Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartása. I. Rész: Útmutató a csoportszámos iratkezelés bevezetéséhez. II. Rész: Csoportszámok. III. Rész: Csoportszámok betűsoros mutatója. • 1951.12.12 [178/1951. (IX. 30.) M.T. sz. rend.; 0.004-18/1951. I. B. M. (BK. 28.) sz. = Belügyi Közlöny 1951/28.]

bízzuk a postaelosztást, a másik irodára pedig a postatovábbítást. Minden esetben tavábsra is biztosítani kell, hogy az egy címre szóló levelek közös borítékban kerüljenek feladásra. I?ntkeze!ési terv. Mindegyik szervnek „iratkezelési tervet" kell készítenie. A szerv sajátos viszonyaira, ügyicrgalmára, esetleg ügykörének bonyolultságára figyelemmel tervszerűen e^őro meg kell állapítani a következőket: 1. Melyik csoportszámot fogja iratkeze'éséban használni. Ennek megállapítása célszerű az 1931. évben egyes ügykörökbon beérkezett iratokhoz igazodni. De segítse get nyújthat a szerv ügybeoeztása is. 12. Melyik ügykör iratainak nyilvántartására elégséges a két számjegyű csoportszám h'szná'ata. E tekintetben az egyes ügykörökben beérkezett iratmennyiséig az irányadó- Kisebb szerveknél áltáléban elegendő ,a kétszámjegyű csooortszám használata. A gyakorlati tapasztalat szerint 100—209 ügyet alkalmas azonos csoportszám alatt iktatni. Ilyen mennyiséget az év végén is gyorsan át lehet tekinteni. 3. Melyik csoportban szükséges a csoportszámot betű, vagy külön jelzéssel kiegészíteni. E tekintetben mindig az ügycsoport előző évi iratforgalma az irányadó 4. Szükséges-e állandó levelező számok alkalmazása. Állandó levelező számmal csak olyan szervet (vállalatot, intézményt) célszerű ellátni, amelyikkel valóban állandó és sűrű a levelezés. 5. Az iratkezelési terv foglalkozzék azzal a kérdéssel is, hogy melyik tömegesen érkező iratokat célszerű iratjegyzékeken, iktatni és kezelni? / Az iratkezelési terv megállapíthatja azt is. hogy melyik osztály (részleg) iratkezelési munkáját me_yik kezelői iroda, vagy iratkezelő lássa elA3 iratkezelés céljára kiválasztott csoportszámokat növekvő számsorrendben kimutatásba kell fog'aini. A kiválasztott csoportszámok mellé fel kell jegyezni, hogy azok alatt milyen tárgyú iratokat kell iktatni. A felsorolt ügyekről (ügytípusokról) szoros abc. sorrendben mutatót kell készíteni. Ez a két összeállítás képezi az iratkezelés alapját. Évtizedek múlva in pontosan megmutatják, hogy egy-egy csoportszám alatt milyen tárgyú (tárgykörbe tartozó) iratokat iktattunk, de a tárgymutató msgmu'a.ja azt is, hogy milyen tárgyú iratok melyik csoportszám alatt nyertek iktatást. Tájékoztatást és biztos iránytűt jelent munkaerő változás esetén. A zökkenőket kiküs ö'aöli és biztosítja, hogy azonos tárgyú iratok mindig azonos csoportszám a^tt szerepeljenek. Az osz'ályokra tagozódó szerveknél mindegyik csztály külön-külön készítsen iratkezelési tervet. Az osztályonként elkészített terveket az iratkezelés irányítója (helyi tanácsoknál a Vb. igazgatási osztálya) hangolja csszeAz összehangolásnál arra kell törekedni, hogy a fe'esleges csoportszámokat töröljük, illetve összevonjuk; több osztály által használt azonos csoportszámot — a szükséghez képest — úgy egészítsük ki. hogy lehetőleg már a csoportszám jelezze az ügyet intéző osztályt is. Az elkészített tárgy és számszerinti jegyzékeket ki keil adni a posta elosztással megbízottnak és minden iratkezelőnek. A megállapított tervet évközben csak elkerülhetetlen szükség esetén szabad megváltoztatni. Termésre'esen a szerv hatáskörének bővülése esetén a tervet megfelelően ki ke

1

! bővíteni és az esetleges ügykör, vagy ügybeosztás változásokat a kimutatásokban mindig fel kell jegyezni. Az iratkezelési terv a szerv ügyvitelének megjavítását célozza. Ezért az iratkezelési tervet a sierv (osztály) munkaértekezleten vitassa meg. Az iratkezelési tervet a szerv vezetője hagyja jóvá. A terv alapján készült szám és tárgyjegyzéket minden év végén a nyilvántartólapokkal együtt kell összefűzni. Az iratkezelési tervet minden év végén át kell vizsgálni és az év tapasztalatainak megfelelően úgy kell kiegészíteni, illetőleg a szükségnek megfelelően módosítani, hogy a következő évben már a javított terv legyen az iratkezelés alapja. Jól beváltak a követkézmintájú jegyzékek: Csoportszám Külön jelzés A csoportszám alatt milyen tárgyú iratokat kell iktatni - Osztály jelzés Vezérszó (tárgy) Csoportszám (külön jelzés) Az osztály jelzése | 1 Az átmenettel kapcsolatos teendők. Az 1951. évben vezetett iktatókönyveket, lajstromokat, közigazgatási rendszámos nyiivántartólapokat 1951. év december hó 31-én a hivatali munkaidő végén az utolsó bejegyzésnél szabályszerűen le kell zárni. (Aláhúzás keiét, aláírás.) Az 1952. évben érkezett iratokat az előre elkészített esoportszámos nyilvántartólapokon kell iktatni. Az 1951. évben érkezett iratokat nem szabad csoportszámok alá átiktatni. Ezeket az iratokat még az 1951. évben (beérkezésük alkalmával) kapott iktatószám (rendszám) alatt kell elintézni és irattárba helyezni. Az 1952. év előtti iratokat nem szabad a csoportszá. által 1952. évben használt csoportszámok . által 1952. évben nyilvántartásba vett iratok vezérszó mutatója.