Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Az állami szervek iratainak csoportszámos nyilvántartása. I. Rész: Útmutató a csoportszámos iratkezelés bevezetéséhez. II. Rész: Csoportszámok. III. Rész: Csoportszámok betűsoros mutatója. • 1951.12.12 [178/1951. (IX. 30.) M.T. sz. rend.; 0.004-18/1951. I. B. M. (BK. 28.) sz. = Belügyi Közlöny 1951/28.]

Azt, hogy az Iratot határidős nyilvántartásba vettük, H. betű (határidő) és a határidő napjának beírásával kell az Irattári íeljegyzések rovatában jelezni. (Pl. H. yiiL 8.) Elöiratok szerelése. (A beérkezett iratoknak elintézésre előkészítése.) Hé ez ügy már megfordult hivatalunknál, az ügyre vonatkozó iratokat (előiratok) mindig hozzá kell tenni (szerelni) az utólag beérkezet irathoz (utóirat). Ez egyik előfeltétele a zavartalan ügyintézésnek. Az előiratok csatolását a nyilvántartóiapo-n íei kell jegyezni. Ezt o feiJegyzcist az üktaiássai egyidőben kell eivégezni. Amikor az utóirat érkezési adatalt a nyilvántartólapra íe'Jegyezzük, az előlrat irattálba helyezésére vonatkozó felJegyzést (az „Irattári feljegyzés" rovatija bejegyzett keltet) át kell húzni. A kelet áthúzása jelenti, hegy az előIratot csatoltuk az utóirathoz, A csatolás napját külön feltüntetni nc-m kell. Ezt megadja az utóirat beérkezésének kelta Amennyiben az iratok miig nem érkeztek irattárba, az iktatóbéiyegző alatt fel kell jegyezni, hogy &z előiratok hol találhatók (hol vannak). Pl Varga előadónál III/6., vagy II. o. IX/2. Az, hogy az előirat hol van, a nyilvántartúlap ,,az Irat hol találtató", illetve újabb nyomtatványokon „Kezelési feljegyzések" rovatából állapítható meg. Az e.őző •vekben iktatott előiratok csatolását a régi iktatókönyv, Irattári könyv, vagy számrendszeres nyilvántartólap megfelelő iktatószámánál kell feljegyezni. A feljegyzés úgy történik, hogy az előirat iktatószáma mellé beírjuk az:, hogy az iratot melyik csoportszám és annak melyik alszáma alatt iktatott irathoz csatoltuk. Az előadó jelzése a nyilvántartólapon. ' Abban az esetben, ha a nyilvántartólapon iktatott öszsaes ügyeket egy előadó intézi, az előadó nevét, vagy Jelzését a nyilvántartólap felső részén lévő, e célra szolgáló kockába kell beírni s az előadó nevét minden egyes iktatásnál feltüntetni nem keli. Ha azonban a nyilvántartólapon iktatott ügyeket több előadó intézi, az előadó tievét, vagy jelzését minden egyes iktatásnál a „Késelési feljegyzések" rovatban mindig fel kell tüntetni A nyilvántartólapok rendezése. A nyilvántartólapok rendezett kezelése nagymértékben megkönnyíti az iktatást és iratkezelést. Már említettük, hogy mindegyik főcsoport, csoport és alcsoport egymással összefüggő ügyek sorozatát fogja össze. Eszfcerü, ha egymással szorosan összefüggő iratok iktatására használt lapok is egymásután következnek sorozatunkban. A rendezésnél elsősorban a főcsoport, másodsorban a cscporl, harmadsorbsn az alcsoport és végül az esetleges további bontás jelzőszámait kell figyelembe venni PL: | 95 — Személyi állapot ügyel. ; $51 Állampolgárság. 952 — Anyakönyvvezeíés. 8522 — Születési anyakönyvi ügyek 9523 — Házassági anyakönyvi ügyek. 9524 — Halálozási anyakönyvi ügyek. 