Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Egészségügy - Az Egészségügyi Minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatának elkészítéséről. • 1971.09.06 1971.11.15 [30/1971. (Eü. K. 17.) Eü. M. sz. utasítás = Egészségügyi Közlöny 1971/17.; helyesbítés: Egészségügyi Közlöny 1971/22.]

megtörtént-e, irattárba helyezés előtt nem kell-e láttamoztatni, vagy határidőbe tenni. Azokat az ügyiratokat, ahol érdemi intézkedés nem történt, irattárba helyezni nem lehet. Az ügyiratot csak az „Irattárba helyezhető" feljegyzés és csak a kiadványozás megtörténte után lehet irattárba helyezni. Az ügyiratok megőrzési helyének az irattárat kell tekinteni. Irattári anyagok elhelyezése Az irattárak szervezésénél és elhelyezésénél fontos szempont, hogy azok az ügyintézéshez közel kerüljenek. Szervezeti egységekre lebontott, tagolt rendszernél a kezelőirodát lehetőleg a központban, könnyen elérhető helyen kell létesíteni. Mindenkor helyes egy központi irattár szervezése, ahol a kettő-három évnél korábban keletkezett ügyiratok tárolása és kezelése történik. A kezelőirodákat (irattárokat) száraz, pormentes, világos, szellőztethető helyiségekben kell elhelyezni és ügyelni kell a teherbíróképesség biztosítására és arra, hogy tűzbiztos és jól zárható legyen. A kezelőirodák (irattárak) berendezésénél (szekrény, polc, kezelőasztal, fűtés, világítás, tűzoltóberendezés, mosdó stb.) törekedni kell az előírásoknak megfelelő, gazdaságos és korszerű megoldására. Különös gondot kell fordítani az irattári anyagok védelmére, biztosítani kell a tároláshoz szükséges dossziék, fedőlemezek, irattári dobozok stb. beszerzését és gondoskodni kell a hygiénés követelmények biztosításáról. A kettő-három évnél korábban keletkezett ügyiratokat (ahol ilyen van) a központi irattárban kell elhelyezni. Szabályozni kell a központi irattárban elhelyezett ügyiratok kiadását és az ott végzendő kutatói munka engedélyezését. Orvosi kórtörténetek mikrofilmen történő megőrzése Az egészségügyi szerveknél a betegellátás során nagy mennyiségű kórtörténetek keletkeznek, ezek megőrzéséhez fontos népgazdasági érdek fűződik. A nagy mennyiségű kórtörténetek megőrzését és szakszerű kezelését nehezíti a tárolóhelyek hiánya. Az egészségügyi szerveknek a technika fejlődéséből eredően lehetőségük nyílik a felhalmozódott kórtörténetek tervszerű megőrzésének és tárolásának oly módon történő megoldására, hogy a kórtörténeteket mikrofilmen őrizzék tovább. Azok az egészségügyi szervek, amelyek a kórtörténteket mikrofilmre kívánják áttenni, illetve a mikrofilm alkalmazását be akarják vezetni, iratkezelési szabályzatukban az alábbi szempontokat kell felvenni: 1, Az egészségügyi szerv kiadványokat csak az eredeti, vagy pedig az eredeti kórtörténetének mikrofilm-felvételéről adhat ki. 2. A mikrofilmről készült kiadványokat és másolatokat csak az a szerv hitelesítheti, amelyik az eredeti kórtörténetről a mikrofilmet készítette. 3. Hiteles kiadványt csak a szerv által — az eredeti kórtörténetről — készült mikrofilmről lehet kiállítani, amennyiben a kórtörténetek között magánszemélyek, vagy más szervek által kiadott iratok is vannak (pl. munkáltatói igazolás, működési bizonyítvány, anyakönyvi kivonat, oklevél stb.) az ezekről felvett mikrofilm alapján hiteles másolatot lehet készíteni. (Ez egyébként nem jelent különbséget, mert minden szerv csak a saját okiratáról állíthat ki hiteles kiadványt, minden nála őrzött egyéb okiratról csak hiteles másolatot készíthet.) Az iratkezelési szabályzatban biztosítani kell. hogy a mikrofilm-felvétel az eredetivel azonos legyen, azt mindenben pontosan és híven tükrözze. Ennek feltételei az alábbiak: a) teljesség, vagyis a kórtörténetek valamennyi része mikrofilmre kerüljön (bevezető, zárórész. aláírások stb.); b) folyamatosság, tehát több lapból álló kórtörténet lapjainak felvételei a filmen egymásután következzenek, minden lapon fel kell tüntetni a nyilvántartási számot, beteg nevét, illetőleg más azonosító adatokat; c) az ellenőrzés lehetősége, aminek érdekében a kórtörténeteket egymástól el kell különíteni (üres filmkocka, választójel stb.) a kórtörténetek kezdetét és végét jelezni kell, a mikrofilm kezdetén és végén meg kell jelölni, hogy a filmtekercs kinek a kórtörténetét tartalmazza, kik végezték a mikrofilmre vételt; d) a mikrofilmek tárolásának módja: (az M. Sz. 3498—63. sz. szabvány betartása); e) a kiadványok és másolatok (fénymásolatok) készítésének, hitelesítésének, záradékolásának módját; A hatósági eljárásban a mikrofilm alapján készült kiadványok, illetőleg másolatok az iratkezelési szabályzat értelmében ugyanolyan jogi minősítés alá esnek, mint az eredetiről készült kiadványok, illetőleg másolatok. A hatósági eljárás során a felmutatott okirat hiteles kiadványként, illetve másolatként jelentkezik. Selejtezés Az irattári anyagnak azt a részét, amely nem történeti értékű és amelyre az ügyvitel érdekében már nincs szükség, ki kell s-lejtezni. A selejtezés az irattári terv alapján történik. Az irattár anyagát ötévenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni és ki