Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartása. I. Rész: Útmutató a csoportszámos iratkezelés bevezetéséhez. II. Rész: Csoportszámok. III. Rész: Csoportszámok betűsoros mutatója. • 1951.12.12 [178/1951. (IX. 30.) M.T. sz. rend.; 0.004-18/1951. I. B. M. (BK. 28.) sz. = Belügyi Közlöny 1951/28.]

Ha az átfutó Íratok száma kevés, elégséges az Iratokat beérkezésük időrendjében az átfutó jegyzékbe (könyvbe) bevezetni. Nagyobb átfutó ügyforgalom eseté, ben célszerű az iratokat iktatószámuk végződő száma szerint nyilvántartani. Az átfutó könyvben 1-től O-ig minden számnak külön-külön lapot (lapokat) nyitunk és az iratot iktatószámának utolsó számjegyének megfelelő Jelzésű lapon tartjuk nyilván. Természetesen lehet ettől eltérően az eddig legjobban bevált módszerrel is kezelni az átfutó iratokat. Ha azonban valamelyik iratot „illetékes elintézés" céljából küldik át egyik osztályról a másikra (vagyis az irat véglegesen az osztálynál marad), az iratot cé'szerű átiktatni. Azt, hogy az iratot milyen csoportszám és sorszám alatt iktattuk, a küldő osztály keze ői ével közölni kell Ennek az a célja, hogy az ótiktatós tényét a kezelő saját nyüvántartólspján feljegyezhesse. Nyomtatványok kérdése. A régi als-ámcs, vagy lajstromos Iktatásra használt nyomtatványokat, valamint a közigazgatási számrendszer nyilvántartólapjait továbbra is fel kell, használni. Az aiszémos, vagy lajstromos iktrtóivek felső részére előre nyomtatott kocka nélkül :s fel lehet jegyezni a csoportszámot, a különjelzést és a csoportszám tárgyátJelen Útmutatóhoz csatolt minták szerinti nyomtatványokat a Nyomtatványellátó Vállalat hozza forgalomba. VII. Jogszabályok jelzése. A törvények, törvényerejű rendeletek, minisztertanácsi rendeletek és határozatok kivételével a jogszabályokat csoportszámmal, évszámmal, a kihirdetés keltével és a kibocsátó szerv betűjelzésévei kell megjelölni. Más megjelölést használni nem szabad. Ez a jelzés az ikta'óezámot pótolja. Jogszabályok jelölésére a 0 val kiegészített háromjegyű csoportszámot kell használni akkor ia, ha a csonortszámot a jogszabályt kibocsátó szerv saját ügykezelésében további részekre bontotta. Amennyiben a jogszabály valamely kétszámjegyű csoport alá 6orc!t összes ügykört érinti, a jogszabály jelző számául a kétnullával kiegészített kétszámjegyű csoportszám szolgál. A jogszabályt mindig csak egy, a főtárgyat jelző csoportszámmal szabad megjelölni. Több csoportszámot akkor sem viselhet a jogszabály, ha a főtárgyhoz kapcsolódó egyéb kérdéseket is szabályoz. (Kihágást állapít meg stb.) A sorszám jelzi, hogy a naptári évben ugyanazon szervnek ugyanazon tárgykörben kibocsátott hányadik jogszabálya- A jogszabályok tehát legtöbbször nem az alatt a sorszám alatt jelennek mag. amely sorszám alatt az előkészítés munkája folyt. A sorszám folyamatosságának biztosítása a k'bocsátó szerv feladata. Célszerű, ha a szervnek a jogszabályok közzététele iránt intézkedő osztálya a közzétett jogszabályokról pontos nyilvántartási vezet. A kihirdetés hónapiát és napját a jelenleg ls használaton jelzéssel (zárójelben hónap és nap) kell az évszám után feltüntetni. A kihirdetés keltét követően kell a kibocsátó szerv betűjelét alkalmazni. A betűjelzésen túl a kibocsátó szerv főosztályának, osztályának, vagy a

