári teryben minden ügykört meg kell jelölni, de azokat áz ügyköröket, amelyekben évente több mint 200 irat keletkezik, tovább kell bontani, tagolni. Célszerű az ügykör-jegyzék összeállításánál a szerven belül egységes gyűjtőfogalmakat használni és az iratok őrzésének időpontját csak a szükségeshez mérten megállapítani. Kerülni kell az egyes'iratfajták túlzott részletességgel való meghatározását, illetőleg azok feleslegesen hosszú ideig való őrzését. Az iratfajták őrzési idejének meghatározásánál a szerv, vagy szervezeti egység adottságait, raktározási, kezelési lehetőségeit és a keletkezett iratanyag- mennyiségét is figyelembe kell venni. Az egyes iratok selejtezésénél az azzal kapcsolatos jogszabályok rendelkezéseit kell figyelembe venni. Az iratok őrzési idejét — az időközben bekövetkezett jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően — az irattári tervben módosítani kell. Az irattári terv módosításánál az illetékes levéltár szakvéleményét ki kell kérni. Az egyes iratfajták őrzési idejére ez idő szerint az alábbiakban közölt jogszabályok rendelkezései az irányadók: Adóügyek iratainak őrzéséről rendelkezik: A vállalatok és szövetkezetek adóigazgatására, költségvetési kapcsolatainak lebonyolítására és pénzügyi revíziójára vonatkozó eljárás szabályairól szóló 29/1967. (XII. 15.) PM. számú rendelet 14. §-a. Árképzéssel kapcsolatos iratok őrzéséről rendelkezik : az „árképzési irányelvek a könnyűiparban" című 14/1967. (ÁT. 46.) ÁH. sz. utasítás 4. §. (2) bekezdése, valamint a 65. § (2) bekezdése. Munkakönyvek őrzéséről rendelkezik: a munkakönyvek kiállításáról, kezeléséről, nyilvántartásáról és munkakönyvekbe történő bejegyzésekről szóló 12/1967. (X. 20.) Mü. M. számú rendelet 11. §-a., 22. §^a és a 22. §. (3) bekezdése. Számviteli bizonylatok őrzési idejéről rendelkezik: a számvitel rendjéről szóló 1968. évi 33. sz. tvr. 16. §-a. Az állami vállalatok és szövetkezetek mérlegkészítési kötelezettségéről szóló 45/1060. (V. 10.) PM. számú rendelet 5. §. (2) bekezdése és a 9. §-a. A számvitel bizonylati rendjéről szóló 9/1969. (III. 18.) PM. számú rendelet 6. §. (3) bekezdése, Titkos iratok kezeléséről rendelkezik: az államtitok és szolgálati titok védelméről szóló 14/1971. (IV. 15.) Korm. számú rendelet 8. §-a. III. Az iratok nyilvántartása Az ügykezelés szervezésétől függően kell megállapítani az iratok nyilvántartásának rendjét. Iratok átvétele Az iratok átvételét a központi kezelőiroda, a központi irányító vagy az egyes szervezeti egységek kezelői irodája végezheti. Az iratok átvételére vonatkozó szabályozásnál figyelemmel kell lenni a postafiók naponkénti kiürítésére, a személyesen vagy futár útján hozott iratok, táviratok, távmondatok stb. átvételére. Postabontás Meg kell határozni: — ki jogosult a küldemények felbontására, — mikor, naponta hányszor kell azt végezni, — soronkívüli postaküldemények és a különleges eljárást igénylő bizalmas küldemények felbontásával kapcsolatos eljárást, — küldemények vezetőnek való bemutatásának rendiét,