Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - A tanácsi szervek ügyiratkezeléséről - határozat és végrehajtási utasítás. • 1963.12.19 [1028/1963. (XII. 17.) Korm. sz. határozat<CR>5/1963. (T K 78.) K E sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1963/78.]

évszámát, valamint a kötegben levő ügyiratok kezdő és végső iktatószámát. 30. § Központi irattár (1) A két évnél régebbi keletű, teljes naptári év ügyiratait minden év januárjában a megtelelő iktató és segédkönyvekkel együtt a központi irattárnak kell átadni. (2) Az ügyiratok átadásáról négy példányban jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni: — kötegenként! bontásban az egyes kötegekben levő iratok kezdő- és végső számát; — az iratok évszámát; — az iktató- és segédkönyveket egyenként megnevezve

1

, feltüntetve az iktatókönyv kezdő és végső folyószámát. A hiányzó iratokról a számok felsorolásával ugyancsak négy példányban hiányjegyzéket kell készíteni, és azokat a jegyzőkönyvi példányokhoz kell csatolni. A jegyzőkönyvet mind az átvevő (igazgatási osztály), mind az átadó szakigazgatási szervnek be kell iktatnia és irattárba kell helyeznie. A jegyzőkönyv harmadik példánya a központi irattár raktárjegyzéke. A negyedik példányt meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. A központi irattár anyagának állapotában beálló változásokat (pl.: selejtezést) a vonatkozó jegyzőkönyvi példányon (raktárjegyzéken) át kell vezetni. (3) A (2) bekezdésben előírt szabályokat kell értelemszerűen alkalmazni az esetben is, ha a központi irattár iratait, illetőleg annak egy részét az illetékes levéltárnak adják át. (4) A központi irattárban kell kezelni a megszűnt szakigazgatási szerv iratait a két év letelte előtt is, ha a szakigazgatási szervnek jogutódja nincs és ezért az iratok további kezelésére nem adhat rendelkezést. (5) A központi irattárat központi iktatás esetében a központi iktatóiroda mellett, osztott iktatás esetén pedig az ügyiratirányító mellett célszerű elhelyezni. Erre a célra száraz, tűzbiztos helyiséget kell biztosítani. (6) A központi irattár kezelőjét az igazgatási osztályvezető bízza meg. Az irattár kezelőjén kívül más személy a központi irattárban csak indokolt esetben és csak a kezelő jelenlétében tartózkodhat. (7) Az igazgatási osztályvezető, illetőleg az irattáros személyében beálló változás esetén a központi irattárat is át kell adni. Az átadás-átvétel a raktárjegyzék alapján történik. (8-) Az ügyiratok és a kezelési könyvek megőrzésének időtartamát és selejtezésük módját a selejtezési jogszabályok állapítják meg. 31. § Az ügyiratok kiadása az irattárból (1) Az ügyintézők általában sem a határidős, sem a már véglegesen elintézett, tudomásul vett, irattárba helyezhető iratokat nem tarthatják maguknál. Ha egyes iratok (pl. felsőbb rendelkezések, elvi állásfoglalások) visszatartása a napi munka érdekében indokolt, az iratról ügyiratpótló-lapot kell készíteni. Az ügyiratpótló-lap a következő adatokat tartalmazza : — az ügyirat száma; — az ügyirat tárgya; — az ügyintéző neve és beosztása; — az átvétel (visszatartás) hónapja és napja; — a visszaadásra (leadásra) megjelölt határidő. (2) A visszatartott ügyiratról készített ügyiratpótlólapot a megjelölt határidő szerint vagy —i időpont megjelölése híján — az év végére határidős nyilvántartásba kell tenni. Az iktatókönyv határidő rovatába az ügyirat leadásának várható időpontját kell feljegyezni. A visszatartott ügyiratokat az iktatási év végén le kell adni, tehát a visszaadásra a következő évre áthúzódó határidőt megjelölni nem lehet. (3) Irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra és általában csak 15 napra szabad kiadni. A kiadáshoz — kivéve, ha azt az ügy intézője kéri — a szakigazgatási szerv vezetőjének engedélye szükséges. (4) Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótlólapot kell készíteni, melyet mint elismervényt, az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótlólapot az irattárban az ügyirat helyére kell tenni. A kiadott ügyiratokról kölcsönző naplót kell nyitni, melybe az ügyirat számát, az átvevő nevét és a visszaadásra megjelölt határidőt be kell jegyezni. (5) Az ügyirat visszaadását — amennyiben 15 napon belül, illetőleg az ügyintéző által a visszaadásra megjelölt határidő leteltéig nem érkezett vissza az irattárba — sürgetni kell. Ha a kiadott ügyiratot a sürgetés ellenére 30 napon belül sem küldik vissza az irattárba, ezt a szakigazgatási szerv vezetőjének be kell jelenteni. 32. §. Másolat, jegyzet készítése, betekintés az iratokba (1) A kiadmányozás megtörténte után az ügy iratairól hiteles másolat készítésére és kiadására csak az ügyintéző adhat engedélyt, és az engedély megadását az irattári példányra fel kell jegyezni.' (2) A hiteles másolat elkészítéséről, valamint a másolati illeték lerovatásáról az iktatóiroda, illetőleg az irattár vezetője gondoskodik. A hiteles másolatot „A másolat hiteles" szavakkal, kelte-