Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar

Kereskedelem - Az iratkezelés szabályozásáról. Melléklet:mintaszabályzat és irattári terv. • 1971.08.24 [12/1971. (K. É. 25.) Bk. M. sz. utasítás = Kereskedelmi Értesítő 1971/25.]

5. Molnár Károly, miniszterhelyettes Vendéglátó és Idegenforgalmi Főosztály Élelmiszer és Vegyi Kereskedelmi Főosztály Kereskedelmi és Vendéglátóipari Múzeum, Kereskedelmi Minőségellenőrző Intézet, Csemege Kereskedelmi Vállalat, 14. élelmiszer- és vegyikereskedelmi vállalat, 13. szálloda- és vendéglátóipari vállalat. Igazgatási Főosztály a Jogszabályok A belkereskedelmi miniszter 12/1971. (K. É. 25.) Bk. M. számú utas ítása az iratkezelés szabályozásáról A levéltári anyag védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. sz. tvr. végrehajtása tárgyában kiadott és a 34/1970. (IX. 13.) Korm. számú rendelettel módosított 30/1969. (IX. 2.) Korm. számú rendelet 3. § (1) bekezdése alapján — a művelődésügyi miniszterrel egyetértésben — az alábbiakat rendelem. I. Az utasítás hatálya i 1. §• (1) Az utasítás hatálya kiterjed a Belkereskedelmi Minisztériumra, a közvetlen felügyelete alá tartozó vállalatokra, intézményekre, szervekre (a továbbiakban: szervek), azok működésével kapcsolatban keletkezett rendeltetésszerűen irattáraikban, illetve kép- és hangfelvételtáraikban őrzött iratokra, irattári tételekre és anyagokra (a továbbiakban: iratok). (2) Iratnak kell tekinteni a szervekhez érkezett, valamint a szervek működése során — bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával — keletkezett írott szöveget, számadatsort, térképet, tervrajzot, hangjegyet, gépi adatfeldolgozás útján létesített adatot. (3) Iratnak kell tekinteni továbbá az ügyviteli segédkönyveket (iktatókönyv, mutató, lajstrom, nyilvántartó könyv, illetőleg karton), az irathoz csatolt mellékleteket, a könyvelési bizonylatokat, valamint a gyorsírói feljegyzéseket is. 2- §• Az utasítás rendelkezéseit értelemszerűen alkalmazni kell a különlegesen kezelt (bizalmas, titkos, stb.) iratokra is. II. Iratkezelési szabályzat és irattári terv 3. §. (1) Az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni az irat elintézésének teljes útját, postai átvételét, nyilvántartását, rendszerezését, irattározását, selejtezését és levéltárba történő átadását stb. (2) Az iratkezelési szabályzat elkészítésénél figyelemmel kell lenni a szervek sajátos iratanyagára, raktári és tárolási adottságaira, valamint arra, hogy az iratkezelés a szervek működését, ellenőrzését, az iratanyag védelmét és az iratselejtezés könnyítését szolgálja. (3) A szervek kötelesek az iratkezeléssel kapcsolatos szervezési feladatokat megoldani. Az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni a szervek ügykezelésének szervezeti formáját és annak szerven belüli felügyeletét. 4. '§. (1) A szervek kötelesek az iratkezelési szabályzatukat az irataik átvételére rendeltetésszerűen jogosult levéltár {a továbbiakban: illetékes levéltár) szakvéleményének meghallgatásával — az utasítás 1. és 2. sz. mellékletét képező iratkezelési mintaszabályzat és irattári tervminta alapján — elkészíteni. (2) A szervek kötelesek az iratkezelési szabályzatukat — az illetékes levéltár egyetértése után — 2 példányban a minisztérium Vállalatfelügyeleti és Számítástechnikai Főosztályának jóváhagyásra megküldeni. (3) A szervek iratkezelési szabályzatának jóváhagyását a Főosztály vezetőjének hatáskörébe utalom. (4) A szervek kötelesek a jóváhagyott iratkezelési szabályzat 1 példányát az illetékes levéltárnak megküldeni. 5. §. (1) A szervek kötelesek irattári tervet készíteni, amely — az iratkezelési szabályzat részeként — a2 ügyköröknek megfelelően tárgyi csoportokba (a továbbiakban: irattári tételekbe) foglalja a szervek teljes iratforgalmát. (2) Az irattári tervet a szervek szervezeti felépítésének (osztályainak, csoportjainak stb.) és ügyköreinek megfelelően kell tagolni. 6. §. (1) A szervek irattári terve — az utasítás 2. számú mellékletét képező irattári tervminta alapiár