Igazságügy, rendvédelem; Ipar, általános; Kereskedelem; Könnyűipar
Igazságügy, rendvédelem - Az igazságügy-miniszter utasítása a büntetés-végrehajtási szervezet iratkezelési szabályzatának kiadásáról. Melléklet: irattári terv. • 1998.01.01 [7/1998. (IK 12.) IM utasítás = Igazságügyi Közlöny 1998/12.]
betelnek, akkor a következő üres sorszámot kell felhasználni, megjelölve a kiinduló sorszámot. 225. Az "M" adathordozók tervezeteit és az átiratok fogalmazványát külön lapon, illetve munkafüzetben kell készíteni. A kidolgozás során feleslegessé váló munkapéldányok, sokszorosított vagy másolati példányok megsemmisítéséről az "M" ügykezelőnek jelen Szabályzat előírásai szerint kell gondoskodnia. 226. Az "M" adathordozók sokszorosítása, illetve azokból másolat vagy kivonat készítése csak a minősítő engedélyével történhet. Az eredeti iraton fel kell tüntetni, hogy arról.másolat vagy kivonat kinek a részére, hány példányban készült. Ezeket az adatokat az iktatókönyvben is rögzíteni kell. 227. A másolaton vagy a kivonaton fel kell tüntetni: - az "M" adathordozó minden lapján (ha több oldalból áll) középen "Másolat" vagy "Kivonat" megjelölést, kivonat esetén az eredeti "M" adathordozó iktatási számát és tárgyát; - az "M" adathordozó utolsó lapjának bal oldalán alul "A másolat (kivonat) hiteles" szövegű záradékolást, a készítés dátumát és a másolat (kivonat) hitelesítőjének nevét. 'Az" "M" adathordozókba történő' betekintés, megismerés és a tárolás rendje 228. Az "M" adathordozókba történő betekintésre és a megismerésre, továbbá az "M" adathordozók tárolására jelen Szabályzat előírásai vonatkoznak! 229. Áz "M" adathordozók tartalmát a felkészülésbe bevont, név szerint kijelölt személyek ismerhetik meg, feladatkörüktől függően részlegesen vagy teljesen. Minősített adatot tartalmazó iratba a minősítő által kijelöltek tekinthetnek be. '' Fenti személyek az "M" adatkezelés szabályainak megfelelően nyilvántartott és részükre kiadott "M" adathordozókat a lemezszekrényen belül, a többi minősített adathordozótól elkülönítetten kötelesek tárolni. Az "M" adathordozók irattározási rendje 230. Valamennyi "M" adathordozót, amely további ügyintézést nem igényel - a tervek kivételével - témakörönként külön-külön iratgyűjtőben kell tárolni (irattározni). A terveket a mindenkor érvényben levő utasításokban meghatározott személyek részére kell átadni. Az iratgyűjtőn belül az "M" adathordozókat tartalomjegyzékre fel kell vezetni és az itt kapott sorszámot az adathordozón fel kell tüntetni. Az iktatókönyvben rögzíteni kell az irattározás dátumát. Az iktatókönyvet és az iratrendezőket minden évben le kell zárni. Ha egy év alatt az iratrendezőbe kevés irat kerül elhelyezésre, akkor a következő év azonos témakörű iratait ismét ide kell elhelyezni. Az "M" adathordozók érkeztetése, átadása, továbbítása és felhasználása 231. Az "M" adathordozók érkeztetése során a titkos ügykezelők a Szabályzatban rögzített módon a borítékba zárt, "M" számmal ellátott "M" adathordozót - az "M"adatkezelés előírásainak megfelelő nyilvántartásba vétel végrehajtása érdekében - az országos parancsnokságon a Védelmi Főosztály ügykezelőjének, más bv. szervnél az erre kijelölt ügykezelőnek kötelesek átadni, függetlenül attól, hogy a boríték kinek van címezve. Az átadás végrehajtása során az érintetteknek az alábbiak szerint kell eljárni: a) az "M" ügykezelő az átvett "M" küldeményeket a saját kezű felbontásra címzettek kivételével - köteles felbontani, majd nyilvántartásba vétel után az illetékes vezetőnek (a címzettnek) vagy a helyettesének további intézkedésre átadni; b) a saját kezű felbontásra jelzésű "M" küldeményeket is az "M" ügykezelőnek kell átadni, aki - az átadókönyvbe való bejegyzés után - azt felbontatlanul köteles a bv. szerv vezetőjének továbbítani. A bv. szerv vezetőjének intézkedéséig az adat nyilvántartásának az átadókönyvbe való bejegyzést kell tekinteni; c) ha a küldeményt tévedésből vagy helytelen címzés következtében bontották fel, akkor a borítékon ezt a tényt, a felbontás időpontját, valamint a felbontást végző személy nevét fél kell tüntetni. 232. Az "M" adathordozókat a bv. szerven belül a belső átadókönyvön keresztül, aláírás ellenében lehet átadni. Az átadókönyvben áz átadás tényét az iktatószám, a példányszám és a terjedelem feltüntetésével' úgy kell rögzíteni, hogy az átadás időpontja, az átvevő heve és szolgálati beosztása pontosan megállapítható legyen. Szerven belüli átadásnak kell tekinteni a tervek, valamint az "M" adathordozók főosztályok, igazgatóságok, osztályok részére történő átadást is. 233. Az "M" adathordozók továbbítása során az alábbi kiegészítésekkel kell e Szabályzat előírásait alkalmazni: a) a borítókon fel kell tüntetni: bal oldalon felül: - a küldő szerv megnevezését (fejbélyegző); - az "M" adathordozó iktatószámát (több adathordozó együtt történő megküldése esetén valamennyi iktatószámot; jobb oldalon felül: - a minősítési fokot; középen: - a címzett nevét, rendfokozatát, beosztását, - a címzett szerv megnevezését,
