Szervellenőrzés
Javaslat a gépi adatfeldolgozást folytató szervek és a gépi adathordozók felmérésére, az adathordozók archiválásának előkészítésére (1980.10.14-16-i zalaegerszegi igazgatói értekezlet 5/c napirendi pont) • 1980. szept. [sz. n.]
Meg kell állapítani minden önálló egységről, vagy egymással összefüggő egységekről, hogy milyen bizonylatok alapján történt feldolgozásuk, A számitógépes feldolgozásban bizonylatnak vagy alapbizonylatnak neveznek minden olyan dokumentumot, aminek alapján a számitógépes feldolgozás keletkezett, megkezdődött. Ezek a bizonylatok viszont gyakorlatilag azonosak a szerveknél keletkezett vagy hozzájuk beérkezett iratokkal. Ennél a pontnál találkozik a levéltárosi munka a gépi adatfeldolgozással. Egy szerv leporellójegyzéke tehát tartalmazza*- A szervnél keletkezett, feldolgozott adatok leporellóit, / Ólmok szerint. Azoknak a Leporellóknak ö címét melyek egymással összefüggést mutatnak egy blokkba kell felsorolni. Egységenként vagy biokokként meg kell nevezni azokat a bizonylatokat melyek alapján feldolgozásuk történt,- Mas szervek adatait tartalmazó de a szervnél megőrzött leporelló egységek, vagy blokkok címeit, Értelemszerűen ezeknek bizonylatait nem tudjuk megállapítani. Ha a felmerés befejeződött, a szervek szerint felmért adathordozók és a rájuk vonatkozó adatokat tartalmzó jegyzéket meg kell küldeni az UMKL Szakfelügyeleti és Módszertani Osztályának, amely a koordináló és a kooperációs műveleteket végez, az eredményről pedig tájékoztatja a levéltárakat, 3jl A...leporellók és a hagyományos dokumentumok tartalmi összehaaon- -A leporellókat és azokat a bizonylatokat, melyek alapján adataik keletkeztek, össze kell hasonlítani az irattárakban és a levéltárakban őrzött iratokkal. Azzal, hogy megállapítottul: a leporellók bizonylatrendszerét, összehasonlítási alapokat kaptunk *- A bizonylatok alapján megállapíthatjuk, hogy ezek milyen levéltárakban őrzött vagy levéltári megőrzésre kijelölt dokumentumoknak felelnek meg, vagy ezek alapján milyen jellegű dokumentumok keletkeznek,- Megállapíthatjuk azt is, hogy ezeknek a bizonylatoknak az alapján milyen uj adatokat állítottak elő és értékelni tudjuk a levéltári megőrzés szempontjából, l 268/1980. stencilszám
