Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar

Igazságügy, rendvédelem - Az igazságügy-miniszter utasítása a büntetés-végrehajtási szervezet iratkezelési szabályzatának kiadásáról. Melléklet: irattári terv. • 1998.01.01 [7/1998. (IK 12.) IM utasítás = Igazságügyi Közlöny 1998/12.]

a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártát követő naptári év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni 338. A levéltári anyagot rendezetten, teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel, az átadó bv. szerv költségére, három példányban elkészített átadás-átvételi jegyzőkönyvvel kell átadni az illetékes közlevéltárnak. 339. Az őrzési időt - érdemi intézkedést igénylő esetben az ügyben tett utolsó érdemi intézkedéstől, ügyviteli segédkönyvek esetében az utolsó ügy bejegyzésétől, - állóeszköz, készletek nyilvántartásainál pedig az adott állóeszköz, készlet kezelésének, használatának megszűnésétől években kell számítani. ' ' Az iratok selejtezése 340. Az iratokat az őrzési idő eltelte után selejtezni kell. A selejtezés időpontját a bv. szerv vezetője határozza meg. A selejtezés helyéről és idejéről a selejtezés megkezdését megelőzően legalább 30 nappal írásban kell az illetékes közlevéltárat értesíteni. Közölni kell, hogy a selejtezés mely időszak milyen jellegű irataira terjed ki, és a selejtezésre szánt iratanyag" előreláthatólag milyen mennyiségű. Ha az irattári anyagban olyan iratok vannak, amelyek az irattári terv szerint nem selejtezhetők, azokat a bv. Szerv az irattárban visszatartja: 341. A selejtezésre 3 tagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. A selejtezési bizottság vezetőjét a bv. szerv vezetője jelöli ki. A bizottság egyik tagja ügykezelési ismeretekkel kell,, hogy rendelkezzen., 342. A selejtezési bizottság feladata: - a selejtezés szakszerű megszervezése és végrehajtása, - a selejtezés során az államtitok és a szolgálati titok megőrzésének biztosítása. 343. A selejtezés során gondoskodni kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból - az előírt megőrzési időig - csak az eredeti példány kerüljön megőrzésre. A nyilvántartásba vett iratok felesleges példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni és annak megtörténtét az irattári példányon fel kell tüntetni. 344. A selejtezésről három példányban jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: - a selejtezés idejét és helyét, - a selejtezést végző személyek nevét, munkakörét és beosztását, - a selejtezett iratok ügyszámát és keletkezésének évszámát, - a selejtezés ellenőrzése során tapasztalt hiányosságokat és az azok megszüntetésére vonatkozó intézkedéseket, - a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály, illetve szabályzat megjelölését, - a selejtezett irat mennyiségét iratfolyóméterben. A jegyzőkönyvet a selejtezést végző dolgozók aláírják és azt a bv. szerv bélyegzőjével ellátják. 345. A selejtezésről készült jegyzőkönyv három példányát meg kell küldeni az illetékes közlevéltárnak. A selejtezett iratokat csak a selejtezési jegyzőkönyvre vezetett levéltári hozzájárulás után lehet megsemmisíteni, felhasználni, illetőleg értékesíteni. 346. A selejtezést az iktatókönyvben, kartonon, illetőleg - ha vezetnek - az irattári könyvben is a megfelelő tételnél "selejtezve" illetve a "levéltárnak átadva" szövegnek, valamint a selejtezés évének a bejegyzésével kell feltüntetni. Ha a selejtezésre kerülő anyagból egyes iratok visszatartása szükséges, ezekről külön jegyzéket kell felvenni, és azt a selejtezésről szóló jegyzőkönyvhöz kell csatolni. 347. A selejtezésről felvett jegyzőkönyvet az irattárban elkülönítetten kell őrizni. 348. A bv. szerv a nem selejtezhető iratokat és adathordozókat használható állapotban köteles tartani. 349. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat ne lehessen megállapítani.. A hulladékanyag hasznosító vállalatnak a selejtpapírt csak zúzott állapotban vagy zsineggel átkötött zsákokban, két, szállítással megbízott munkatárs felügyeletével szabad átadni. Ez utóbbi esetben az iratok megsemmisítésére csak a bv. szerv dolgozójának állandó jelenlétében kerülhet sor. 350. Az országos parancsnokság igazgatási osztályvezetője felügyeleti ellenőrzés keretében, a bv. szerv vezetője pedig a selejtezések végzése során köteles az iratselejtezést ellenőrizni. 351. A büntetés-végrehajtás országos parancsnoka előzetes bejelentés alapján lehetővé teszi az illetékes közlevéltár részére a bv. szervek, szervezeti egységek irattárának ellenőrzését. Büntetés-végrehajtási szervek irattári terve 352. A bv. szervek iratainak nyilvántartásba vétele és kezelése jelen Szabályzatban foglaltak alapján szervezeti egységenként, ezen belül az ügyek jellege szerinti csoportosításban történik.