1osztályának jelzését feltüntetni nem szabad. A közzététel iránt intézkedő osztály által vezetett nyilvántartást úgy keli megszerkesztene hogy a főosztály, osztály, vagy alosztály abból bármikor megállapítható legyen. A jogszabály megjelölésének helyes példája a következő: 7.910—4/1952. (II. 28.) Élm. M. A csoportszám (7910) jelzi, hogy a jogszabály mezőgazdasági termények begyűjtésére vonatkozik, a sorszám mutatja, hogy az élelmezési minisztériumnak 1952. évben a mezőgazdasági termények begyűjtésével kapcsolatban ez a negyedik rendelete. A jelzőszám többi része nem szorul bővebb magyarázatra, Ha a jogszabály nem a Magyar Közlönyben jelenik me.l, a. csoportszám, sorszám és évszám után e szakközlöny jelzése feltüntethető. Pl. B. K. — Belügyi Közlöny. VIII. Munkaszervezés — előkészítés. A munkaszervezés kérdései. Felszabadulásunk előtt az iratkezelést a bürolcratikusan széttagolt és bonyolult munkaszervezés jellemezte. A munkamozzanatokat különböző nyi.vánt"rtókönyvekben jegyezték fel. Nagyobb szerveknél ezeket a könyveket leggyakrabban külön irodakezelő vezette. Az Iratok mindegyik irodakezclo kezén megfordultak s mindegyik az irodakezelési teendőknek csak egy részlegét végezte el. A csoportszámos nyilvántartással több Iratkezelési munkamozzanat és ezek feljegyzésére szolgáló nyilvántartókönyv megszűnik. Számos iratkezelési teendő öszszevenható. Így pl megszűnik a mutatózás, s ezzel a mutatókönyv; az utóiratok iktatása és az elsiratok szerelésa összevonható Az iratkezeléshez szükséges nyonv tatványok is úgy vannak megszerkesztve, hogy az öszszes feljegyzések egy lapra kerüljenek. Az iratkezelési munkákat az új alapokhoz igazodva kell megszervezni. Legcélszerűbb a munkákat úgy beosztani, hogy egy irattal kapcsolatos összes iratkezelési teendőket egy Iratkezelő végezze. Ugyanaz az iratkezelő iktassa, szerelje, kezeljs, továbbítsa és irattározza az iratot. Az egyes ügycsoportok iratforgalmának számbavételével a nyilvántartóiapokat az egyforma megterhelés fi-, gyelembevételével úgy kell elosztani, hogy ugyanazon csoportba tartozó iratokat mindig ugyanaz az irodakezelő dolgozza fel. A gyakorlati tapasztalat szerint ilyen munkaszerve* zés mellett növekszik az egyéni felelősság. A irat valamennyi iratkezelési munkamozzanatáért egy dolgozó a felelősi. Jobban megismerik azokat az ügyköröket (ügye-, ket), amelyeknek iratait kezelik. Csökkennek a hibák, Szükséges-e minden osztálynál és munlcacsoportnál külön kezelő irodát szervezni? Osztályokra tagozódó szerveknél a központi segédhivatalokat meg kell szüntetni és át kell térni a decentralizált iratkezelésre. Az ügyforgalom nagyságára figyelemmel főosztályok, vagy nagyobb forgalmú osztályok mellé kezelő irodát kell szervezni. Több — különösen egymás mellett elhelyezett — ki' sebb forgalmú osztály, vagy csepert iratkezelési munka* ját egy közös iroda, vagy egv iratkezelő végezze. Végül kisebb forgalmú osztály vagy csoport iratkezelési teendőit az osztály, vagy csoport egyik beosztottja lássa el, más taendői mellett. Az NT. 402/23—1950. számú határozatában kö'.ölt fenti rendelkezéseket a legtöbb szervnél végrehajtották. Nagyobb ügyforgalmú kezelő irodákban több dolgozó látja el az iratkezelési teendőket, azonban az előbbi fejezetben említett megosztással. Számos helyen az iratkezelés közvetlenül az ügyintéző (ügyintéző csoport) mellett történik. Pl. a hatésági bizonyítványok kiadásá-,a irányuló kéréseket maga az ügyintéző, vagy mellé becsztoit kartárs ik atja és kezeli. Előnye az, hogy a bizonyítványok kiadását kérő dolgozóknak nem kell iktatóban, vagy más irodákban eljárni. Egy helyen iktatják és intézik el a kérelmeket. Az egyes csoportoknak kiadott nyilván'nr.ólapokat és hozzátartozó iratokat az év végén össze kell gyűjteni és a többi — az irodában kezelt — lapok között az iratokat pedig az irattári sorozatban elhelyezve kell tovább kezelni. Ahol az iratkezelést több kezelői iroda végzi, a posta átvételéra és szétosztására, valamint a levelek továbbítására postaelo.ztót kell szervesni. Kisebb fergialom esetén a postaelosztást és továbbítást az irodavezető, vagy valamely feevésbbá megterhelt iroda is elvégezheti. A munkát úgyis meg lehet szervezni, hogy egyik irodára