Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Utasítás a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól. Melléklet: 1-3) iratminták; 4) irattári terv; ügykörjegyzék és jelmutató az irattári tervhez. • 1973.11.26 [8/1973. (TK 51.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1973/51.]

(4) Ha az ügyfél az iratot személyesen (vagy képviselő útján) nyújtja be, kérésére az átvételt igazolni keíl. A kezelő az iktatóbélyegző lenyomatával; az ügyfélszolgálati iroda átvételi elismervénynyel igazolja az irat átvételét. A küldemények elosztása és bontása 8. §. (1) A vezető, vagy az ezzel megbízott dolgozó jogosult a küldemények felbontására. (2) Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani: aj a vezetőknek címzett küldeményeket; b) mindazokat a küldeményeket, amelyek bontásának jogát a vezető magának tartotta fenn; c) a névre szóló küldeményeket (3) A vezető és a névre szóló küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményeket iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóirodának, kezelőnek (a továbbiakban: kezelő). (4) A vezető tartósabb távolléte idejére köteles a részére címzett hivatalos küldemények felbontására esetenként, vagy állandó jelleggel helyettest megbízni. A vezető, illetőleg helyettese minden esetben felbonthatja az ügyintéző távollétében a nevére szóló küldeményt, ha az egyértelműen a szakigazgatási szerv hatáskörébe tartozó, vagy ott folyamatban levő eljáráshoz kapcsolódó hivatalos iratot tartalmaz. (5) Az ügy iratirányító az általa átvett küldeményeket szakigazgatási szervek szerint csoportosítja. Ha a címzésből az illetékes szakigazgatási szerv nem állapítható meg, az ügyiratirányító a küldeményeket felbontja és azután csoportosítja, majd bejegyzi a kézbesítő könyvekbe A kézbesítő könyvbe az ajánlott küldeménynek az ajánlási ragszámát, a többi küldeménynek pedig a darabszámát kell beírni. (6) A kezelő a küldeményeket olyan időben köteles — szükség szerint naponként többször is — a vezetőnek átadni, hogy az ügyiratokat lehetőleg még ugyanazon a napon iktatás végett visszakapja. Táviratot, expressz küldeményt, határidős, vagy más hasonló jelzésű küldeményt soron kívül keil átadni. (7) A küldemény felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. A hiányt a borítékon, illetőleg az iraton fel kell tüntetni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. (8) Ha a küldemény felbontása alkalmával kitűnik, hogy az pénzt, fel nem ragasztott illetékbélyeget, vagy egyéb értéket (pl. nemzetközi válasz-díjszelvényt) tartalmaz, erre utaló megjegyzéssel az összeget, illetőleg értéket — keltezve és aláírva — az iraton fel kell tüntetni. Az illetékbélyeg és a válasz bérmentesítésére szóló postabélyeg kivételével minden egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak (pénztárnak) kell átadni. Az elismervényt, a postabélyeget és az illetékbélyeget az iratokhoz kell csatolni. (9) A küldeményhez felragasztatlanul mellékelt illetékbélyeget — ha a beadvány illetékköteles — a (10) bekezdésben foglaltak előzetes figyelembevételével az ügyintéző köteles a beadványra felragasztani és tintával történő áthúzással érvényteleníteni. Az így felragasztott illetékbélyeget a kezelő felülbélyegzéssel is köteles érvényteleníteni. (10) Nem szabad a beadványra az illetékbélyeget felragasztani, ha az ügyfél azt a beadványban kért illetékköteles okirat (kiadvány) kiállításához csatolta. Ha a kért okirat kiadását a megkeresett szerv megtagadja, vagy kiadja ugyan, de az nem illetékköteles, az illetékbélyeget — mellékletként feltüntetve — vissza kell küldeni az ügyfélnek. Hasonló módon vissza kell küldeni a beadványhoz felragasztatlanul mellékelt illetékbélyeget, ha a beadvány nem illetékköteles. A _ postabélyeget — mellékletként feltüntetve — ugyancsak vissza kell küldeni az ügyfélnek. (11) A beadványra feh-agasztott illetékbélyeget bélyegzővel a kezelő érvényteleníti. Ha az illetékköteles iraton az illetéket résziben, vagy egyáltalán nem rótták le, az illetékekre vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni. Ez az eljárás azonban — ha jogszabály másként nem rendelkezik — nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést, illetőleg az ügy intézését. (12) Ha a küldemény felbontásakor, vagy később megállapítható, hogy a küldeményben a titkos ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó irat van, rá kell vezetni a borítékra (annak hiányában az iratra) a felbontó nevét, szükség esetén a munkahelyét, majd a küldeményt a titkos ügykezelőhöz kell eljuttatni. (13) A küldemények borítékai közül az ajánlott levelekét hat hónapig meg kell őrizni. A borítékot az irathoz kell csatolni, ha — az irat benyújtásának határidejéhez jogkövetkezmény fűződik: — a beküldő nevét, illetőleg pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani; — a jelzett mellékletek hiányosan érkeztek meg. vagy egyáltalán nem érkeztek meg. III. FEJEZET AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSBA VÉTELE Iktatás 9. §. (1) A küldemények beérkezése és felbontása után az iratokat be kell iktatni. Iktatni kell a hivatalból tett intézkedést tartalmazó ügyiratokat és — osztott iktatás esetén — a szervezeten belül véleményezésre, javaslattételre megküldött, ún. átfutó ügyiratokat is. (2) A vezető utasítására szabad csak iktatni a meghívókat, ha azok nem hivatalos eljárásra vonatkoznak, továbbá az ún. üzleti körleveleket. (3) Nem szabad iktatni a visszaérkezett tértivevényeket — ezeket az alapirathoz kell csatolni —, továbbá a szaklapokat, folyóiratokat, a falragaszo• kat, a röplapokat és más propaganda, reklám stb. célokat szolgáló kiadványokat.