Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar

Kereskedelem - Az iratkezelés szabályozásáról. Melléklet:mintaszabályzat és irattári terv. • 1971.08.24 [12/1971. (K. É. 25.) Bk. M. sz. utasítás = Kereskedelmi Értesítő 1971/25.]

— felsorolja az egyes irattári tételek számát, tárgyát, irattári őrzési idejét, selejtezhetőségét, valamint a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának idejét, a sajátos iratkezelési adottságoknak megfelelően. (2) A szervek ügyintézői, illetve ügykezelői az iraton elintézés után, vagy az irattárba helyezés előtt kötelesek az irattári tervben meghatározott — tárgyilag megfelelő — irattári tételszámot feltüntetni. 7. §• (1) A szervek kötelesek a szervezeti felépítésükben, ügyköreikben bekövetkezett minden változást az irattári terven keresztül vezetni. (2) A szerveknek az irattári tervet minden év végén felül kell vizsgálni és azt — az illetékes levéltár meghallgatásával — a változásoknak megfelelően módosítani kell. III. Iratok nyilvántartása 8. §. (1) A szerveknél állandó vagy átmeneti jelleggel keletkezett valamennyi iratot nyilvántartásba kell venni. Az iratok nyilvántartásának rendjét az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni. (2) Az iratok nyilvántartásának meghatározásánál figyelemmel kell lenni a szervek jellegére, szervezeti felépítésére, a szervezeti részlegeik területi elosztására, más szervekkel való kapcsolatára, valamint az iratforgalom nagyságára és fontosságára. 9. §• A szervek kötelesek az iratok nyilvántartását úgy meghatározni, hogy az az iratok forgalmát, annak számbavételét, a határidők megtartását és az ügyiratok elintézésének ellenőrzését biztosítsa. 10. §. (1) Az iratokat a keletkezésük, illetve beérkezésük időpontjában kell nyilvántartásba Venni. A nyilvántartásnak az iratok azonosításához feltétlen szükséges legfontosabb adatokat kell tartalmazni. {2} Az iratok nyilvántartása — központilag, szervezeti egységenként, vagy ügykörök szerint — iktatással vagy a szervek, illetőleg az iratok jellegének megfelelő más, célszerű módon történhet. (3) A szervek kötelesek az iratok nyilvántartásához, megőrzéséhez szükséges személyi (iratkezelő, irattáros), valamint dologi (felszerelt tárolóhely, irattár és egyéb segédletek) feltétételeket — a gyakorlati igényeknek megfelelően — biztosítani. IV. Iratok megőrzése 11. §. (1) A szervek kötelesek irattárat fenntartani, az iratokat abban megőrizni és az irattári anyag rendeltetésszerű használhatóságáról gondoskodni. (2) Az irattár helyiségének és berendezésének megválasztásánál arra kell törekedni, hogy az a biztonsági, tűzrendészeti előírásoknak, valamint a gazdaságos és korszerű követelményeknek megfeleljen. (3) A szerveknek az irattárat fenyegető veszélyek (nedvesség, gombásodás, rovarok, rágcsálók kártevése stb.) megelőzéséről gondoskodni kell és időről időre el kell rendelni e szempontból az irattár megvizsgálását és a szükséges intézkedések megtételét. 12. §. (1) A szervek kötelesek az elintézett ügyek iratait az irattárba elhelyezni és ott az iratokat — az irattári tervnek megfelelően — tételszámok, azon belül iktatószámok alapján csoportosítani, illetőleg kezelni. (2) Az irattárba őrzött iratokról raktári jegyzéket kell vezetni, amelyen az iratok "raktári (tárolási) helyét és az irattári terv szerinti csoportosítását fel kell tüntetni. (3) Ha a szervek központi irattárral rendelkeznek, akkor az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni, hogy a szervezeti egységek irattárai mikor kötelesek irataikat további őrzésre a központi irattárnak vagy az illetékes levéltárnak átadni, 13. §. A szerveknek különös gondot kell fordítani a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, tudományos, műszaki, művelődési vagy egyéb szempontból jelentős történeti értékű (a továbbiakban: történeti értékű iratok), valamint a folyamatos ügyintézéshez hosszabb ideig szükséges iratok őrzésére. Az egyes történeti értékű iratok nem selejtezhetők és ezt az iratokon is fel kell tüntetni. V. Iratok selejtezése 14. §. (1) A szervek kötelesek — legalább 5 évenként mindazokat az iratokat kiselejtezni, amelyek nem