953 —> Névváltoztatás. 013 — Diplomáciai ügyek. A 9522—9524 jelzőszámok az anyakönyvi ügykör további bontásából keletkeztek, de mind az anyaltlinyvvezetés ügycsoportjához tartozó ügyeket jelölnek A 953 csoportszám már névváltoztatási ügyeket Jelöl. A nylV vántartóiapok rendezésénél tehát a 9522—9524 számi lapok megelőzik a £53. számú lapot. így az enyakönyv» vezetés ügycsoportjába tartozó lapok egymásután köve** kéznek. A nyilvántartólapokat keményebb kartonfedöle.pba helyezve úgy lehet kezelni, mint a régebbi mutatókönyveket. A regi fedőlapok felhasználandók Célszerű az egyes főcsoportokat, illetőleg csoportokat egymástól keményebls papirossal elválasztani. Nagyobb szervnél — ha van hozzávaló felszerelés — a nyilvántartólapokat kartoték* dobozban is lehet kezelni. Irofíü?-i beosztás. Az iratokat az irattárban, a nyilvántartólapok csoportosításával azonos módon kell elhelyezni és kezelni. Azt, hogy az irattárba helyezett iratokat irattartókban, vagy kéregpapircssal elválasztott csomókban, esetleg a helyi szükségletnek megfelelő más módon kezeljék, a csoport, számot használó szerv állapítja meg. Az iratokat továbbra is az eddig használt állványokon, vagy szekrényekben kell elhelyezni. Ahol ez célszerű, az egy csoportba tartozó iratokat nem sorszámuk hanem az ügyben szereplő személyek; vagy szervek nevének kezdőbetűi szerint szoros betűrendben lehet irattározni. Ezt az irattározási módszert több helyen eredményesen alkalmazzák. Előnye az, hogy a keresett iratot az irattári sorozatból az iktatószám ismerete nélkül is könnyen ki lehet emelni. A mellékleteket mindig abba az iraiba kell helyezni, amelyhez tartoznak. Nagyobb iratcsomagot az irattári csoportoktól el különítve kell kezelni. Ilyen esetben az irattári sorozatba jelzöcádulát kell tenni, amelyre fel kell jegyezni, hogy az ügy iratalt (vagy terjedelmesebb mellékleteit) hol őrzik Érkeztető (iktató) bélyegző. A csoportszámos iratkezelésben a beérke2»tt és nyílvéntartásba vett iratokat éppúgy el kell látni érkeztető bélyegzővel, mint eddig az iktatott Iratokat, Érkeztető bélyegző céljára továbbra is a meglevő iktató-bélysgzőt kell használni Hivatkozási szám. A csoportszámok használata nem pótolja a levelezéselalél használt hivatkozási (válaszirat) számot. A rendelet, átirat vagy megkeresés számára (csoportszám, sor szám, külön jelzés, osztályjalzés) a kiadványokban éppúgy kell hivatkozni, mint eddig. A megkeresésok iktatószámára való pontos hivatkozás jelentős mértékben megkönnyíti a postaelcsztast, az iratok iktatását és kezelését. Átfutó iratok kezelése. Más osztályról véleménynyilvánítás, hozzászólás, tudomásulvétel vagy láttamozás címén külött iratokat annál az osztálynál, amelyhez az iratok érkeznek, nem szabad ismét beiktatni. Ezeket az iratokat a küldő os tály iktatószáma alatt kell kezelni és ugyanezen szám alatt kell a küldő osztályhoz visszajuttatni. Má] osztálynál mé? iktatott iratot csak , átfutó" nyilvántartásba kell feljegyezni. Az átfutó iratok nyilvántartására általában a következő beosztású nyilvántar.ás használatos: Iktatószám es osztály jelzés Az érkezés napja Vezérszó vagy név Előadó A visszaküldés napja Jegyzet