Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar

Kereskedelem - Az iratkezelés szabályozásáról. Melléklet:mintaszabályzat és irattári terv. • 1971.08.24 [12/1971. (K. É. 25.) Bk. M. sz. utasítás = Kereskedelmi Értesítő 1971/25.]

(2) Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, vagy helyette új szervet létesítenek iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni. (3) Ha a szerv feladatait több szerv veszi át, a szerv összes iratait annak a szervnek az irattárában kell elhelyezni, amely a megszűnő szerv feladatainak legnagyobb részét veszi át. (4) Ha a megszűnő szerv feladatait más szerv nem veszi át, akkor a felszámolt szerv iratait a Pénzintézeti Központnak kell átadni, amely az iratokat a vonatkozó rendelkezések szerint, de legalább 5 évig köteles megőrizni. 23. §. A megszűnő szerv iratait a nyilvántartásukra és tárolásukra szolgáló eszközökkel együtt kell az illetékes szervnek átadni és az átadásról három példányban jegyzőkönyvet kell készíteni. A megszűnő szerv iratainak elhelyezéséről az illetékes levéltárat — az iratok átadása előtt legalább 8 nappal — tájékoztatni kell. IX. Hatályba léptető rendelkezések 24. §. (1) Ez az utasítás kihirdetése napján lép hatályba, rendelkezéseit az 1972. év január hó 1. napja után keletkezett iratokra kell alkalmazni. (2) Az 1972. év január hó 1. napja előtt keletkezett iratok őrzésének és selejtezése módjának tekintetében továbbra is a 45/1958. (Vn. 30.) Korm. számú rendeletet, valamint annak végrehajtására kiadott 30/1965. (K. É. 7.) Bk. M. számú utasítást kell alkalmazni. (3) A szervek kötelesek új iratkezelési rendjüket — az elkészített iratkezelési szabályzatok alapján — 1972. év január hó 1. napjától bevezetni. Űj szerv létesítése esetén az iratkezelési szabályzatot a szerv működésének megkezdésétől számított 6 hónapon belül kell elkészíteni. Dr. Sághy Vilmos s. k., a belkereskedelmi miniszter első helyettese 1. sz. melléklet a 12/1971. (K. É. 25.) Bk. M. sz. utasításhoz IRATKEZELÉSI MINTASZABÁLYZAT A Belkereskedelmi Minisztérium közvetlen felügyelete alá tartozó vállalatok, intézmények, szervek (a továbbiakban: szervek) iratkezelési mintaszabályzata a következő: I. Az ügykezelés szervezeti formája Az iratkezelési szabályzat elkészítésénél elsősorban az ügykezelés szervezeti formáját kell meghatározni. Az ügykezelés szervezetében három forma alkalmazható: központosított ügykezelés decentralizált ügykezelés vegyes ügykezelés. Központosított ügykezelés esetén az ügykezelés minden lényeges mozzanata a szerv egészére nézve egy központi helyen, a központi kezelőirodán történik. Decentralizált ügykezelés szerint az ügykezelés alapvető teendőit a szerv egyes szervezeti egységeinél — a szervezeti egységek iratkezelői vagy osztályirodái — látják el. Vegyes ügykezelésnél az ügykezelési teendőket az ügyrendi meghatározás szerint részben a szerv központi kezelőirodája, részben pedig az egyes szervezeti egységek iratkezelői, osztályirodái vagy esetleg az ügyintézők végzik. Az ügykezelés szervezési alapelvének megválasztásánál mérlegelni kell a szerv nagyságát, ügyforgalmát és az ügyek feletti áttekintés lehetőségét. Meg kell határozni az ügykezelés szerven belüli felügyeletét és ellenőrzésének rendjét. Legcélszerűbb, ha ezt a feladatot a szerv igazgatási ügyeit összefogó szervezeti egység végzi. II. Irattári terv Az iratok rendszerezése irattári terv alapján történik. A szerveknek különös gondot kell fordítani az irattári tervek elkészítésére. Ügykör-jegyzék Az irattári terv elkészítése érdekében minden egyes szervezeti egységtől és önálló hatáskörben eljáró ügyintézőtől be kell kérni a hozzátartozó, illetve az általa rendszeresen ellátott ügyek jegyzékét. Az ügykör-jegyzék összeállításánál meg kell határozni az iratok selejtezésének idejét és egy-egy ügykörön belül fel kell tüntetni a fontosabb, hoszszabb őrzést igénylő iratok csoportját. Az ügykör-jegyzékben meg kell jelölni, hogy egy-egy iratfajtát mikor kell további őrzésre az illetékes levéltarnak átadni. A jól összeállított ügykör-jegyzék lehetőségei biztosít arra, hogy a szerv vezetője áttekintse és