Központi intézkedések; Belügy, közigazgatás; Egészségügy; Építésügy

Belügy, közigazgatás - Utasítás a tanácsi szervek ügyiratkezelésének szabályairól. Melléklet: 1-3) iratminták; 4) irattári terv; ügykörjegyzék és jelmutató az irattári tervhez. • 1973.11.26 [8/1973. (TK 51.) MT TH sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1973/51.]

Az ügyiratkezelés szervezete 3. §. (1) A tanács és szervei (bizottság, a végrehajtó bizottság,, tisztségviselő, valamint szakigazgatási szerv, járási és megyei városi kerületi hivatal stb.) — a továbbiakban: szakigazgatási szerv — ügyiratainak kezelését a szakigazgatási szerv feladatkörének, szervezeti felépítésének és ügyiratforgalmának megfelelően, a jelen utasításban foglaltak szerint kell megszervezni. (2) A tanácsi vállalat és intézmény (szakigazgatási intézmény) az ágazat szerint illetékes miniszter, országos hatáskörű szerv vezetője által, a felügyelete, irányítási alatt működő, hasonló feladatkörű szervek részére kiadott „Mintaszabályzat", annak hiányában pedig a jelen utasítás rendelkezéseit figyelembe véve készíti el ügyiratkezelési szabályzatát. (3) Az iktatás megszervezhető: a) osztottan (decentralizáltan), azaz központi iktatóban szakigazgatási szervek szerint tagozódóan, vagy a szakigazgatási szervnél külön, illetőleg e két módszer együttes alkalmazásával (nagyobb ügyiratforgabnú, vagy a központi épülettől távolabb levő épületben működő szakigazgatási szervek által külön, egyes szakigazgatási szerveknél pedig egy helyen); bj központilag (centralizáltan), azaz valamennyi szakigazgatási szervre (községben az egész szervezetre) egy helyen és folyamatosan, egy iktatókönyvben. (4) A szakigazgatási szerv vezetőjének (a továbbiakban: vezető) véleményét figyelembe véve a végrehajtó bizottság titkára rendeli el azt, hogy a szakigazgatási szerv iratainak iktatására a (3) bekezdésben megjelölt lehetőségek közül melyiket alkalmazza. A járási, megyei városi kerületi hivatal elnöke kivételesen engedélyezheti a szervezeti egységenként megosztott iktatást. (5) A szakigazgatási kirendeltség az iratokat a részére megállapított számkeretben (5. §) iktatja. (6) Külön iktatókönyvbe kell iktatni, ha azt jogszabály írja elő. (7) Az ügyiratkezelési feladatokat ellátó szervek: aj központi iktató iroda (központi kezelő), b) szakigazgatási iktatóiroda (kezelő), c) ügyiratirányító (osztott iktatás esetén), d) központi irattár. 4. §. Az iktatás módját csak naptári év kezdetével szabad megváltoztatni. Számkeret 5. §. (1) Osztott iktatás esetén a szakigazgatási szerv iratait szakigazgatási szervenként megállapított számkeretben kell iktatni. (2) A számkeretet — az előző évek tapasztalatai alapján — figyelemmel az esetleges ügyiratforgalom-növekedésre, a végrehajtó bizottság titkára, a járási, megyei városi kerületi hivatal elnöke (a továbbiakban: vb titkár) állapítja meg. Ha az adott számkeretet felhasználják, pótszámkeretet kell megállapítani. (3) A megállapított számkeretet tovább bontani; több iktatókönyvet nyitni, illetőleg egy iktatókönyvet a megbontott számkeretnek megfelelően részekre osztani — a vb titkár engedélye alapján — csak abban az esetben lehet, ha a szakigazgatási szervben csoportok működnék és az ügyiratforgalom csoportonként az évi mintegy 500 db-ot meghaladja. Az ügyiratkezelés felügyelete 6. §. (1) A szakigazgatási szerv ügyiratainak kezelése felett a vb titkár gyakorol felügyeletet. Ennek keretében: a) ellenőrzi a szakigazgatási szerv iratkezelését; b) kijelöli a központi irattárost, valamint az ügyiratirányítót, ellenőrzi a munkájukat; c) irányítja és ellenőrzi a szakigazgatási szerv iratainak selejtezését; d) évenként megállapítja a szakigazgatási szervek által felhasználható számkereteket [5. § (2) bekezdés] ; ej rendszeresen, de legalább negyedévenként ügyirathátralék-kimutatást készíttet és szükség szerint intézkedik; f) jelen utasításban meghatározott egyéb feladatokat lát el. (2) A vb titkár az (1) bekezdésben felsorolt feladatait az igazgatási feladatot ellátó szakigazgatási szerv vezetője útján is elláthatja. (3) A vezető az iktatókönyv bejegyzéseit negyedévenként köteles ellenőrizni és ennek megtörténtét a lap szélén kézjeggyel igazolni. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, a szakigazgatási szerv nevének és az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és hivatalos bélyegzővel le kell zárni. II. FEJEZET A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE, ELOSZTÁSA ÉS BONTÁSA A küldemények átvétele 7. §. (1) A küldeményeiket és beadványokat (a továbbiakban: küldemény) a hivatalos órák alatt kell átvenni. Ha a szerv postahivatalnál fiókot bérel, gondoskodni kell arról, hogy meghatalmazással rendelkező dolgozó a szerv, illetőleg annak dolgozói címére érkező küldeményeket minden munkanapon — szükség esetén több alkalommal is —, lehetőleg zárható táskában elhozza. (2) A küldemények átvételét, szétosztását és továbbítását a központi iktatóiroda, szakigazgatási szervenként megosztott iktatás esetén az ügyiratirányító végzi. (3) Az olyan küldeményre, amelynek burkolata sérült, vagy azon a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy ,.sérülten érkezett", vagy „felbontva érkezett", és azt alá kell írni. Ezután a küldeményt a vezetőnek, vagy a címzettnek kell bemutatni.