Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Egészségügy - Az Egészségügyi Minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatának elkészítéséről. • 1971.09.06 1971.11.15 [30/1971. (Eü. K. 17.) Eü. M. sz. utasítás = Egészségügyi Közlöny 1971/17.; helyesbítés: Egészségügyi Közlöny 1971/22.]

' Illetékköteles ügyiratokon az illetéklerovás megtörténtét a kezelőnek ellenőrizni kell. A nyilvántartást minden évben 1-gyel kell kezdeni és az év végéig megszakítás nélkül kell folytatni. A nyilvántartókönyvet az év végén, az utolsó bejegyzést követően a vezető aláírásával le kell zárni. Amennyiben egy évben ezer iratnál több kerül nyilvántartásra, mutatót kell készíteni. A mutatót betűsoros könyvben kell vezetni és ebbe a nyilvántartó-könyv tárgyrovatába bejegyzett szöveget az ott kiemelt szó (név, hely, tárgy) kezdőbetűjének, illetve kezdőbetűinek megfelelően kell bevezetni. Ez után kell beírni az adott irat nyilvántartási számát. Ha az iratban több név, hely, vagy tárgy szerepel, azokat külön-külön mutatózni kell. Nyilvántartásbavétel után az iratot aláírás ellenében (ez történhet a nyilvántartó-könyvben, vagy külön átadókönyvben) át kell adni annak, akit az ügy elintézésére a vezető kijelölt. Az ügyintéző jeladata A szervezeti egység vezetőjének feladata, hogy az ügyiratokat az ügyintézőre kiossza. Ezt a tényt az ügyiraton jelezni kell a kiosztás napjának feltüntetésével. Meg kell jelölni az ügyirat intézésének határidejét (pl. sürgős, ma azonnal stb.). A kezelőiroda a kijelölt ügyintézőnek az ügyiratokat kézbesítőkönyvvel adja át. A kijelölt ügyintéző az ügyirat(ok) átvétele után köteles meggyőződni annak hiánytalanságáról, majd az általa vezetett munkakönyvbe bejegyezni az ügyirat(ok) számát és az átvétel keltét. Az ügyintéző az ügyiratokat sürgősségük sorrendjében köteles elintézni. Az intézkedés történhet magán a nyilvántartásba vett beadványon, vagy az e célra rendszeresített előadóíven. Az előadóív használata esetén az ügyintéző az előadóívre rávezeti az ügyirat nyilvántartási számát, tárgyát és tételszámát, majd elkészíti az intézkedési tervet. Ha közbeeső intézkedésre van szükség (ami távbeszélői, telex, távirati intézkedést igényel, vagy az ügyben tárgyalást, megbeszélést kell folytatni), az intézkedéseknek minden mozzanatát házi feljegyzés formájában az ügyiraton fel kell tüntetni. Az ügyiratok kiadványozása Szabályozni kell a kiadványozási jogkört. A kezelőirodát táiékoztatni kell arról, hogy kik azok a személyek, akik kiadványozási joggal vannak felruházva. Az iratkezelési tervet mindig az arra illetékeseknek kell kiadványozni. A kiadványozás ,,K" betűjelzéssel, aláírással és a kiadványozás keltének megjelölésével történik. Kiadás után az intézkedési terven változtatást eszközölni a kiadványozó tudta nélkül nem szabad. A változtatás tudomásulvételét a kiadványozó aláírásával igazolja. A kiadványozó a kimenő tisztázatot (kórházi zárójelentés, orvosi igazolás stb.) sajátkezűleg írja alá és bélyegzővel látja el, vagy sk. jelzés esetén a kezelőirodán az elküldő ,,A kiadvány hiteléül", illetve a betegellátás területére rendszeresített bélyegző használatával hitelesíti. Az ügyintéző az ügyirat külzetén a kezelői és leírói utasítást írásban adja meg (pl. elküldés előtt, elküldés után lássa: irattárba helyezés előtt, vagy csatolja a 0 jelű mellékletet, határidő stb.). Az ügyiratot eredetben akkor kell továbbítani, ha az érdemi intézkedésre más szerv illetékes. Kezelési utasítások Az ügyintéző a kezelési utasításban rendelkezik a mellékletek csatolásának, az okiratok aláíratásának, láttamoztatásának, bélyegzővel való ellátásáról és a záradékok készítésének módjáról. Az ügyintéző utasítást adhat a válaszoknak gyűjtőíves kezelésére, az előiratok csatolása és az egyúttal elintézett ügyek iratainak kezelésére. Az ügyintéző köteles gondoskodni az értékes, pótolhatatlan mellékletek kísérő-jegyzékének elkészítéséről és az ezzel kapcsolatos eljárásról. Leírói és továbbítási teendők A leírónak utasítást kell adni a beadvány, a melléklet, házi feljegyzés kijelölt részének a másolására és arra, hogy milyen papírra és hány példányszámban kell a tisztázatot elkészíteni. A tisztázat elkészítésének módját részletesen szabályozni kell, meg kell határozni a tisztázat formai és alaki kellékeit és hogy mikor kell sokszorosítva, másolópapírral vagy a fogalmazvánnyal együttesen leírni. Leírás után a fogalmazványt és a tisztázatot öszszeolvasás útján egyeztetni kell. Az egyeztetést mindig két személynek kell végezni és az összeolvasás tényét az ügyiraton aláírással és az egyeztetés idejének feltüntetésével igazolni kell. A tisztázatok továbbítását a kezelőiroda vagy a továbbító iroda végzi. A továbbítás alkalmával a tisztázatot aláíratja (aláírja) és bélyegzővel ellátja, ha szükséges, a mellékleteket egyezteti és azután csatolja. Meggyőződik arról, hogy a kiadványozási az arra illetékes személy látta-e el és hogy a szükséges láttamozások megtörténtek-e, meggyőződik arról, hogy a címzés hibátlan és azután az utasításnak megfelelően (express, ajánlott, kézbesítővel, tértivevénnyel küldendő stb.) elküldi. Ügyiratok irattárba helyezése Minden nyilvántartásba vett ügyiratot irattárban kell elhelyezni. Az ügyiratokat irattárba helyezés előtt a kezelő köteles megvizsgálni, hogy a kezelő utasításoknak eleget tehessen, meggyőződik arról, hogy a szükséges tisztázatok továbbítása