Szervjegyzék, szervnyilvántartás

Horváth Ferenc: Javaslat a levéltárak nyilvántartási rendszerének felfektetéséhez. • 1951. [LH 1951/1. 42-47. p.]

; Felvetődhetik a kérdés, fontos-e a Nyilvántartási lapon a hivataltörténet; Szúr intőn igen. Ide elsősorban községeknél a nemesi, vagy jobbágyi meghatározást, az esetleges kiváltság megállapítását, közhivatalnál a megszervezést elrendelő törvény szamát és évét, elnevezésének, felsőbb hatóságainak változásait "tüntetem fel, vállalatnál az alapító nevét, az alapítás évét és esetleges érdekesebb körülményeit\ s a fontosabb történeti adatokat /{részvénytársasággá alakulás

u tulajdonosváltozás, államosítás stb,/ évszámokkal, Ez az utóbbi azért sem egészen^káros, mert előkészitése az alap- ós- ismertető leltárnak,'" •Ami a "Megjegyzés" rovatot illeti, ez az iratsorozat történetének, a fennmaradt iratok történetének egyes fázisait kell, hogy megörökítse, 1;/ Iáikor végeztem először adatfelvételt, ott milyen utasításokat adtam, 2,/ Mikor került levéltárba az iratok egy része, s valahányszor e

gyG

gy ^ész beérkezik, dátummal mindig féljegyzendő folyamatosan /gondolok itt a későbbi évenkinti átvételre,/ S./ Mikor ellenőriztem a kinn lévő Iratok selejtezését és mit tapasztaltam stb, ^ A féljegyzésekot kronologikus időrendbon teszem meg, és odateszem kézjegyemet is, illetőleg az ellenőrzést végző levéltári dolgozó is odateszi a bejegyzéshez kézjegyét. Ide kerül feljegyzésre, hogy az állag mikor leit alap, mikor ismertető leltározva. Fenti téhy egyúttal szükségessé teszi,-hogy kiszállásaimra, adatfelvételre, selejtezés ellenőrzésre mindig vigyek magammal üres nyilvántartási lapot, illetőleg a már nyilvántartásba vett, de megvizsgálni kívánt irattermelő szerv felfektetett Nyilvántartási lapjai, 'Szándékosan hagytam legvégére a Nyilvántartási számrendszer kérdését. Egyrészt azért, mert ez a legfontosabb, másrészt azért, mert a legvitathatóbb.az egész kérdésben, ' Elképzelésem szerint a Nyilvántartási szám mint a .Hinta isuiutatia 3 egymástól tört vonallal elvSIaözfoíf'TélI^r^áll, Az első jel egy'1*0mai szám, mely az irattermelő szerv ügykörének tárgyi megállapításából adódik, Az ügykörjegyzék megállanitás.om szerint az alábbi 15-lehatne: I, : Községi közigazgatási szervek: biró, jegyző, közjegyzői hl- ; vatal, II,- : Járási, megyei városi, megyei közigazgatási, szervek,

t . III, : Vegyes belügyi szervek: rendőrség, tűzrendészet, közig, tanfolyam, ÜTI. " • • • . , .: : • 'IV* ".: Pénzügyi szervek, vámügyi szervek, vámőrsegi szervek,: bankok, . ' hitelintézetek, •, . .:.-.., L v V, : Iparügyi szervek, felügyelőségek és ipartestületek, kamarák, ipari minikaközvexitő hivatalok* • % VI, ':• Ipari vállalatok /üzemek, gyárak, 20 dolgozón felül, ipari és mezőgazdasági/ VII, ; Kereskedelem és közlekedésügyi szervek: vasút, posta, nagykereskedelmi vállalatok, szállítmányozó vállalatok, "Hangya

Y

\ VIII, : Földmivelésügyi szervek: felügyelőségek,-kamtrák, társulatok, mezőgazdasági szakiskolák, szövetkezetek. IX, : Főigazgatói, tanfelügyelői hivatalok, iskolák, X, : Tudományos és művészeti,szervezetek és intézmények, sportintézményék^ népművelési szervek, egyesületek, szövetségek /cserkész-szövetség/; v XI, : Népjóléti és szociális intézmények: kórházak, bölcsődék, óvodák, tisztiorvosi hivatalok/ bábaképző intézetek, orvosi kamara, szegénygondozó otthonok stb, . XII, : Igazságügyi szervek; ügyészségek, bíróságok, cégbíróságok, telekkönyvi hivatalok, hitbizományi bíróságok, ügyvédi kamarák.