Szervellenőrzés

Takács Edit: Az önkormányzati levéltárak gyűjtőterületi munkája. • 1998. [LSZ 1998/3. 29-51. p.]

jegyzőkönyvek száma „visszaesett" az előző évi 57%-ára, de még mindig lényegesen több volt, mint 1990-ben. A selejtezések számának növekedése levéltáranként meglehetősen eltérő (1. 5. sz. táblázat b); a fővárosi és a 19 -Győrt és Sopront külön számítva 20 - megyei levéltár közül tizenháromban folyamatos volt, vagy átmeneti csökkenés után 1996-ra ismét meghaladta az 1990. évit. A selejtezési jegyzőkönyvek száma a vizsgált időszakban végig csökkent 8 intézményben. Árnyaltabb, egyszersmind pontosabb képet kapunk, ha a selejtezési jegyzőkönyvek számát összevetjük az összes nyilvántartott szervezet, illetve a selejtezést végző iratképzők számával. Az érvényben lévő iratkezelési szabályzatok általában az irattári anyag 5 évenkénti selejtezését javasolják. Ha az iratképzők ezt betartanák, évente a nyilvántartott szervezetek kb. 20 százalékának kellene selejteznie ahhoz, hogy 5 évenként mindegyikre legalább egyszer sor kerüljön (feltételezve, hogy 5 éven belül ugyanazok a szervek ismételten nem selejteznek). A rendelkezésre álló statisztikai adatok összehasonlító elemzéséből megállapítható, hogy a jegyzőkönyvek növekedése ellenére a selejtezők kívánatos aránya 1994-től kezdődően mindössze három fondfőcsoportban (XXIV, XXV., XXIX.) valósult meg. A legtöbb selejtezésre a gazdasági szervezeteknél került sor, ezen belül is elsősorban az állami vállalatoknál - 1990-95 között az összes jegyzőkönyv több mint fele ebből a szférából érkezett -, míg a szövetkezeteknek évenként 12-13 százaléka selejtezett. Több mint elgondolkoztató, hogy a vizsgált levéltárak törvény szerinti illetékességi körébe tartozó, a levéltárak által begyűjtendő köziratok zömét kezelő önkormányzatoknak, intézeteknek és intézményeknek még 10%-a sem selejtezett évente. A selejtezések fondfőcsoportonkénti arányaiban levéltáranként természetesen vannak eltérések. A vizsgált időszakban 21 intézmény (fővárosi és 20 megyei) közül nyolcban az önkormányzatok kb. 20%-a nyújtott be selejtezési jegyzőkönyvet évenként. A statisztikák alapján feltételezhető, hogy négy megyében 1996-ig valamennyi önkormányzatnál volt selejtezés, hatban viszont szinte egyáltalán nem. Hasonló arányú eltérések tapasztalhatók a területi szakigazgatás és a jogszolgáltatás területéről is. A selejtezési jegyzőkönyvek általános növekedése tehát elsősorban az igazgatási-gazdasági rendszer átalakulásának következménye. Az iratképzők zöme sajnos még mindig nem ismerte fel, hogy a megnövekedett adminisztráció „termékeit" irattáraik egyre kevésbé képesek befogadni. A zsúfoltságból adódó kezelési nehézségeken segíthetne, a maradandó értékű iratok biztonságos fennmaradását garantálhatná, ha mind többen élnének a rendszeres selejtezés lehetőségével. Általános tapasztalat, hogy az iratkezelési szabályzatokban előírt 30 napos előzetes bejelentési kötelezettségüknek a szervezetek nem mindig tesznek eleget, gyakran előfordul, hogy csak a jegyzőkönyv elkészülte után értesül a levéltár a selejtezésekről. Ilyen esetekben szinte lehetetlen már érdemi helyszíni ellenőrzést tartani, és nemegyszer komoly ellenállásba ütközik a levéltáros, ha valamelyik kiselejtezett tételt vissza kell helyeztetnie.31 A selejtezések jóváhagyásával kapcsolatos feladatokat tovább növelte az a tény, hogy az iratképzők - 1995-ben 7, 1996-ban 9 levéltár kivételével - több alkalommal, több jegyzőkönyvvel vagy rész-selejtezési jegyzőkönyvekkel keresték fel a levéltárakat. Az éves beszámolókból megállapítható, hogy az egyes intézmények feladatai messze nemcsak a selejtezési jegyzőkönyvek jóváhagyási záradékolásából állnak. A legtöbb megyében minimum egy, de inkább több alkalommal helyszíni ellenőrzést is tartottak a levéltárosok, vagy azért, mert ezt a selejtezési munkák közben maguk a szervezetek kérték, vagy pedig azért, mert hi-40