Szervellenőrzés
Javaslat a gépi adatfeldolgozást folytató szervek és a gépi adathordozók felmérésére, az adathordozók archiválásának előkészítésére (1980.10.14-16-i zalaegerszegi igazgatói értekezlet 5/c napirendi pont) • 1980. szept. [sz. n.]
A levéltarban őrzött dokumentumok a szervek ügyviteli adataira vonatkozóan elsősorban szintetikus adatokat tartalmaznak, tehát nem a részletekre vonatkozó adatokat,- Ezek a szintetikus adatok úgy keletkeznek, hogy a szervek különböző bizonylataik adatait különböző szempontok szerint rendezik és összegeket állítanak elő, esetleg tovább összegezik és ezek az össegezett adatok kerülnek nagyobbrészt olyan dokumentumokba, melyeket a levéltárak őriznek* A gépi adatfeldolgozásnak hasonló mechanizmusa van, tehát a kiinduló pontok egybeesnek. Ha az összehasonlítás eredményeként olyan következtetésekre jutunk, hogy a géppel feldolgozott adatok hasonlóak az eddig is megőrzött vagy megőrzésre kijelölt adatokkal vagy adathordozókkal elkerülhetjük a duplikalodast, kimutatható, hogy a folyamatban milyen adattükröződések, adat- vagy dokuméntumok-elnyelések történtek. Ha az összehasonlítás eredmenyekent olyan következtetésekre jutunk, hogy a leporellókban tarolt adatoknak nincs levéltári megfelelőjük, akkor az eddigi gyakorlat szempontjából tudjuk értékelni, el tudjuk dönteni, legalábbis evidenciába vehetjük azokat az adatokat, melyek levéltári szempontból értéket jelentenek, ■A geppel kiirt, közvetlenül felhasználható és olvasható adathordozók a rajtuk lévő adatok ábrázolása szerint kétfélék lehetnek: a/ alfanumerikus jelekkel /karakterekkel/ ábrázoltak:- lehetnek adatcsoportok, aggregátumok és azok eredményei,- lehetnek folyamatos szövegek; b/ grafikus:- tervrajzok,- térképek,- diagramok, A gépi adathordozókat es a levéltárban vagy levéltári megőrzésre kijelölt adatait nem csak aboól a szempontból kell összehasonli— uanij hogy mint az adatfeldolgozás végtermékei miben egyeznek meg, hanem a gépi adathordozók eseteben azt is figyelembe kell venni, hogy a feldolgozás során milyen részadatok, aggregátumok és ezeknek milyen vóg. összegei keletkeztek. Ugyanis keletkezhetnek olyan dokumentumok és adagok, melyek a levéltárakat eddig is érdekelték volna, de nem léteztek, viszont információs értékük magas lehet, /Pl,a szervek termékeire vonatkozó adatok, nem csakszervtörténetilog lehetnek értékesek, hanem terméktörténét, termékszerkezettörténet szempontjából is. Ha egy kutató i- 8 -269/1980, stencilszám V /. • • ' ; * I
