Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Utasítás a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól. Melléklet: 1-3) iratminták; 4) irattári terv; ügykörjegyzék és jelmutató az irattári tervhez. • 1973.11.26 [8/1973. (TK 51.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1973/51.]

Határidőnyilvántartás 27. §. (1) Határidő meghatározásakor az ügyiraton (előadói íven) előírt időpontot az iktatókönyv „Határidő" rovatába a kitűzött hónap és nap feltüntetésével grafit ceruzával kell bejegyezni. (2) A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve, határidős irattartókban vagy határidős szekrényben, a számuk sorrendjében kell kezelni. (3) Ha a válasz a kitűzött határidőre vagy a határidő lejárta előtt beérkezik, az ügyiratot a határidős ügyiratok közül ki kell emelni, és a határidő feljegyzést az iktatókönyv „Határidő" rovatában törölni kell. (4) A határidő lejárta előtti napon azt a határidős ügyiratot, amelyre válasz nem érkezett, ki kell emelni a határidős ügyiratok közül. Ha az ügyiraton (előadói áven) sürgetésre vonatkozó utasítás szerepel, a kezelő a rendszeresített nyomtatványon a válaszadásra megállapított újabb határidő feltüntetésével az elintézést megsürgeti. Ezután az iktatókönyv „Határidő" rovatában az elmulasztott határidőt áthúzza (nem törli), és helyette bejegyzi az újabb határidőt. Az ügyiratot ezután az újabb határidőnek megfelelően a (2) bekezdés szerint kezeli. Ha a kitűzött újabb határidőn belül sem érkezik válasz, az ügyiratot munkanaplóval az ügyintézőhöz kell továbbítani. Ha a kezelő nem sürgetésre, hanem csak bemutatásra kapott utasítást, az ügyiratot a határidő lejárta után munkanaplóval továbbítja az ügyintézőhöz. Irattári kivezetés 28. §. (1) A határidő kitűzése nélkül kiadmányozott olyan ügyiratokat, amelyeknek a kiadványait már továbbították, vagy amelyeknek az irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni. Az irattárba helyezést az iktatókönyv „Irattár kelte" rovatában a hónap (római szám) és nap (arab szám) bejegyzésével vagy bélyegzővel kell feltüntetni. (2) Kivezetéssel egyidejűleg az előadói ívről az iktatókönyvbe be kell jegyezni az irattári jelet (29. §). (3) Az ügyiratokat (a 27. §-ban foglalt eset kivételével) a postázás napján, de legkésőbb a postázást követő munkanapon kell irattárba tenni. Irattárba helyezés napjaként mindig a postázás napját, illetőleg a kiadói utasítás keltét kell feltüntetni. (4) Irattárba helyezés előtt a kezelő köteles az ügyiratot átvizsgálni annak megállapítása végett, hogy a kezelői utasításoknak, illetőleg a kezelés szabályainak megfelelő módon eleget tettek-e; az esetleges mulasztást pótolni kell. Irattári jel 29. §. (1) Az ügy típusát, az iratok ágazati hovatartozását, továbbá az irat selejtezhetőség szerinti minősítését irattári jel mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. (2) Az irattári jel összetevői: ügykörszám az ügy típusát; ágazati betűjel az ágazati hovatartozását; selejtezési csoportszám a selejtezhetőségét, illetőleg annak idejét mutatja. (3) Az irattári jelet az irattári tervhez (4. sz. melléklet) mellékelt ügykör- és irattári jelmutató alapján kell meghatározni. (4) A szerv csak az irattári tervben részére biztosított, a saját ágazatának megfelelő betűjelet alkalmazhatja. A községi szakigazgatási szerv által intézett iratok irattári jelének meghatározásánál az ügyirat tárgyának megfelelő ágazat betűjelét kell alkalmazni azzal, hogy községben az irattári terv általános részében [30. § (2) bek.] meghatározott valamennyi ügykörnél — előfordulásuk esetén — a titkársági jelként alkalmazott „U" betűt kell feltüntetni. (5) Az olyan ügyiratok esetében, amikor az eljárás során több intézkedést kell tenni és ezek iratainak önálló irattári jelük van, a jelet a fő intézkedés szerint kell meghatározni. VI. FEJEZET IRATTÁRI KEZELÉS Irattári terv 30. §. (1) A szakigazgatási szerv az iratait irattári terv szerinti csoportosításban (4. sz. melléklet) tárolja. Az irattári tervet olyan keret-tervnek kell tekinteni, amely felöleli a tanácsok ügyintézése során előfordulható ügyköröket és azok csoport-besorolási lehetőségeit. A szakigazgatási szerv azokat az ügykörcsoportokat alkalmazza, amelyekben az ügyintézése során irat keletkezik. (2) Az irattári terv általános része azokat az ügykörfajtákat tartalmazza, amelyek valamennyi vagy több szakigazgatási szervnél előfordulhatnak. Kézi irattár 31. §. (1) A két évnél nem régebbi iratokat a kézi irattárban kell őrizni. A kézi irattár (a továbbiakban: irattár) kezelése az iktatást ellátó szerv, illetőleg személy feladata. (2) Az ügyiratokat az irattárban az irattári terv szerinti csoportosításban, ezen belül az iktatószámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni. Az egy ügyre vonatkozó iratokat iratkötegekben kiterített formában, irattartóban, illetőleg iratdobozban kell tárolni. Az iratkötegeket szalagos irományfedél közé kell tenni úgy, hogy a benne