Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezeléséről - határozat és végrehajtási utasítás. • 1963.12.19 [1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat<CR>5/1963. (T K 78.) K E sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1963/78.]

26. § Visszaérkezett küldemények (1) A visszaérkezett, egyenként bejegyzett küldemények folyószámát a feladókönyvben feltűnően be kell keretezni, és a „megjegyzés" hasábban fel kell tüntetni a visszaérkezés napját. (2) A kezelő köteles a visszaérkezett küldeményt és a vonatkozó ügyiratot a munkanaplóba való bejegyzés után soronkívül bemutatni az ügyintézőnek. A küldemény ismételt kézbesítésének megkísérlését a 25. § (3) bekezdésében előírt módon a korábbi feljegyzést követően fel kell tüntetni. Ha a küldemény — az ügyintéző által megállapítottan — cím hiánya vagy egyéb ok (pl. az ügyfél halála) miatt nem kézbesíthető, a borítékra fel kell jegyezni a kézbesítés elmaradásának okát és a feljegyzés keltét, majd a kiadványt borítékával együtt, amennyiben egyéb intézkedés nem szükséges, irattárba kell tenni. Az ismételten megkísérelt kézbesítés során a kiadványon feltüntetett esetleges határidőt módosítani kell, majd a „kezelési feljegyzések" rovatba be kell jegyezni az újabb postára adás keltét. (3) A kézbesítés után visszaérkezett tértivevényt iktatás nélkül az ügyirathoz kell csatolni. V. FEJEZET EGYÉB BEJEGYZÉSEK AZ IKTATÓKÖNYVBE. IRATTÁRI KEZELÉS 27. § Kezelési feljegyzések (1) Az iktatókönyv „kezelési feljegyzések" rovatába csak a legszükségesebb feljegyzéseket szabad bejegyezni. Ilyenek pl. a csatolás jelzése és az ügyirat eredetben történő elküldését jelző utalás (Er. félnek, bíróságnak VIII. 18.). (2) A „kezelési feljegyzések" rovatban piros színű ironnal „P", „KB" betűk bejegyzésével kell jelezni a panaszbeadványokat, illetőleg a közérdekű bejelentéseket. E rovatba jegyezhető be továbbá minden olyan, az ügy minőségét kiemelten jelző bejegyzés, melynek alkalmazását az illetékes szakfelügyeleti szerv elrendeli. 28. § Határidőnyilvántartás (1) A határidős kezelésre vonatkozóan az ügyiraton előírt időpontot az iktatókönyv „Határidő" rovatába a kitűzött hónap és nap feltüntetésével grafit ceruzával kell bejegyezni. (2) A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve, határidős irattartókban, vagy határidős szekrényben, a számuk sorrendjében kell kezelni. (3) Ha a válasz a kitűzött határidőre, vagy a határidő lejárta előtt beérkezik, az ügyiratot a határidős ügyiratok közül ki kell emelni és a határidőre vonatkozó feljegyzést az iktatókönyv „határidő" rovatában törölni kell. A továbbiakban az általános szabályok szerint kell az ügyiratokat az ügyintézőhöz továbbítani. (4) A határidő lejárta előtti napon azokat a határidős ügyiratokat, amelyekre válasz nem érkezett, ki kell emelni a határidős ügyiratok közül. Ha az ügyiraton sürgetésre vonatkozó utasítás szerepel, a kezelő a rendszeresített nyomtatványon a válaszadásra megállapított újabb határidő feltüntetésével az elintézést megsürgeti. Ezután az iktatókönyv „Határidő" rovatába az elmulasztott határidőt áthúzza (nem törli) és helyette bejegyzi az újabb határidőt. Az ügyiratot ezután az újabb határidőnek megfelelően a (2) bekezdés szerint kezeli. Ha a kitűzött újabb határidőn belül sem érkezik válasz, az ügyiratot munkanaplóval az ügyintézőhöz kell továbbítani. Ha a kezelő nem sürgetésre, hanem csak bemutatásra kapott utasítási, az ügyiratot a határidő lejárta után munkanaplóval továbbítja az ügyintézőhöz. 29. § Kézi irattár (1) A két évnél nem régebbi iratokat a kézi irattárban kell őrizni. A kézi irattár (továbbiakban: irattár) kezelése az iktatást ellátó szerv feladata. (2) Irattárba helyezni csak határidő kitűzése nélkül kiadmányozott olyan ügyiratot szabad, amelynek kiadványait már továbbították és ezt az ügyiraton feltüntették, illetőleg, amelynek irattározására írásbeli utasítást adtak (pl. Tudomásul véve, irattár! név .... hó .... nap). (3) Irattárba helyezés előtt a kezelő köteles az ügyiratot átvizsgálni abból a szempontból, hogy a kezelői utasításoknak, illetőleg a kezelés szabályainak megfelelő módon eleget tettek-e; az esetleges mulasztást pótolni keli. (4) Az irattárba helyezést az iktatókönyv „Irattárba helyezés, ideje" rovatában a hónap és nap bejegyzésével fel kell tüntetni. A hónapot római számmal kell jelölni. (5) Az ügyiratokat a postázás napján, de legkésőbb a postázást követő napon irattárba kell tenni. (6) Az ügyiratokat az irattárban szakigazgatási szervenként, ezen belül a számok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni. Az egy ügyre vonatkozó iratokat hosszirányban összehajtott (ún. fraktúr) formában, iratkötegekben, vagy fektetett formában irattartóban, illetőleg iratdobozban kell tárolni. Az iratkötegeket fedőlemezek közé kell tenni úgy, hogy két fedőlemez között levő iratköteg vastagsága lehető

1 eg ne haladja meg a 20 cm-t. A felső fedőlemezen fel kell tüntetni a szakigazgatási szerv nevét, az iratok keletkezésének