Szervellenőrzés

G. Vass István: Gyűjtőterületi munka az országos hatáskörű szerveknél az 1990-es években. • 1998. [LSZ 1998/3. 19-28. p.]

kapcsolása - is csak lassan teremtődnek meg. Ennél is nagyobb gond volt eddig az iratkezelésben dolgozók idegenkedése a számítástechnikától, illetve ilyen irányú képzésük elhanyagolása. De bizonyára közrejátszik a megfelelő szoftverek hiánya is. Nem lehet azonban kétséges, hogy e területen néhány év alatt alapvető változások következnek be, amire a levéltárosoknak és maguknak a levéltáraknak feltétlenül fel kell készülniük. A legfontosabb szempont, amit a 40/1998. sz. Korm. rendelettel kiadott minta iratkezelési szabályzat előkészítése, véleményezése során is képviseltünk, hogy a számítástechnikának az ügyvitelben és az iratkezelésben való térhódítása csak eszközváltást jelent, de nem jelenti az iratkezelés évszázadok alatt kikristályosodott alapelveinek megváltoztatását. Meglehetősen vegyesek - olykor elkeserítőek - a tapasztalataink az irattárak ellenőrzése során. A hosszabb idő óta működő minisztériumokban általában megoldott az irattár elhelyezése, s az irattárban valóban érdemi szakmai munka (rendszeres selejtezés, az ott lévő iratanyag nyilvántartása, rendezése) folyik. Az újonnan alakult szervek azonban sokszor elhanyagolják az irattár kialakítását, s néha még hat-nyolc évi működés után sem érzékelik az ebből eredő veszélyeket. Sőt, saját közelmúltjuk iratanyagát máris úgy tekintik, mint egy felesleges koloncot. Még nagyobb veszély leselkedik a megszűnt minisztériumok iratanyagára, amelyek elhelyezésére újabban egyre gyakrabban választják a különböző magáncégeknél történő bértárolást, mint minden problémára megoldást kínáló csodaszert. Jogilag ezt nem kifogásolhatjuk, „csupán" az a gond, hogy a levéltárat általában nem tájékoztatják ilyen irányú terveikről, s így félő, hogy rövidesen áttekinthetetlen helyzet alakul ki. Akad azért pozitív példa is: a Pénzügyminisztérium az Országos Tervhivatal, a Gazdasági Versenyhivatal az egykori Anyag- és Árhivatal, az Ipari és Kereskedelmi Minisztérium pedig a volt Belkereskedelmi Minisztérium iratanyagát adta át szakszerűen selejtezve és rendezve. 4. Iratátvétel, állománygyarapítás az 1990-es években Az 1980-as évek lendületes iratátvételi gyakorlata az 1990-es évek első felében is tartott. A következő években azonban a raktárak telítettsége miatt egyre kevesebb iratot tudtunk átvenni. Ezen a helyzeten csak az óbudai új épület 1997-ben történt átadása változtatott, s teszi lehetővé ez évtől ismét a mintegy 5000 fm-re becsült kintlévőség folyamatos átvételét. Az állománygyarapítás számszerű adatai a következők: Év Törvényhozás és államfői hatalom Az államigaz atás felsőbb szervei Ajogszolgáltatás felsőbb szervei Összesen 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 -825 874 337 1740 700 224 164 399 30 34 42 37 32 46 855 908 379 1740 737 256 164 445 Ossz. -5263 221 5484 26