Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Egészségügy - Az Egészségügyi Minisztérium felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzatának elkészítéséről. • 1971.09.06 1971.11.15 [30/1971. (Eü. K. 17.) Eü. M. sz. utasítás = Egészségügyi Közlöny 1971/17.; helyesbítés: Egészségügyi Közlöny 1971/22.]

vetkező változás esetében, ennek megfelelően — az illetékes levéltár meghallgatásával — az irattári tervet is módosítani kell. Az iratanyag átvétele és elosztása Szabályozni kell a szervhez beérkező küldemények (levél, csomag, távirat, sajtótermék és egyéb postai küldemény) átvételének helyét, módját, az átvett iratanyag felbontását, és a megfelelő helyre való továbbítását. A nyilvántartásba vétel (iktatás) A szerv címére beérkező minden ügyiratot sorszámos nyilvántartásba kell venni. Az iratok nyilvántartásba vétele (iktatás) nyilvántartási könyvbe történő bejegyzéssel, és ezzel egyezően egyidejűleg a nyilvántartó bélyegző lenyomásának az iraton való elhelyezésével és rovatainak kitöltésével történik. A sorszámos nyilvántartáson belül a) alapszámos b) gyűjtőíves nyilvántartást is lehet alkalmazni. Eszerint minden küldeményt, illetve a szerv által kezdeményezett minden ügyiratot külön sorszámon kell nyilvántartásba venni. A beérkező küldemény, illetve a szerv által kezdeményezett ügyben érkezett választ ugyanazon nyilvántartási számon kell elintézni. Alapszám kijelölésére akkor kerül sor, ha valamely ügyben az év folyamán előreláthatólag több levélváltás történik. Az évben elsőnek beérkező ügyirat száma az alapszám, amelyhez az év folyamán beérkező és külön-külön sorszámon nyilvántartásba vett ügyiratot beérkezési sorrendben gyűjteni kell. Ha az üggyel kapcsolatos levelezés a következő évben is folytatódik, az alapszámot a következő évben keletkezett új alapszámhoz kell szerelni. Az alapszámhoz tartozó ügyiratokat irattári irományjegyzékkel (borítólappal) kell összefogni, és ezen kell vezetni beérkezésük sorrendjében az alapszámhoz tartozó ügyiratok sorszámait, és a szükséges kezeléseket is ezen kell elvégezni. A gyűjtőíves nyilvántartás, ahol az egy tárgyban beérkező ügyiratok és jelentések az e célra rendszeresített külön nyilvántartólapon kerülnek nyilvántartásba. Gyűjtőíves nyilvántartásba vételt lehet elrendelni az államigazgatás szerveitől, intézeteitől, intézményeitől, valamint az állami vállalatoktól és az azonos tárgyban rendszeresen beérkező jelentésekre, kimutatásokra, valamint egyes intézkedések alapján nagy számban beérkező ügyiratok esetében. A kezelő gyűjtőíves nyilvántartásba köteles venni azokat az ügyiratokat, amelyeknek gyűjtőíves nyilvántartásba vételét a szerv vezetője elrendelte. A kezelő a gyűjtőívek kiállítása alkalmával az első ügyiratot sorszámos nyilvántartásba veszi. A beérkező válaszokat, jelentéseket a sorszámos nyilvántartási szám megtartásával a beérkezés sorrendjében gyűjtőíves nyilvántartásba jegyzi fel, és alszámmal látja el (pl. 10 000,2— 1970, 10 000 3—1970). Továbbiakban a sorszámos nyilvántartásba vett ügyiratokkal azonos módon kell eljárni. A beérkező összes ügyiratokat együtt kell irattározni. Az alapszámos és gyűjtőíves nyilvántartásokat a sorszámos nyilvántartással együttesen kell alkalmazni. Az alapszámos és gyűjtőíves nyilvántartás mint önálló nyilvántartási forma nem alkalmazható. Az iratok nyilvántartására minden év elején újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott és hitelesített nyilvántartó könyvet kell használni. A nyilvántartás (iktatás) az ügyirat beérkezése tényének rögzítése oly módon, hogy abból az ügyirat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, valamint az elintézés vagy annak érdekében tett közbeeső intézkedés bármely időpontban megállapítható legyen. A nyilvántartásba vételhez nyilvántartó bélyegzőt kell használni. A bélyegzőnek a következő adatokat kell tartalmaznia: a) a beérkezés napja, b) az ügyirat sorszáma, c) az iratkezelési tervben megállapított tételszám, d) az ügyintéző neve, e) a mellékletek száma vagy csomagjelzése, f) az alapszáma (ha alapszámos), g) amennyiben szerelés történt, a szerelés ténye. A nyilvántartó könyvbe a következő adatokat kell bejegyezni: a) a nyilvántartásba vétel napját, b) a sorszámát, c) a tételszámát, d) a beküldő nevét vagy a szerv megnevezését, számát, e) az ügyirat tárgyát, f) az esetleges alapszámát, g) a kezelési feljegyzéseket, h) az elintézés módját, i) az irattárba való elhelyezését. Ha az ügyiratnak előzménye van, azt a nyilvántartásba vétel alkalmával az utóirathoz hozzá kell szerelni, ha az előirat az irattárba nem érkezett vissza, jelezni kell, hogy az hol található. Téves bejegyzések esetén a megsemmisítés áthúzással történik, és a megszüntetés okát a nyilvántartó könyvben fel kell jegyezni. Törlőgumit használni nem szabad.