Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Utasítás a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól. Melléklet: 1-3) iratminták; 4) irattári terv; ügykörjegyzék és jelmutató az irattári tervhez. • 1973.11.26 [8/1973. (TK 51.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1973/51.]

levő iratköteg vastagsága lehetőleg ne haladja meg a 20 cm-t. (3) Ha az iratok mennyisége lehetővé teszi, több ügykörbe, de azonos selejtezési csoportba tartozó iratok együtt kötegelhetők. Központi irattár 32. §. (1) A két évnél régebbi keletű, teljes naptári év ügyiratait — az l-es selejtezési jelű [36. § (1) bekezdése] iratok kivételével — minden év januárjában a megfelelő iktató- és segédkönyvekkel együtt a központi irattárnak kell átadni. Az l-es selejtezési jelű iratok a kézi irattárból selejtezhetök. (2) Ha a központi irattárat külön szerv vagy személy kezeli, az ügyiratok átadásáról négy példányban jegyzőkönyvet kell készíteni. Azonos kezelő szerv vagy személv esetén 3 példányban egyszerű raktárjegyzéket kell készíteni. A jegyzőkönyvben (raktárjegyzékben) fel kell tüntetni: — az egyes kötegekben levő iratok darabszámát; — az iratok évszámát: — az iktató- és segédkönyveket egyenként megnevezve, feltüntetve az iktatókönyv kezdő és végső folyószámát. (3) A hiányzó iratokról a számok felsorolásával a szükséges példányban hiányjegyzéket kell készíteni és azokat a jegyzőkönyvi példányokhoz kell csatolni. Hiányjegyzéket akkor is kell készíteni, ha jegyzőkönyv nem készül. A jegyzőkönyvet (hiányjegyzéket) mind az átvevőnek, mind az átadónak be kell iktatnia és irattárba kell helyeznie. A hiányjegyzék egy példánya a központi irattáré. Ha a hiányzó iratok között olyan is van, amelyet az irattári terv szerint később a levéltárnak is át kell adni, égy külön példányt az iktatókönyvben mindaddig őrizni kell, amíg az évfolyam iratanyagát a levéltár részére átadják. Ekkor a hiány jegyzéket is átadják. A központi irattár anyagának állapotában beálló változásokat (pl. selejtezést) a megfelelő jegyzőkönyvi példányon (raktárjegyzéken) át kell vezetni. (4) A (2) bekezdésben előírt szabályokat kell értelemszerűen alkalmazni az esetben is, ha a központi irattár iratait, illetőleg annak egy részét az illetékes levéltárnak adják át. (5) A központi irattárban az irattári terv szerint elkülönülő csoportokba tartozó iratokat külön-külön kell kötegelni, és minden kötegen fel kell tüntetni az irattári jelet. Indokolt esetben — kisebb iratforgalmú szerveknél — a 31. § (3) bekezdése szerinti csoportosítás a központi irattárban is fenntartható. (6) A központi irattárat központi iktatáá eseében a központi iktatóiroda mellett, öáztott iktatás esetén pedig az ügyiratirányitó mellett célszerű elhelyezni. Erre a célra száraz, tűzbiztos helyiséget kell biztosítani. (7) A központi irattár kezelőjét a 30/1969. (IX. 2.) Korm. sz. rendelet 8. § (2) bekezdésének figyelembevételével kell megbízni. Az irattár kezelőjén kívül más személy a központi irattárban csak indokolt esetben és csak a kezelő jelenlétében tartózkodhat. (8) Az irattáros személyében beálló változás esetén a központi irattárat át kell adni. Az átadás-átvétel a raktárjegyzék alapján történik. Az ügyiratok visszatartása, illetőleg kiadása az irattárból 33. §. (1) Az ügyintézők általában sem a határidős, sem a már véglegesen elintézett, tudomásul vett, irattárba helyezhető iratokat nem tarthatják maguknál. Ha egyes iratok (pl. felsőbb rendelkezések, elvi állásfoglalások) visszatartása a napi munka érdekében indokolt, az iratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amely a következő adatokat tartalmazza: — az ügyirat száma és irattári jele; — az ügyirat tárgya; — az ügyintéző neve és beosztása; — az átvétel (visszatartás) hónapja és napja; — a visszaadásra (leadásra) megjelölt határidő. (2) A visszatartott ügyiratról készített ügyiratpótló lapot a megjelölt határidő szerint vagy — időpont megjelölése híján — az év végére határidős nyilvántartásba kell tenni. Az iktatókönyv határidő rovatába az ügyirat leadásának várható időpontját kell feljegyezni. A visszatartott ügyiratokat az iktatási év végén le kell adni, tehát a visszaadásra a következő évre áthúzódó határidőt megjelölni nem lehet. (3) Irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra és általában csak 15 napra szabad kiadni. A kiadáshoz — kivéve, ha azt az ügy intézője kéri — a vezető engedélye szükséges. (4) Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, melyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárban az ügyirat helyére kell tenni. A kiadott ügyiratokról kölcsönző naplót kell nyitni, melybe az ügyirat számát, az átvevő nevét és a visszaadásra megjelölt határidőt be kell jegyezni. (5) Az ügyirat visszaadását — amennyiben 15 napon belül, illetőleg az ügyintéző által a visszaadásra megjelölt határidő leteltéig nem érkezett vissza az irattárba — sürgetni kell. Ha a kiadott ügyiratot a sürgetés ellenére 30 napon belül sem küldik vissza az irattárba, ezt a vezetőnek be kell jelenteni. Másolat, jegyzet készítése, betekintés az iratokba 34. §. (1) A kiadmányozás megtörténte után az ügy iratairól hiteles másolat készítését és kiadását csak a vezető vagy ügyintéző engedélyez-