Szervellenőrzés

G. Vass István: Gyűjtőterületi munka az országos hatáskörű szerveknél az 1990-es években. • 1998. [LSZ 1998/3. 19-28. p.]

G. VASS ISTVÁN Gyűjtőterületi munka az országos hatáskörű szerveknél az 1990-es években1* A mai értelemben vett gyűjtőterületi munka az 1970-es évek elején vált a levéltári tevékenység szerves részévé. Ezt megelőzően a levéltárak többnyire csak iratselejtezések és iratátvételek alkalmával kerültek kapcsolatba az iratképző szervekkel, amelyekről - noha az egyes levéltárak illetékességi és gyűjtőköre többé-kevésbé világosan elhatárolódott - nem vezettek pontos kimutatást.2 A szemlélet és a gyakorlat fokozatos megváltozása az 1969. évi 27. sz. tvr. azon sarkalatos tételével függött össze, amely szerint a jelentős, történeti értékű iratokat keletkezésük pillanatától levéltári anyagnak kell tekinteni és védelemben kell részesíteni. A szemléletváltozást és a feladatok egységes értelmezését a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Igazgatósága által kiadott 52 744/1972. sz. munkautasítás is siettette. Lényegében erre épült az Új Magyar Központi Levéltár gyakorlata is,3 amely természetszerűleg jórészt tovább élt a két országos levéltár újraegyesítése után folytatott munka szemléletében és gyakorlatában. A gyűjtőterületi munka főbb elemei a közfeladatot ellátó szervek vonatkozásában jelenleg is a következők: - a levéltár illetékességi körébe tartozó szervek folyamatos számbavétele, szervezeti és hatásköri változásai figyelemmel kísérése, regisztrálása; - az iratkezelési szabályzatok és az irattári tervek véleményezése; - az irattári selejtezések ellenőrzése, a jegyzőkönyvek jóváhagyása; - a szervek iratkezelésének és irattári munkájának rendszeres ellenőrzése, a szabályzatban lefektetett elvek és a gyakorlat összevetése; - az iratbeszállítások előkészítése, az iratátvételek lebonyolítása. E munka fontos segédeszköze a valamennyi szerv részére megnyitott szervdosszié, amely többek között látogatási naplót, szervnyilvántartó lapot (valójában egy több lapból álló kérdőívet, amelynek adatait rendszeresen ellenőrizni, szükség esetén módosítani kell), a szerv iratkezelési szabályzatát, a szervlátogatások és ellenőrzések megállapításait tartalmazó levelezést, valamint a selejtezési jegyzőkönyveket tartalmazza. Az alábbiakban tehát a közfeladatot ellátó országos hatáskörű szervek körében végzett gyűjtőterületi munkáról lesz szó. Ebbe a körbe tartoznak a törvényhozás és az államfői hatalom szervei; a kormányzati szervek és az ezek alá rendelt intézmények; valamint a jogszolgáltatás felsőbb szervei. Az 1990-es évek folyamán ez a kör tovább bővült olyan szervtípusokkal, mint a magyarországi nemzetiségek országos önkormányzatai, illetve a gazdasági és szakmai kamarák országos szervei.4 Az 1960-as években kialakított osztályozás szerint a XVIII-XX., * A cikk a Magyar Levéltárosok Egyesülete 1998. évi vándorgyűlésén elhangzott előadás szerkesztett változata. (A szerk.)