Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar

Kereskedelem - Az iratkezelés szabályozásáról. Melléklet:mintaszabályzat és irattári terv. • 1971.08.24 [12/1971. (K. É. 25.) Bk. M. sz. utasítás = Kereskedelmi Értesítő 1971/25.]

— a küldeményhez mellékelt értékek, illetékbélyegek kezelésével vagy ezek hiányakor követendő eljárást, — a tértivevénnyel kapcsolatos teendőket. Nyilvántartásbavétel A legelterjedtebb iktatási, nyilvántartási rendszerek a következők: — sorszámos iktatás, — alapszámos rendszer, — alszámos iktatás, — főlajstromos rendszer, — együttes nyilvántartási és mutató>ási rendszén, — nyilvántartási dosszié rendszer. Sorszámos iktatás esetén minden iratváltás külön nyilvántartási számot kap. A sorszámozást minden évben eggyel, illetve decentralizált ügykezelés esetén, ha az egyes szervezeti egységeknek számkeretet osztottak, a számkeret legkisebb jf£. számával kell kezdeni és az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. Az egy ügyben keletkezett elő- és utóiratok sorszámát az ügyiraton és a nyilvántartásban jelölni kell. Az alapszámos rendszer többféle lehet: Változatlan alapszámos rendszer, évenként megújuló alapszámos rendszer, előrehaladó alapszámos rendszer. A változatlan alapszámos rendszerben az egy ügyben keletkezett iratokat az elsőként keletkezett vagy beérkezett irat iktatószámán tartják nyílván akkor is, ha az ügyben még több éven át keletkeznek iratok. Évenként változó alapszámos rendszer esetén az egy ügyben keletkezett valamennyi iratot évenként a legelső irathoz kapcsolják, de ha az ügy átnyúlik a következő évre vagy évekre, mindig a tárgyév első iratának iktatószáma lesz az alapszám. Az előrehaladó alapszámos rendszer esetében az alapszám mindig az ügyben keletkezett legutolsó irat iktatószámával azonos. Alszámos iktatás esetén minden egyes ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap. Az egyazon ügyben érkező további ügydarabok azonban már nem kapnak önálló sorszámot, hanem az erre fenntartott meghatározott számú rovat lehetőségei között — abban a tárgyban elsőnek nyilvántartásba vett ügydarabok sorszámának eggyel kezdődő alszámait kapják. Főlajstromszámos iktatásánál az ügyek kapnak nyilvántartási számot és a naptári évekre való tekintet nélkül az egyazon ügyben keletkezett valamennyi iratot ezen a számon tartják nyilván. A tárgyban később érkező iratok ugyanazon főlajstromszámon belül kapnak alszámokat. Epyüttes nyilvántar

tási és jxuitatíszáti tex

uJSZBXz ben a

z ügyiratok iktatása és mutatózása betűsoros nyilvántartásban történik. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyszersmind mutató is, az egyes ügyeket az irat azonosítására legmegfelelőbb címszó kezdőbetűje szerint kell a nyilvántartásba bevezetni. Az egyes betűknél az iratok sorszámozását eggyel kell kezdeni és azt az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. E rendszerben az iraton az azonosításhoz szükséges sorés évszám mellett a betűjelzést is fel kell tüntetni. Nj^tántaxtáá r/nvKrié-renrlsrPThpj]^ az irattári terv alapján meghatározott tételszámokon belül alszámosan tartják nyilván az egyazon tárgyhoz, témához, ügykörhöz tartozó iratokat. Ezeket az iratokat az irattári terv tételszámaival azonos számú dossziéban helyezik el. Bármelyik nyilvántartási rendszer alkalmazható, de a szerven belül csak egyfajta nyilvántartási rendszer lehetséges. Az ügyforgalom nagysága, az ügyek fontossága, illetve a szerv jellege, szervezeti felépítése, részlegeinek területi elosztása, más szervekkel való kapcsolata, az iratkezelők és ügyintézők iratkezelési ismeretei határozzák meg azt, hogy mely szervnél melyik nyilvántartási rendszert célszerű alkalmazni. Nyilvántartás adatai A nyilvántartásnak tartalmaznia kell az iratok azonosításához, az irat hollétének megállapításához és az ügyben történt intézkedés vizsgálatához szükséges következő adatokat: az irat sorszáma, az irat kelte, kitől érkezett, annak iktatószáma, tartalma, kezelési feljegyzések, irattárba helyezésének ideje, irattári terv szerinti tételszáma. Az iratok nyilvántartását naplóban vagy kartonokon lehet vezetni. Pontosan meg kell határozni, hogy a nyilvántartás rovatait miként kell kitölteni, mily módon kell' bejegyezni az ügyirat továbbításának tényét, a határidőre helyezését, a gyűjtőív használatát. Célszerű az egy ügyre vonatkozó összes iratot együtt kezelni és a lehetőséghez képest az egyik iktatószámból alapszámot képezni. Kerülni kell a külön lapon vezetett iratjegyzékek és gyűjtőívek használatát. Nem szabad külön iktatókönyvet vezetni a beérkező és a kimenő iratok nyilvántartására. Az egyes irattári tételeket úgy is ki lehet alakítani, hogy a szervek egy-egy ügyre vonatkozó iratanyagot együtt kezelik, illetőleg tárolják és azon belül tagolják az irattári tételeket. Iratok összeállítása Meg kell határozni az iratok összeállításának, csatolásának rendjét. Az iratok csatolását úgy kell végrehajtani, hogy az összeállított ügyirat az