Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Utasítás a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól. Melléklet: 1-3) iratminták; 4) irattári terv; ügykörjegyzék és jelmutató az irattári tervhez. • 1973.11.26 [8/1973. (TK 51.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1973/51.]

(4) Az iratot beérkezése napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon, érkezési sorrendben kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratot, továbbá a táviratot, az expressz küldeményt és a hivatalból tett intézkedést tartalmazó iratot. (5) Nem szabad iratot beiktatni az átvétel napjától eltérő kelettel. Iktatóbélyegző, iktatókönyv 10. §. (1) Iktatáskor az iktatóbélyegző lenyomatának rovatait ki kell tölteni, az ügy lényeges adatait pedig az iktatókönyvbe be kell jegyezni. A hivatalból keletkező iratokra nem szükséges iktatóbélyegzőt nyomni. (2) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza: a) a szakigazgatási szerv nevét; b) székhelyét; továbbá c) az iktatás évének, hónapjának, napjának, d) az iktatókönyv sorszámának — alszámának, e) a mellékleteknek, f) az előirat számának, g) az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatokat. (3) Az iktatóbélyegző lenyomatán a hónap nevét i betűkkel kell feltüntetni. A mellékleteket tíz darabig szám szerint kell feltüntetni, ezen felül „iratcsomó" jelzés is elégséges. (4) Az iktatóbélyegző lenyomatát lehetőleg az irat első (szöveges) oldalának jobb felső részére kell elhelyezni úgy, hogy az azon levő szöveget, címzést stb. ne takarja. Ha az iraton az iktatóbélyegző részére elegendő hely nincs, a tárgyat külön papírlapra kell feljegyezni, és azt kell az iktatóbélyegző lenyomatával ellátni, azon a szükséges rovatokat ki kell tölteni, majd e lapot az ügyirathoz kell kapcsolni. Az iktatószámot célszerű ilyen esetben az eredeti iratra tintával feljegyezni. (5) Az iktatószám az iktatókönyv megfelelő sorszámából, az esetleges alszámból, az évszámból és szükség szerint a szakigazgatási szerv jelzéséből áll (pl. 765/1973.. 765—5/1973. III.). Az első alszámot nem kell feltüntetni. Külön iktató esetén (3. § (6) bekezdés) azonban az ügyiratszámot az ügykörre utaló külön jelzéssel el kell látni (pl. szabs. = '= szabálysértés). (6) Az év kezdetén érkező első irat bejegyzése után az iktatást az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. Az ugyanabban az ügyben érkező újabb iratokat ugyanannak a sorszámnak egymást követő alszámaira kell beiktatni [13. § (2) bekezdés]. (7) Az ügyiratok iktatására az év kezdetén újonnan nyitott, lehetőleg bekötött, oldalszámozott és hitelesített (43. §) iktatókönyvet (1. sz. melléklet szerinti nyomtatvány) kell használni. Indokolt esetben bekötött könyv helyett tíz ívenként összefűzött, hitelesített lapokat is lehet használni, ezeket azonban utólag — legkésőbb a következő naptári évelső negyedének végéig — be kell köttetni. (8) Az iktatókönyvben felhasznált lapokat öszszeragasztani, az iktatóbélyegző lenyomatán, vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat — a ceruzával bejegyzett határidő [27. § (1) bekezdés] kivételével — kiradírozni, kivakarni, leragasztani, tussal, tintával, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha az iktatóbélyegző lenyomatán a számnak, az iktatókönyvben az iktatás keltének vagy az ügy tárgyának helyesbítése szükséges, a téves szöveget, számot egy vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. (9) Téves iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzést tintával történő áthúzással meg kell semmisíteni oly módon, hogy a megsemmisítés ténye kétségtelen legyen, a bejegyzés azonban továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor a „kezelési feljegyzések" rovatban meg kell jelölni, hogy a tévesen iktatott ügy iratanyagát mely számra iktatták be, illetőleg melyik szakigazgatási szervnek adták át. A megsemmisített sorszámra újabb ügyet iktatni nem szabad, (10) Az iktatókönyv egy-egy sorszámára — a 11. §-ban foglaltak kivételével — csak egy ügyet szabad iktatni. Gyűjtőszám 11. § (1) A gyakran előforduló azonos jellegű ügycsoportoknak, különösen, ha azokban az egyes ügyek áUalában egy intézkedéssel lezárulnak (pl. hatósági bizonyítványok, felterjesztett Vb jegyzőkönyvek) az év elején egy-egy sorszámot lehet fenntartani (gyűjtőszám). Gyűjtőszámra iktatható ügyköröket — kivételesen indokolt esetben — a vezető jelöli ki. Elrendelhető az is, hogy a feladatkör különleges jellege miatt az ügyiratok nagyobb részét gyűjtőszámokon iktassák (pl. a tervosztálynál). (2) Gyűjtőszám alkalmazása esetén a nyolc alszámostól eltérő nyomtatványt (2. sz. melléklet) kell használni, oly módon, hogy a korábbi évek tapasztalatai alapján megállapított gyűjtőszám-szükségletnek megfelelő mennyiségű nyomtatványlapot az iktatókönyv elejére kell beköttetni. A bekötött könyv mellett pótlapot akkor sem szabad használni, !

ha az előre meghatározott gyűjtőszámkeret elfogyott. Ilyen esetben már csak a. nyolc alszámos rovatok használhatók fel az annak megfelelő szabályok szerint. (3) Egyes gyűjtőszámra iktatott ügycsoportok (pl. hatósági bizonyítványok) külön nyilvántartókönyvben kezelhetők. Ilyen esetben az iktatókönyv tárgy rovatába csak az általános tárgyat („Hatósági bizonyítványok"), majd az egyes konkrét iratokat a külön — esetenként regiszteres — nyilvántartókönyvbe kell bejegyezni. Ha külön nyilvántartókönyvet használnak, azt a gyűjtőszám kezelési feljegyzés rovatában jelezni kell. (4) Gyűjtőszám használata esetén, az iktatószám mellett az'első alszámot is fel kell tüntetni. Az alszámokra iktatott ügyiratokat egyenként kell mulatózni. A vezető hozzájárulhat, hogy a gyűjtőszámra iktatott iratoknak csak az ik'.a+ókrnvvbe bejegyzett általános tár^y-zovegét (pl. .,épí! kérés bejelentése") mulatózzák.