Szervellenőrzés

G. Vass István: Gyűjtőterületi munka az országos hatáskörű szerveknél az 1990-es években. • 1998. [LSZ 1998/3. 19-28. p.]

nem sikerült elfogadtatni, 1992-1993-tól lényegében helyreállt a két intézmény között a jogszerű kapcsolat, s megkezdődött a még kint levő levéltárérett iratanyagok fokozatos átadása. Hosszabb időt vett igénybe a levéltári kapcsolatok kiépítése és az Országos Levéltár felügyeleti jogának elismertetése a Belügyminisztériumból kivált polgári nemzetbiztonsági szolgálatok és az ezeket felügyelő tárca nélküli miniszter esetében. Ez utóbbi ugyanis 1992-ben az akkori művelődési és közoktatási miniszterrel megállapodást kötött arról, hogy az akkor még hatályban levő 1969. évi 27. sz. tvr. ezekre a szervekre nem terjed ki, s levéltári anyaguk megőrzéséről ők maguk gondoskodnak.15

Az 1995. évi LXVI. tv. természetesen ilyen kitételt nem tartalmaz, sőt a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. tv. 28. § (5) bekezdése tételesen is kimondja, hogy ezen szervekre is a levéltári törvény előírásait kell alkalmazni és a Magyar Országos Levéltár illetékességi körébe tartoznak. Az említett külön megállapodás érvénytelenítésére s a levéltári törvény e területen történő végrehajtását szabályozó új megállapodás megkötésére - ezúttal már közvetlenül az Országos Levéltár és a nemzetbiztonsági szolgálatok között - mégis csak 1998 márciusában került sor, amint arról a sajtó is hírt adott.16 Áttérve most már az ellenőrzések általánosabb tapasztalataira, egyrészt azt mondhatjuk, hogy az iratkezelés személyi és tárgyi feltételeit - beleértve a többé-kevésbé megfelelő irattári helyiséget is - általában biztosítják a szervek. Kevesen vannak azonban az iratkezelésért felelős vezetők (közigazgatási államtitkár, igazgatási főosztály vezetője, titkárságvezető) között olyanok, akik nem csupán belátják az iratkezelésnek az ügyvitel folyamatában betöltött szerepét, hanem egyrészt vezetőtársaiktól, másrészt az iratkezelésben dolgozóktól minden körülmények között meg is követelik az iratkezelési szabályzatnak megfelelő egységes és szakszerű iratkezelést. Ennek következtében sok az egyéniéskedés, a valahonnan máshonnan hozott módszerekhez való ragaszkodás, amely az ügyintézésben és majd később az irattári és levéltári kezelésben sok gondot okoz. Ilyen hibaként említhető a többszörös iktatás, az egyéni nyilvántartások konok továbbélése, az irattári tervtől eltérő, esetlegesen kialakított tárgyi csoportok (dossziék, gyűjtők) alkalmazása, sőt az iktatószám sorrendjében történő tagolatlan iratlerakás makacs továbbélése. Különösen gyakori negatív jelenség, hogy hiányzik az egy ügyre vonatkozó iratok összeszerelése, az ügyiratok kialakítása. A technikai korszerűsödés sokszor e téren is meghökkentő negatív jelenségeket eredményez. Egyes minisztériumokban kialakult az a gyakorlat - nyilván az idővel való takarékoskodás céljából -, hogy egy több osztályt érintő megkeresést nem egymást követően kapnak meg az egyes szervezeti egységek (így az egyes vélemények egymásra épülve szerves egészet alkotnának), hanem beérkezése után azt lemásolják és a másolatokat közvetlenül megküldik az érintett szervezeti egységeknek. Ott ezeket gyakran önálló elintézendő ügyként kezelik és újraiktatják, így fordulhat elő, hogy egy főhatóságtól ugyanarra a beadványra két - ráadásul ellentétes értelmű - válasz megy ki. Ellenőrzéseink során külön figyelmet fordítunk a számítógépes iratkezelés (iktatás) és az elektronikus levelezés kérdésére. Azt tapasztaljuk, hogy az országos hatáskörű szerveknél e téren meglepően lassú az előrehaladás. Az 1997 elején kibocsátott - fentebb már említett - körlevelünkre beérkezett válaszok egyértelműen bizonyítják, hogy eddig alig néhány szerv (Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal, Belügyminisztérium, Állami Pénz- és Tőkepiaci Felügyelet) alakított ki az egész szervezetet átfogó, netán a területi szerveket is összekötő egységes számítógépes iratkezelési rendszert. A technikai feltételek - pl. megfelelő kapacitású gépek biztosítása, különösen pedig azok hálózatba 25