Szervjegyzék, szervnyilvántartás
Horváth Ferenc: Javaslat a levéltárak nyilvántartási rendszerének felfektetéséhez. • 1951. [LH 1951/1. 42-47. p.]
» 44.'•-•• Mielőtt a leglényegesebb kérdéssel, a Nyilvántartási szán kérdésével foglalkoznék, a-'Hjílvántartáfá'lapon 3elzeít egy§5 a3afok szükségességére és nagy aráz atára terek ki, $012 Képezhet vitát j. hogy az iratternelő szerv nevének szerepelnie kell a 1^'ilvánturtási lapon. Bz• . zcl kapcsolatban csak annyit jegyzdv neg, hogy ennek azonosnál: kdl .'l'-Msaiö-aszal m elnevezéssel, ani haid az alapleltári lap ciné is lesz. P1I ázonbatholy th. város Rendőri Buntetőbiroja, vagy'pl. Vas negye Gazdasági Felügyelője. •Az I. pont alatt szereplő 5, al>..pitási éy n ugy látszik, nintha felesleges'volna.'Mégson tartón annak, oár községi irattáraid, pl. kozségbirói szervek esetében nehéz lenne alapitasi evét negbatáiowii de feltüntetni. De bankok, vállalatok és egyéb ninisztériuni ala<5b& szorwkm hűl ez ko.nr.yen felttotüthető és arra xs jó, hogy. a negnexadt iratok ** évkorével összevetve' negál^apitbató,. hogy az intéznény.. vagy vállalat történetéből ne'ly időszakból mü áll r^oa^íkeaééüfikre forrásanyag, azaz ni pusztult el. A "Hatáskör" negjelölésének fontossága az egész rendszer alapját dönti el. Véleményen ugy;inis az, hogy nindaddig egy nyilvántartási lapon lehet vezetni"egy hivatal, illetőleg intéznény iratait, anig az intéznény; ha n^ve neg is változik, de hatásköre es°jogköre ugyanaz narad. Pl. ha a szonbathelyi Putscn-^várból 1948-ban az áJlanositás folytán Takar^gyár Vállalat lett, tovább'is egy Nyilvántartási lapon tar. ton, nert na is ugyanazzal az ipari ternelessel'foglalkozó vállalat, s ügyvitele is a legalapvetőbb kérdésekbeh azonos. , Abban az esetben azonban, ha mondjuk, az intézménynek nencsak a neve változik neg, hanen vagy negszünik, vá(ry beolvad* egy nasik intéznénybe, va-^y őbelé olvad egy'násik intéznény. és uj nevén nás hatáskörrel dolgozik tovább, általában-uj nyilvántartási lapot fektetek fel. 1./ Ha az intéznény negszünik, es feladatkörét non veszi át násifc, nincs-jogutódja, uj Nyilvántartási lap felfektetésére nincs szükség* 2«/ na cvZ irattcrnelő szerv nogssunik es beleolvad d&s intéznénybe, anelynok ;:ér nincs Nyilvántartási lapja, vagy ui név alatt nás hatáskörül dol^ezik tw^bk uj NyilváJitarraai lapbt fektetek fel, de a régin a "Jogiiiőá novc^s W,/» alatt boj^yaen annak az intózn-énynok táíeLszánát, anely a régi Ra^ásk#A>t is átvette és folytatja. ,3./ Amennyiben az intéznenybe náö intéznény olvad bele. csak a lÁogjegyzés "rovatban tünteten fel a változást, illetőleg: a "Hivat.ű történet^ részben, hogy tudjon, nelyik évtől kell szánolnón nás, u^ hatáskörrel is. Mi történik: akkor, ha egy itegszünt iratternelő szerv &a&<szos iratai begyűjtésre kerültek? - Ezeket a Nyilvántartási lapokat a ,. • nág le non zártak közül kienelon, és a Nyilvántartási szánok sorrendjében elhelyezve nint non szükségeseket külön kezelve elhelyozen. A Nyilvántartási lap 2. és 3. pontjai nen szorulnak :iír részletes magyarázatra. Hogy niért vetten fel több pontot /1-4/ a bcezállitett és"begyűjtendő iratoknál? Arra gondoltán, hogy külön fogon feltüntetni e^y-egy hatóság, vagy intézménynél a folyó irattár, az esetlege elnöki irattár adatait, vagy olyan irateorozatot, nelyet az illető iratternelő szerv hozott létre, de téliesen külön kocelt, külön hatásköri ügye veit. Pl. a sárvári cukorgyár tulajdonosainak, a Hatvani báróknak üzeni iratai mellett-családi iratai, vagy a gyár tőkéjéből fenntartott "Arnania" Házépitő R.T, iratai, A begyűjtendő irateknál a nennyiséget általában szabványailványnéterben, de na állapota niatt igy neg non határozható, súlyban és kóbnéterben érten. Az iratok állapotára és jelenlegi őrzőhelyere- vonatkozó adatok terv és költségvetési kérdések szenpontjábél bzukségesek, magyarázni őket nem kell*
