Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar

Kereskedelem - Az iratkezelés szabályozásáról. Melléklet:mintaszabályzat és irattári terv. • 1971.08.24 [12/1971. (K. É. 25.) Bk. M. sz. utasítás = Kereskedelmi Értesítő 1971/25.]

történeti értékűek, amelyekre már az ügyvitel érdekében nincs szükség és amelyek őrzési ideje lejárt. (2) A selejtezés megtörténtét az ügyviteli segédkönvekben, valamint az irattári jegyzékben a megfelelő tételszámnál a „kiselejtezve" szónak, valamint a selejtezés évének bejegyzésével kell jelezni. Ha az irattári tételen belül egyes iratok visszatartása szükséges, ezekről külön jegyzéket kell felvenni, amelyet a selejtezési jegyzőkönyvhöz és az irattári jegyzékhez kell csatolni. 15. §. (1) Iratokat az irattárból megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából kiemelni csak a selejtezési eljárás után szabad. Iratokat más módon elidegeníteni, megsemmisíteni, illetőleg használhatatlanná tenni tilos. (2) Az iratkezelési szabályzatban kell rendelkezni a selejtezés alá vont iratokban levő idegen iratok (magánszemély vagy más szerv iratai) viszszaadásának módjáról is. 16. §. (1) Az iratok selejtezéséről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a kiselejtezett irattári tételek számát, évkorét és mennyiségét. (2) A szervek kötelesek az iratselejtezést 30 nappal előbb az illetékes levéltárnak írásban bejelenteni és a selejtezésről készült jegyzőkönyvet két példányban az illetékes levéltárhoz megküldeni. (3) A kiselejtezett iratokat megsemmisíteni, nyersanyagként felhasználni vagy hulladékként értékesíteni csak az illetékes levéltár ellenőrzése, illetőleg jóváhagyása után szabad. 17. §. (1) A szervek vezetői kötelesek a selejtezéssel járó feladatok ellátására selejtezési felelőst kijelölni, aki az iratok történeti értékét, vagy ügyviteli szükségességét ismeri. (2) Ha a selejtezéskor az egyes iratok tartalmi elbírálásánál kétely merül fel, a történeti értékű iratok vonatkozásában az illetékes levéltár, az ügyviteli iratok vonatkozásában a szervek vezetői döntenek. VI. Iratok levéltárba adása 18. §. (1) A szervek kötelesek a ki nem selejtezhető iratokat, a történeti értékű iratokat amelyekre az ügyvitel érdekében már szükség nincs — legalább 15 évi őrzés után — az illetékes levéltárnak átadni. (2) A történeti értékű és ki nem selejtezhető iratokat ötévenként kell az illetékes levéltárnak átadni. Az iratok átadásának időpontját a szervek és az illetékes levéltár vezetői állapítják meg. 19. •§. (1) A szervek kötelesek a levéltári átadásra kerülő irattári tételeket naprakész nyilvántartásaikkal együtt, rendezett állapotban az illetékes levéltárnak átadni. A levéltár megtagadhatja az olyan iratári anyag átvételét, amely indokolt véleménye szerint nem felel meg a rendelkezéseknek. (2) Az illetékes levéltárnak csak teljesen lezárt évfolyamú iratanyagot szabad átadni. Az átadott iratanyagról, valamint az ügyvitel érdekében a szerveknél visszatartott iratokról jegyzéket kell készíteni és azt az illetékes levéltár rendelkezésére kell bocsátani. (3) Az iratanyagot a nyilvántartásukra és tárolásukra szolgáló eszközökkel együtt kell az illetékes levéltárnak átadni. Az iratok átadásával járó költségeket az átadó szervnek kell viselni. VII. Iratkezelés ellenőrzése 20. §. (1) A szervek vezetői kötelesek az iratkezelést és az irattározást ellenőrizni és a súlyosabb iratkezelési szabálytalanságokról az illetékes levéltárat tájékoztatni. <2) A szervek iratkezelésének és irattárának irányításával, ellenőrzésével vezetőállású dolgozót, az irattári feladatok ellátásával pedig irattárost kell megbízni. 21. §. A szervek iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét — az iratkezelési szabályzat alapján — az illetékes levéltár ellenőrzi. Az illetékes levéltár az ellenőrzés során észlelt hiányosságokról a szervek vezetőit értesíti. VIII. Megszűnt szervek iratai 22. §. (1) A szervek megszűnése esetén — a megszüntető határozatban — az irattári anyagok további elhelyezéséről és kezeléséről rendelkezni kell.