Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Utasítás a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól. Melléklet: 1-3) iratminták; 4) irattári terv; ügykörjegyzék és jelmutató az irattári tervhez. • 1973.11.26 [8/1973. (TK 51.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1973/51.]

Gyüjtőív 12. §. (1) Azokat a válaszokat, vagy jelentéseket (a továbbiakban: jelentés), amelyek ugyanarra az intézkedésre több szervtől érkeznek, nem szabad külön-külön beiktatni, hanem beérkezésüket gyűjtőíven kell feljegyezni, és csak a gyűjtőívet kell az első jelentés beérkezésekor beiktatni az ügy soron következő alszámára. Az így kezelt jelentéseken az iktatószámot törni kell a gyüjtőív folyószámával. Az ügyirat bemutatására kitűzött határnapon érkezett jelentéseket a gyűjtőívvel együtt az ügyintézőhöz kell eljuttatni. A továbbiakban a gyűjtőívet az iratok mellett kell tárolni. (2) A gyűjtőívre előre fel kell jegyezni az intézkedés számát, tárgyát, valamint azoknak a szerveknek a nevét, amelyektől jelentéseknek érkezniük kell. Előirat, utóirat 13. §. (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e a folyamatban levő ügynek a folyó évben előzőleg érkezett irata (előirat). Ha van, az újonnan érkező ügyiratot (utóirat) — a (2) bekezdésben szabályozott kivétellel — a sorszám következő alszáma alatt kell feljegyezni. Ha az ügynek csak a folyó évet megelőzően volt előirata, vagy ha előirata nincs, az iratot új sorszámra kell iktatni. (2) Egy ügyben nyolc ízben iktatható irat úgy, hogy az ügy sorszáma nem változik. Ha kilencedik irat érkezik, azt új sorszámra kell iktatni és az előző számon érkezett iratokat a 15. §-ban meghatározott módon az új sorszámra iktatott irathoz kell csatolni. Ugyanígy kell eljárni, ha a második, illetőleg további iktatószám alszámait is felhasználták. Az iktatás adatai 14. § (1) Az irat iktatása alkalmával az iktatókönyvbe be kell jegyezni a sorszámot, az érkezés idejét, a beküldő adatait, az ügy tárgyát és — ha az ügyintéző kijelölése előzőleg már megtörtént — az ügyintéző nevét (nevének jelzését), továbbá — alszámra iktatás esetét kivéve — az előirat számát. Az ügyintéző jelzését — ha személyében változás nem történt —, csak a sorszám első felhasználása alkalmával kell bejegyezni. (2) Az iktatás keltét az „Érkezett" rovatba, az érkezés sorrendjében kell bejegyezni. Az iktatás hónapját római, napját pedig arab számmal kell megjelölni. „A beküldő neve" rovatba, ha az iratot magánszemély nyújtotta be (akkor is, ha helyette törvényes képviselő vagy meghatalmazott jár el), az „F" betűt, minden más esetben a beküldő szerv nevét (nevének közismert rövidítését), ha pedig az intézkedést hivatalból kezdeményezik, a „H" rövidítést kell beírni. (3) A vb titkár — osztott iktatás esetén a vezető is — elrendelheti, hogy az iktatókönyvbe az idegen számot (jelzést) is jegyezze be a kezelő az „Irat jellege, száma stb." című rovatba. E rovat felhasználható a helyben kialakult jelzések feltüntetésére is (pl. „kérelem", „fellebbezés"). Minden esetben ebben a rovatban kell jelezni a panaszt (piros „P" betű) és a közérdekű bejelentést (piros „KB" betűk). (4) Az ügy tárgyát csak egyszer, mégpedig a sorszámra bejegyzett első irat iktatásánál kell a „Tárgy" rovatba (a továbbiakban: tárgyrovat) rövid, de érthető szöveggel beírni. A bejegyzés csak az ügy tárgyát legjobban jellemző szavakat, illetőleg az ügyben érdekelt nevén kívül csak a legszükségesebb szöveget tartalmazhatja. A magánszemély neve után a lakcímét (a lakóhelyét) is be kell jegyezni. A tárgyrovatba írt szöveget magánszemélynél a névvel, illetőleg a tárgy lényegét legjobban kifejező szóval (vezérszó, címszó) kell kezdeni, és ezt aláhúzással, vagy más módon feltűnően jelezni kell. A tárgyat lehetőleg a küldeményen feltüntetett tárgyszöveggel azonosan kell bejegyezni, ha azonban a feltüntetett szöveg az ügy lényegét nem vagy nem teljesen fejezi ki, vagy tárgyszöveg feltüntetve nincs, a kezelő köteles az iratból megállapítani annak tárgyát. Ha a küldemény több — esetleg egymással össze nem függő — témát érint, a tárgy szövegében mindegyik témát jellemző szót fel kell tüntetni. Ha az ügyben olyan sok ügyfél szerepel, hogy a felsorolást a rovat nem teszi lehetővé, az első név feltüntetése után az „és társai" megjelölést kell alkalmazni. (5) Alszámra történő iktatás esetén a tárgyrovatba újabb bejegyzést nem kell írni. Ha az ügy tárgya az újabban beérkező irat alapján megváltozik, vagy jelentős mértékben kiegészül (pl. gyámügyben az állami gondozásbavételt követően a gyermek örökbefogadása ügyében kell dönteni), az ügyiratot új sorszám alá kell iktatni, s az előző iratokat csatolni kell (15. §). Nem kell csatolni az iratokat, ha a változás folytán teljesen önálló, új ügy keletkezik (pl. a konkrét ügy kapcsán külön elvi jellegű intézkedést tesznek). Az ügyiratok szerelése és csatolása 15. §. (1) Ha a folyamatban levő ügyben a szakigazgatási szervnél a folyó évben iktattak már iratot, azt szerelni kell a következő alszámra beiktatott utóirathoz. Az egymást követő alszámokra iktatott ügyiratok szerelésekor az előző alszámú irat irattárba (28. §), vagy határidős nyilvántartásba (27. §) helyezését tartalmazó feljegyzést át kell húzni. (2) Ha a folyamatban levő ügyben a folyó évet megelőzően iktattak iratot, vagy az újabb sorszámra iktatás a 13. § (2) bekezdésének rendelkezése miatt szükséges, az előiratot az utóirathoz kell csatolni. Az előirat sorszámánál a „Kezelési feljegyzések" rovatba be kell írni, hogy azt milyen számú ügyirathoz csatolták (pl. „Lásd: 8765/1973. sz. a."), az utóirat sorszámának „Kezelési feljegyzések" rovatába pedig a csatolt irat iktatószámát kell bejegyezni (pl. csat: 6937'1972. sz.). Ezután az iratokat össze kell szerelni, és ennek igazolására az utóbbi példához hasonló szöveget kell az utóiratra feljegyezni. Ha az ügyirat még nincs az irattárban.